Оптимизация затрат на цветную печать в офисе

Выбор принтера

Многопроходный или однопроходный?

Форматы носителей

Возможность печати на специфических типах носителей

Ориентировочный объем печати

Функциональность и расширяемость

Доступность расходных материалов и сервисного обслуживания

Снижение эксплуатационных расходов

Выбирайте наиболее подходящий вариант поставки расходных материалов

Не пренебрегайте возможностью печати в экономичном режиме

Используйте средства учета печатаемых документов и управления правами доступа пользователей к сетевым принтерам

Заправлять или не заправлять?

Деятельность многих подразделений современного предприятия предполагает печать различных документов и информационных материалов. С появлением цветных офисных принтеров появилась возможность самостоятельно изготавливать многие виды печатной продукции (визитные карточки, фирменные бланки, буклеты и т.д.), которые раньше необходимо было заказывать на стороне. О преимуществах, которые появляются при замене (или дополнении) монохромных принтеров цветными, можно рассказывать бесконечно долго, однако не стоит забывать о том, что за них приходится расплачиваться. Издержки на печать после перехода на цветные принтеры неизбежно возрастают — как вследствие более высоких цен на сами устройства, так и из­за необходимости приобретения большего количества расходных материалов.

Поскольку для многих компаний цветная печать в современных условиях является насущной необходимостью, вопрос оптимизации расходов на получение необходимого количества печатной продукции стоит довольно остро. В этой статье мы рассмотрим различные аспекты этой проблемы применительно к использованию цветных электрографических (лазерных и светодиодных) принтеров.

Выбор принтера

Зачастую корень проблемы, связанной с чрезмерно высокими расходами на печать, кроется не в особой расточительности и беспечности сотрудников офиса, а в ошибках, допущенных при выборе печатающего устройства. Именно поэтому обсуждение оптимизации затрат необходимо начать с одного из ключевых моментов — выбора наиболее подходящей модели принтера.

Нелишне будет напомнить прописную истину: характеристики приобретаемого устройства должны соответствовать специфике тех задач, для решения которых оно будет использоваться. Не стоит забывать и о том, что скупой платит дважды. Применительно к печатающим устройствам данную поговорку можно конкретизировать в виде следующего принципа: чем дешевле печатающее устройство, тем больше оказывается отношение совокупной стоимости владения к первоначальной цене. Еще два­три года тому назад можно было найти в продаже модели цветных лазерных принтеров начального уровня, цена которых была меньше стоимости установленного в них комплекта расходных материалов. В погоне за увеличением своей доли на быстрорастущем сегменте некоторые производители явно перестарались с демпинговыми мерами, что приводило к парадоксальной ситуации: в ряде случаев было выгоднее купить новый принтер, чем заменить выработавшие свой ресурс расходные материалы у уже имеющегося экземпляра.

Впоследствии этот перекос был исправлен, и в моделях начального уровня стали применять более дешевые картриджи — правда имеющие и меньший ресурс. В настоящее время ресурс картриджей цветных лазерных и светодиодных моделей начального уровня составляет от 1 до 2 тыс. страниц (при 5­процентном заполнении). Так что в целом ситуация изменилась незначительно: в настоящее время цена комплекта расходных материалов наиболее доступных моделей начального уровня оказывается лишь ненамного меньше стоимости нового устройства. Например, осенью этого года компания Samsung выпустила цветной лазерный принтер CLP­300, цена которого на российском рынке составляет всего около 330 долл. В нем используются картриджи с цветным тонером, имеющие ресурс 1 тыс. страниц, и черный картридж, рассчитанный на 2 тыс. страниц (стартовые картриджи, входящие в комплект поставки, имеют ресурс соответственно 700 и 1500 стр.). Суммарная стоимость комплекта картриджей составляет около 200 долл.,  то есть примерно 60% от цены нового устройства.

Очевидно, что даже при применении принтера в составе малой рабочей группы или в небольшом офисе такого ресурса вряд ли хватит больше чем на три­четыре месяца. А следовательно, уже за первый год эксплуатации издержки на его обслуживание значительно превысят стоимость самого устройства.

Преимуществом более дорогих устройств является использование картриджей с большим ресурсом емкости, а также модульной системы заменяемых узлов. Так, в большинстве недорогих лазерных принтеров применяются интегрированные картриджи, содержащие, помимо емкости с тонером,  основные заменяемые узлы (фотобарабан, бункер для сбора отработанного тонера и пр.). Что касается более дорогих моделей, предназначенных для печати больших объемов документов, то в них, как правило, предусмотрена возможность замены емкостей с тонером и отдельных узлов печатающего механизма (фотобарабана, блока термозакрепления и т.д.) независимо друг от друга. Такой подход позволяет снизить совокупную стоимость владения и в конечном счете стоимость отпечатков.

Чтобы проиллюстрировать данное утверждение, сравним ресурс и стоимость основных расходных материалов для нескольких моделей цветных принтеров OKI Printing Solutions (см. таблицу). Из приведенных данных хорошо видно, что использование картриджей с тонером, имеющих больший ресурс, обеспечивает более низкую себестоимость получаемых отпечатков.

Таким образом, при существенных объемах печати ни в коем случае не стоит поддаваться соблазну приобрести технику по принципу «числом поболее, ценою подешевле». Сиюминутная экономия от приобретения полудюжины недорогих настольных принтеров взамен одного мощного сетевого устройства в дальнейшем обернется значительно более высокими эксплуатационными затратами. В то же время применять высоко­производительный сетевой принтер для эпизодической печати нескольких страниц в день тоже невыгодно — из­за больших первоначальных вложений.

Сравнение ресурса и стоимости основных расходных материалов для некоторых моделей цветных принтеров OKI Printing Solutions

Распространено мнение, что снизить расходы на печать можно, используя два печатающих устройства: монохромное (для вывода текстовых документов, писем и т.д.) и цветное (для изготовления буклетов, визитных карточек, каталогов и пр.). Однако если еще три­четыре года тому назад принцип «разделения труда» действительно позволял получить определенный экономический эффект (главным образом за счет снижения стоимости монохромных отпечатков, которая у цветных устройств была выше), то сейчас ситуация изменилась.

Во­первых, себестоимость монохромных отпечатков многих современных моделей цветных электрографических принтеров практически не отличается от аналогичного показателя монохромных устройств такого же формата и уровня производительности. Во­вторых, за счет снижения цен цветные принтеры стали более доступными. И в­третьих, заметно возросла производительность цветных моделей, что позволяет эффективно использовать относительно недорогие устройства даже при довольно больших объемах печати.

Теперь рассмотрим несколько важных критериев, которые необходимо учитывать при выборе модели принтера.

Многопроходный или однопроходный?

В первых моделях цветных лазерных принтеров использовались четырехпроходные печатающие механизмы: полноцветное изображение наносилось на бумагу последовательно, в четыре приема (по количеству базовых цветов CMYK). Скорость печати в цвете у таких устройств в 4­5 раз ниже, чем в монохромном режиме. Затем были разработаны устройства на базе однопроходных печатающих механизмов, обеспечивающих возможность нанесения полноцветного изображения за один прием, что позволило создать высокоскоростные цветные принтеры, обеспечивающие одинаковую (или по крайней мере сравнимую) производительность как в цветном, так и монохромном режиме.

Несмотря на то что многопроходные печатающие механизмы значительно уступают однопроходным по производительности, это решение по­прежнему используется в ряде моделей цветных лазерных принтеров начального уровня. Основным преимуществом многопроходных моделей является более низкая (по сравнению с однопроходными устройствами) цена. Применение многопроходных цветных принтеров оправданно в тех случаях, когда один и тот же принтер используется для печати как монохромных, так и цветных документов и при этом объем печати последних невелик.

Форматы носителей

Цена печатающего устройства в значительной мере зависит от максимального формата поддерживаемых носителей. В настоящее время фактическим стандартом для офисных принтеров являются устройства формата А4. На листах именно такого формата обычно печатаются деловые письма, доклады, отчеты, презентации, буклеты и пр. Однако, например, для печати таблиц, чертежей, сложных диаграмм и т.п.  могут понадобиться устройства большего формата. Поскольку разница в цене между моделями формата А3 и А4 весьма существенна, нужно как следует подумать, действительно ли для выполняемых подразделением (или индивидуальным пользователем) задач необходимо устройство формата А3.

Следует отметить, что у разных моделей принтеров формата А4 максимальный и минимальный размеры поддерживаемых носителей могут варьироваться в довольно широких пределах. Например, обычно принтеры данного класса позволяют печатать на носителях формата до 210x297 или 216x356 мм, однако в некоторых моделях реализована возможность использования носителей большой длины для изготовления баннеров. Например, в принтерах OKI Printing Solutions серий С3000, C5000, C7000 и С9000 предусмотрена возможность печати на листах формата 210x900 мм.

Требования к минимальному размеру поддерживаемых носителей критичны в тех случаях, когда принтер планируется применять для печати на каталожных карточках, готовых формах и т.д.

Возможность печати на специфических типах носителей

В зависимости от специфики выполняемых задач к выбираемой модели принтера могут предъявляться дополнительные требования — в частности возможность печати на специфических типах носителей. Многие модели современных лазерных принтеров позволяют печатать не только на обычной бумаге, но и на наклейках, конвертах, прозрачных пленках, заготовках для визитных карточек и т.д. При этом следует учитывать не только потенциальные возможности печатающего устройства, но и наличие соответствующих расходных материалов в близлежащих магазинах.

Например, для моделей OKI Printing Solutions серий С3000, C5000 и С9000 выпускаются специальные носители для изготовления визитных карточек.

На одном листе такого носителя имеется десять предварительно разрезанных карточек, наклеенных на  бумажную основу. Благодаря такому решению готовые карточки имеют одинаковый размер и ровно обрезанный край, а на их оборотной стороне не остается следов тонера.

Ориентировочный объем печати

Приступая к выбору печатающего устройства, необходимо хотя бы приблизительно представить предполагаемый объем работ, для выполнения которых оно будет использоваться. Эти данные следует сопоставить с такими характеристиками принтера, как максимальная (рекомендуемая) месячная нагрузка и общий ресурс.

Проводя расчеты, имеет смысл изначально заложить определенный «запас прочности» — например при реальных потребностях в печати 5 тыс. страниц в месяц лучше выбрать модель, выдерживающую месячную нагрузку не менее 7­10 тыс. страниц. Не стоит забывать о том, что постоянная эксплуатация принтера с предельной нагрузкой увеличивает риск возникновения разного рода неисправностей и неполадок, а также преждевременного выхода принтера из строя.

Функциональность и расширяемость

Данный фактор актуален главным образом при выборе печатающего устройства для оснащения рабочих групп и подразделений. Ситуация на рынке печатающих устройств такова, что нередко модели принтеров, относящиеся к различным классам, обладают весьма схожими техническими характеристиками (разрешающей способностью, максимальной скоростью печати, форматом и типом поддерживаемых носителей и т.д.). При этом цена модели уровня рабочей группы оказывается заметно выше по сравнению с персональным принтером. Однако, проводя подобное сравнение, не следует забывать о том, что сейчас различия между классами принтеров определяются главным образом не конструкцией и техническими характеристиками печатающего механизма, а набором имеющихся функций и возможностями по их расширению.

Как правило, в принтерах начального уровня имеется минимальный набор функциональных возможностей, расширить который практически невозможно. Подобные модели рассчитаны на использование именно в том виде, в каком они приобретаются. Более дорогие принтеры, которые эксплуатируются в составе  рабочих групп масштаба департаментов и предприятий, обладают не только более широким набором функциональных возможностей, но и значительно большей гибкостью. В общем случае преимущество принтера более высокого класса заключается не столько в повышенной производительности и способности выдерживать высокие нагрузки, сколько в возможности подключать довольно большое количество разнообразных дополнительных приспособлений и узлов, которые позволят наилучшим образом адаптировать его к выполнению тех или иных задач.

Именно поэтому при выборе модели принтера стоит обращать внимание на наличие возможностей по подключению дополнительных подающих лотков, модуля автоматической двусторонней печати (если он не входит в стандартную комплектацию), различного оборудования для финишной обработки, интерфейсных карт и сетевых адаптеров.

Доступность расходных материалов и сервисного обслуживания

Вряд ли кто­либо из читателей сомневается в том, что для нормальной эксплуатации любого принтера необходимы соответствующие расходные материалы. Естественно, перед тем как приобрести ту или иную модель печатающего устройства, нелишне будет удостовериться, что все необходимые для работы расходные материалы (картриджи, бумагу и т.д.) можно приобрести или заказать в расположенных поблизости магазинах.

В случае приобретения высокопроизводительного принтера, нуждающегося в регулярном техническом обслуживании, необходимо заранее выяснить условия предоставления подобных услуг и местонахождение ближайшего сервисного центра. В некоторых случаях за дополнительную плату вместе с принтером можно приобрести расширенный набор сервисных услуг, предоставляемых на определенный срок (обычно от года до 3 лет).

Снижение эксплуатационных расходов

Несмотря на кажущуюся простоту, задача расчета стоимости отпечатка является весьма сложной и запутанной. За долгие годы в дискуссиях по этому вопросу было сломано немало копий, но прийти к единому мнению до сих пор не удалось. И это неудивительно, поскольку в общем случае данная задача является неразрешимой. Ведь для того, чтобы точно рассчитать затраты на получение одной копии на том или ином печатающем устройстве, необходимо учесть огромное количество различных факторов, причем некоторые из них являются в известной мере величинами случайными и не могут быть четко определены заранее. Впрочем, рассмотрение разных нюансов этой проблемы (которые, кстати, различны применительно к каждому из типов печатающих устройств) может занять не один десяток страниц и выходит за рамки этой статьи. Мы же ограничимся лишь основными рекомендациями по снижению стоимости получаемых отпечатков.

Выбирайте наиболее подходящий вариант поставки расходных материалов

Для многих моделей принтеров выпускаются различные комплекты расходных материалов, рассчитанные на более или менее интенсивное использование печатающего устройства. Например, это могут быть тонер­картриджи стандартной и увеличенной емкости. Как правило, приобретение расходных материалов с более высоким ресурсом при прочих равных условиях позволяет снизить стоимость отпечатков. Это в полной мере справедливо и для наборов специальных типов бумаги: чем больше листов содержится в приобретаемой упаковке, тем дешевле обходится каждый лист.

Некоторые производители  поставляют экономичные комплекты тонер­картриджей для цветных моделей лазерных принтеров. Например, компания EPSON поставляет для России и стран СНГ экономичные комплекты тонер­картриджей для цветных лазерных принтеров AcuLaser C900, C1100 и С1900, а также МФУ AcuLaser CX11. В состав такого комплекта входят черный картридж повышенной емкости и три цветных картриджа (голубой, пурпурный и желтый) стандартной емкости. Розничная цена комплекта ниже суммарной стоимости входящих в него тонер­картриджей, приобретенных по отдельности.

Не пренебрегайте возможностью печати в экономичном режиме

Один из наиболее простых в реализации способов снижения затрат на печать — использование экономичного режима для вывода текстовых документов и черновиков. Это позволяет уменьшить расход тонера на 30­40% без видимой потери качества отпечатков.

Используйте средства учета печатаемых документов и управления правами доступа пользователей к сетевым принтерам

В средних и больших рабочих группах, где, как правило, применяется несколько печатающих устройств, подключенных к локальной сети, довольно часто возникает проблема, связанная с чересчур большим (для решаемых данным коллективом задач) объемом печати и с соответствующим ростом затрат на приобретение расходных материалов. При отсутствии эффективных средств контроля за использованием сетевых принтеров сотрудники нередко злоупотребляют возможностью бесконтрольно распечатывать объемные тексты (далеко не всегда имеющие отношение к работе), а также огромное количество документов (в частности, сообщений электронной почты), с которыми вполне можно было бы работать и в электронном виде.

Навести порядок в этом случае можно при помощи специализированных программных и аппаратно­программных решений, поставляемых многими производителями принтеров, а также сторонними разработчиками. Такие решения дают возможность  вести учет всех заданий, поступивших на сетевые принтеры рабочей группы (когда и с какого компьютера был отправлен документ на печать, его объем, настройки печати и пр.), автоматически формировать соответствующие отчеты, осуществлять мониторинг печатающих устройств для обновления информации о текущем состоянии, а также об оставшемся ресурсе установленных в них расходных материалов и заменяемых узлов и т.д. Кроме того, подобная система позволяет (в случае возникновения такой необходимости) закрыть отдельным пользователям (или группам) доступ к устройствам с высокой стоимостью копий.

В качестве одного из примеров можно привести утилиту OKI Print Control, которая работает с большинством моделей принтеров OKI Printing Solutions и доступна для бесплатной загрузки на веб­сайте компании. Это программное средство позволяет осуществлять автоматический мониторинг применения принтера отдельными сотрудниками и рабочими группами, а также генерировать отчеты и накапливать статистику по объемам и стоимости выведенных документов. Стоимость печати может быть рассчитана с учетом формата страницы, цветности документа, типа использованного носителя, времени выполнения принтером задания и т.д.

При помощи утилиты OKI Print Control можно управлять правами доступа к принтеру. В частности, можно запретить цветную печать для отдельных пользователей или рабочих групп, а также ограничить максимальное количество страниц, время применения принтера или суммарную стоимость распечаток.

Компания НР предлагает пользователям своих принтеров систему MegaTrack, разработанную фирмой BlueMega в рамках программы JetCAPS (Corporate Account Printing Solution). Данное решение позволяет осуществлять мониторинг работы принтеров, подключенных как к локальным, так и к удаленным принт­серверам, получать данные об их использовании и соответствующих расходах как в динамическом (в реальном времени), так и в статическом (то есть за определенный период) режиме. Принт­сервер JetCAPS MegaTrack позволяет собирать и обрабатывать информацию с неограниченного числа локальных и удаленных принт­серверов, работающих под управлением ОС Windows NT/2000/XP. При этом отслеживается информация обо всех очередях печати и отсылаемых на печать заданиях, что позволяет получать подробные сведения о применении каждой единицы оборудования.

В центральной базе данных MegaTrack накапливается информация обо всех принтерах компании, а web­сервер, реализованный в системе MegaTrack, автоматически создает детализированные отчеты. Эти данные могут быть экспортированы в формат MS Excel и отправлены по электронной почте.

Возможность одновременной обработки нескольких валют, а также выбора языка интерфейса (английский, французский, немецкий, испанский, чешский, русский, польский и голландский) позволяет без проблем использовать JetCAPS MegaTrack в транснациональных компаниях.

Заправлять или не заправлять?

Обсуждая тему снижения затрат, нельзя обойти вниманием вопросы использования совместимых расходных материалов, а также восстановления и перезаправки картриджей. Этим проблемам и посвящена заключительная часть статьи.

Наверное, не будет преувеличением сказать, что в сознании большинства наших сограждан, применяющих различные печатающие устройства, прочно укоренилось мнение, что цены на оригинальные расходные материалы неоправданно завышены. При этом изобилие альтернативных вариантов так и провоцирует поддаться соблазну: совместимые изделия оказываются дешевле оригинального как минимум вдвое, не говоря уже о заправочных комплектах. 

Несмотря на то что производители принтеров на протяжении многих лет активно борются с компаниями, занимающимися восстановлением и заправкой использованных картриджей, а также изготовлением совместимых расходных материалов, популярность подобных изделий год от года растет. Причем эта тенденция характерна не только для российского, но и для мирового рынка. Этому отчасти способствуют законы большинства государств, защищающие интересы конечных пользователей, и здоровая конкуренция. Вне закона поставлены лишь изготовители поддельных картриджей, имитирующие как сами изделия, так и дизайн упаковки производителей оригинальных расходных материалов. Но что касается изготовителей совместимых тонеров, тонер­картриджей и прочих компонентов, то они осуществляют свою деятельность исключительно на законных основаниях, и каким­либо образом воспрепятствовать им производители принтеров, как бы им этого ни хотелось, просто не имеют права.

С одной стороны, пользователь волен сам решать, какие именно расходные материалы он будет приобретать для своего принтера, — ведь мнение производителя печатающего устройства, высказываемое им в той или иной форме, в любом случае носит лишь рекомендательный характер. С другой стороны, лишь немногие из тех, кто отдает предпочтение совместимым расходным материалам, всерьез задумываются о том, что любая экономия связана с определенными компромиссами. На самом же деле уменьшение прямых расходов на приобретение картриджей, бумаги и прочих  совместимых материалов оборачивается для экономного пользователя и определенными негативными последствиями,  хотя порой и не столь очевидными.

Начнем с того, что даже очень качественно изготовленные совместимые расходные материалы обычно заметно отличаются от оригинальных. Каждый производитель принтеров разрабатывает собственные технологии изготовления тонеров, картриджей и т.д., которые защищены соответствующими патентами. По вполне понятным причинам держатели этих патентов не заинтересованы в лицензировании указанных технологий сторонним производителям. Поэтому изготовители совместимых расходных материалов разрабатывают и используют собственные технологии производства этой продукции, которые, как правило, имеют мало общего с фирменными аналогами. Естественно, говорить в этом случае о достижении заявленных производителем принтера уровня качества и прочих характеристик отпечатков уже не приходится.

Одним из последствий, вызванных использованием низкопробных расходных материалов, является ухудшение качества отпечатков — снижение четкости текста, появление на листе непропечатанных или запачканных областей, заметные искажения в передаче цветов. В результате многие страницы приходится перепечатывать, что приводит не только к удорожанию копий, но и к увеличению затрат рабочего времени.

Зачастую негативные последствия, вызванные использованием некачественных расходных материалов, проявляются не сразу. Например, утечка тонера из негерметичного картриджа с течением времени может привести к выходу из строя модуля термического закрепления, замена которого потребует дополнительных расходов — согласитесь, экономия получается весьма сомнительная.

В иных случаях использование расходных материалов низкого качества может привести и к поломке принтера. Известны случаи, когда из­за перекосившейся в процессе работы шестеренки некачественно изготовленного тонер­картриджа выходили из строя механические части печатающего механизма и принтер приходилось попросту выбрасывать.

Конечно, найдется немало пользователей, которые на протяжении многих лет приобретают совместимые расходные материалы и при этом получают вполне удовлетворительные результаты, не сталкиваясь с поломками. Для многих пользователей цена отпечатка была и остается решающим фактором, и ради ее уменьшения они готовы мириться со снижением качества изображения и с увеличением риска возникновения сбоев. Однако проблема заключается в том, что заранее оценить качество совместимых расходных материалов практически невозможно, и в любом случае подобный опыт можно сравнить с розыгрышем лотереи.

КомпьюАрт 12'2006