Автоматизация управления полиграфическим предприятием
В настоящее время важной тенденцией в развитии полиграфического производства является оптимизация бизнес-процессов путем внедрения автоматизированных систем управления (АСУ) административно-хозяйственной, финансовой и производственной деятельностью предприятия.
Уровень автоматизации управления предприятием, как правило, зависит от общего уровня его развития, включая техническое, информационное и кадровое оснащение предприятия, а также от существующей в регионе конкуренции. Существенно влияет на формирование информации, описывающей заказ на производство продукции, структура полиграфического предприятия (рис. 1). Правильность и полнота информации о заказе на полиграфическую продукцию обусловлены корректным построением структуры управления предприятием.
Рис. 1. Структура полиграфического предприятия
Современная АСУ представляет собой совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов: людей, информации, программного обеспечения, оборудования и т.п. Таким образом, программный продукт в отрыве от среды применения нельзя рассматривать как систему управления. Программный продукт интегрируется в среду бизнеспроцессов предприятия, предоставляя пользователям средства автоматизации основных функций бизнеспроцессов и только после этого становится системой управления.
Одной из основных частей АСУ является информационная система (ИС), представляющая собой пакет программ, который реализует единое информационное пространство предприятия и в рамках которого автоматизируются функции управления. Описание функционирования информационной системы имеет смысл исключительно в контексте ее взаимодействия со структурой предприятия, пользователями, методиками управления, другими системами и подсистемами, например системой управления финансами.
Любая ИС имеет определенную область применения, на границах которой происходит ее взаимодействие с внешней средой (рис. 2).
Рис. 2. Контекст системы
Требования к организации рабочего процесса с использованием ИС исходят от руководства предприятия и должны быть отражены в настройках программного продукта.
Исходными данными для системы являются:
• требования заказчика — заявки (договоры) на изготовление полиграфической продукции;
• входящие документы — первичные документы, обрабатываемые системой (приход бумаги и материалов, данные об оплате заказов и др.);
• данные финансового учета — оперативная и аналитическая информация, необходимая для функционирования системы;
• информация о рыночных ценах на полиграфические услуги и материалы, коммерческая и другая информация, используемая для настройки системы.
Результатом работы системы являются:
• исходящие документы, сопутствующие процессу реализации продукции (счета, накладные, протоколы и др.);
• документы, определяющие потребность в закупках производственных запасов (заявки на бумагу и материалы);
• данные оперативного учета, полученные при обработке производственной информации и используемые в оперативном управлении;
• производственная документация (технологические карты, требования на материалы, сменные задания и пр.).
Управление системой — это непрерывный процесс, который заключается в оценке оперативной информации, предоставляемой системой или поступающей извне, а также в принятии управленческих решений и в корректировке функций системы в соответствии с принятым решением. Управленческие решения должны соответствовать стратегии, определяемой руководством предприятия.
Система с точки зрения управления — это механизм, обеспечивающий исполнение управленческих решений (рис. 3). Реализация управленческих решений происходит путем настройки методик, алгоритмов, прав доступа к функциям и пр. При этом необходимо определить для пользователей жесткие рамки выполнения рабочих функций и границы компетентности.
Рис. 3. Механизм управления информационной системой
Коммерческий отдел управляет ценообразованием и реализацией. Исходя из имеющейся в его распоряжении информации (заявки клиентов, рыночные цены и др.) и учетных данных (рентабельность видов продукции и отдельных производственных операций), коммерческий отдел разрабатывает алгоритмы и прейскуранты, которые закладываются в систему и применяются при расчете стоимости заказа. Здесь же формулируются требования к организации процесса реализации продукции.
Производственный отдел определяет нормативы расхода бумаги и материалов, нормы времени, технологические маршруты, графики работы оборудования, производственные планы, методы учета выработки и пр. Все это заносится в систему в виде нормировочных таблиц, алгоритмов расчета, схем документооборота и другой нормативносправочной информации. Корректировка настроек производится исходя из данных о фактическом расходе производственных ресурсов и выполнении планов.
Плановоэкономический отдел контролирует себестоимость. Его задача состоит в определении структуры затрат, методики распределения косвенных затрат и пр. На основании данных финансового учета и результатов, предоставляемых системой, осуществляется корректировка модели с целью получения максимально точных результатов расчета фактической и плановой себестоимости.
Отдельная функция — администрирование системы, которая заключается в разграничении доступа пользователей к функциям системы и обеспечении ее бесперебойной работы.
Модель управления основным производством полиграфического предприятия, которую реализует ИС, представлена на рис. 4. Требования заказчика в виде заявки (устной или письменной) поступают в коммерческий отдел предприятия. Менеджер коммерческого отдела регистрирует требования заказчика в системе и выполняет предварительный расчет стоимости заказа. Если заказчик решает оформить заказ, менеджер уточняет требования и регистрирует дополнительные данные в соответствии с шаблоном, предназначенным для оформления заказа данного вида. Если заказ нестандартный, в его оформлении принимает участие технолог, который имеет возможность оформить заказ без использования шаблона, разработать и зарегистрировать в системе уникальный технологический маршрут, указать параметры операции по своему усмотрению. После этого выполняется окончательный расчет, в результате которого система формирует следующий набор документов:
• расчет стоимости, который представляет собой калькуляцию стоимости заказа в отпускных ценах за полиграфические услуги и материалы;
• калькуляция заказа — документ, включающий пооперационный расчет плановой себестоимости, стоимости и рентабельности;
• требование на бумагу, которое включает расчет потребности в различных видах бумаги для всех деталей заказа и пооперационную расшифровку техотходов;
• требование на материалы, в котором отражена потребность в основных материалах;
• технологическая карта — документ, подробно описывающий технологический маршрут заказа с указанием параметров каждой операции;
• счет на оплату.
Рис. 4. Модель управления основным производством
Кроме того, могут быть сформированы дополнительные документы, например «Протокол согласования договорной цены», требования на поставку материалов, если заказчик печатает на своей бумаге, и т.д.
В процессе оформления заказа система рассчитывает продолжительность каждой технологической операции, что вместе с описанием технологического маршрута дает исходные данные для производственного планирования. Построение производственного плана базируется на формировании очередей заданий для оборудования с учетом графика его работы. При формировании очередей учитывается последовательность операций в рамках технологического маршрута заказа, приоритеты заказов, наличие материалов и другие факторы. Система предоставляет возможность ручного управления очередями заданий, перевод задания с одной машины на другую, отмену заданий, указание дополнительных операций.
На основании подготовленного производственного плана система формирует сменные задания для производственных участков и заявки на обеспечение бумагой и материалами. Заявки на обеспечение представляют собой план обеспечения производства материалами. Система учитывает наличие на складах остатков материалов, которые могут быть зарезервированы под определенные заказы. Если на складе отсутствуют материалы, указанные в заявке производства, система формирует заявку на закупку материалов, которые по факту поступления будут резервироваться под заказы.
Производственный учет решает две задачи: регистрацию фактической выработки (выполнения плана) и фактического расхода материалов. При этом учитываются ситуации снятия заказа, регистрируется брак. Возможен учет передачи полуфабрикатов (пленки, формы, ножи) с участка на участок и на склад. После выполнения последней технологической операции регистрируется сдача готовой продукции на склад.
Система предоставляет менеджеру, отвечающему за выполнение заказа, возможность отслеживать процесс прохождения заказа в производстве и состояние взаиморасчетов с заказчиком в реальном времени. Как только заказ поступает на склад готовой продукции, менеджер может оформить отгрузку заказа.
В процессе эксплуатации система регистрирует огромное количество оперативной производственной, коммерческой и финансовой информации. Использование информационной системой промышленного сервера баз данных позволяет накапливать информацию годами, производить статистическую и аналитическую обработку данных, формировать различные виды управленческой отчетности, экспортировать данные в разные форматы для дальнейшей обработки.
Задача построения корпоративной ИС полиграфического предприятия неразрывно связана с вопросом интеграции находящихся в эксплуатации программных средств. Интеграция, как правило, реализуется на уровне обмена данными между программными комплексами. При этом во избежание ошибок следует решить, какой программный комплекс будет рассматриваться как ядро корпоративной системы и определять подход к кодировке объектов. В качестве ядра корпоративной системы должен использоваться программный комплекс, отвечающий за автоматизацию основных учетных процессов предприятия, в частности для промышленного предприятия — это система управления основным производством, с которой стыкуется система финансового учета и другие системы.
Принцип интеграции ИС с внешними системами можно рассмотреть на примере решения наиболее распространенной задачи – учета реализации продукции во взаимодействии с системой финансового учета (рис. 5).
Рис. 5. Интеграция систем в процессе учета реализации продукции
Задача заключается в следующем. ИС выполняет расчет заказа в определенной валюте. В результате формируется счет на оплату, который должен быть передан в систему финансового учета в национальной валюте. Платежи регистрируются в системе финансового учета и экспортируются в ИС, которая разносит их по заказам с автоматическим пересчетом в валюту, в которой учитываются взаиморасчеты с конкретным заказчиком. Отгрузка регистрируется в ИС, и документ передается в систему финансового учета с пересчетом в национальную валюту. В результате учет реализации в финансовой системе ведется в национальной валюте, а в ИС — в валюте, в которой зафиксирована договорная цена.
Задача решается следующим образом. Поскольку регистрация заказчиков и выписка счетов на оплату ведется в ИС, то предусматривается экспорт не только счетов на оплату, но и записей обо всех вновь зарегистрированных заказчиках и новых номенклатурных единицах (заказах), на которые ссылаются счета. Данные об отгрузке, которые впоследствии будут экспортироваться, также ссылаются на эту справочную информацию. Информация об оплате, поступающая из финансовой системы, содержит ссылку на заказчика, сумму оплаты в валюте платежа и дату операции. ИС пересчитывает сумму оплаты в требуемую валюту по курсу на дату операции и разносит ее по заказам данного контрагента.
Обмен данными, как правило, реализуется через транзитные файлы в наиболее удобном для обеих систем формате. Со стороны ИС операции с файлами обмена в большинстве случаев реализуются средствами сервера баз данных. Если структура хранения данных финансовой системы открытая, то возможна реализация обмена между системами без транзитных файлов, так как ИС обеспечивает возможность непосредственной работы с большинством стандартных форматов хранения данных.
ИС собирает и обрабатывает информацию о реальных рабочих процессах предприятия. Эффективность ее применения зависит от того, насколько широк охват процессов и насколько достоверно их описание в системе.
По сути, ИС представляет собой информационную модель объекта автоматизации и соответственно должна отражать организационную структуру предприятия, поддерживать описание рабочих процессов, документов, продукции, взаимоотношений с заказчиками и многое другое.