Автоматизированные информационно-управляющие системы в полиграфии
Один из основных способов создания конкурентных преимуществ полиграфических предприятий в настоящее время — это перестройка и оптимизация бизнеспроцессов на основе внедрения автоматизированных систем управления административнохозяйственной, финансовой и производственной деятельностью. Уровень автоматизации управления и использование для этого различных компьютерных систем зависит от общего уровня развития предприятия, включая его техническое, информационное и кадровое обеспечение, а также от специфики конкретного региона.
В последнее время все более широкое применение находят специализированные системы, созданные для управления полиграфическим производством. Доля подобных систем среди всех используемых уже составляет более 20% и продолжает стремительно расти.
Универсальные и специализированные системы решают приблизительно одинаковые задачи, а их различие заключается в функциональном наполнении. Более сложные системы характеризуются высоким уровнем надежности работы, относительно высокой сложностью предварительной настройки, возможностью аппаратного соединения с полиграфическим оборудованием, взаимодействием с другими системами, например с бухгалтерскими, CRMсистемами и системами финансового анализа. К таким системам можно отнести DISO, ASystem, HiFlex, Prinance, которые предназначены в основном для средних или крупных полиграфических предприятий.
Небольшие предприятия используют относительно простые системы, которые поддерживают работу ограниченного числа пользователей, просты в настройке и применении. К этому классу относятся системы «Адъютант», PrintEffect и PrintSmith.
Структура полиграфического предприятия существенно влияет на формирование информации, описывающей заказ на производство продукции. Правильность и полнота информации о заказе как раз свидетельствуют о корректном построении структуры предприятия. Следует помнить, что система автоматизации управления — это всего лишь инструмент для повышения эффективности управления бизнесом и его конкурентоспособности. Всякий инструмент сам по себе проблем не решает.
Эффективность системы управления зависит от структурной организации типографии. Неверно организованная структура предприятия в лучшем случае будет замедлять сбор информации, а в худшем — способствовать возникновению ошибок, что может привести к технологическим и финансовым потерям, снижению эффективности производства и увеличению накладных расходов.
Рассмотрим производственный цикл на примере укрупненной модели организационной структуры полиграфического предприятия (см. рисунок). Каждый шаг производственного цикла представляет собой рабочий процесс, связанный с решением комплекса организационных и учетных задач. Использование системы управления, обеспечивающей единое информационное пространство и автоматизирующей выполнение ряда задач, может значительно повысить эффективность управления производством. Рассмотрим особенности работы некоторых подразделений полиграфического предприятия.
Маркетинговые функции выполняет коммерческий отдел полиграфического предприятия, который организует продвижение услуг на рынок и отвечает за взаимодействие с заказ чиком с момента оформления заказа до отгрузки готовой продукции. В плане продвижения услуг, помимо традиционных методов (печатная реклама, прямые контакты и пр.), все более актуальным становится применение возможностей Интернета, в том числе:
• создание сайта компании с обязательным описанием используемых производственных технологий;
• приведение на сайте компании прейскурантов на основные работы или типовые виды продукции;
• размещение на сайте программкалькуляторов для предварительного расчета стоимости полиграфических услуг и материалов;
• получение файлов заказчика (оригиналмакетов в различных форматах) по Интернету;
• передача клиенту сообщений о ходе выполнения заказа по email или в виде SMSсообщений на мобильный телефон.
Продажей полиграфических услуг занимаются менеджеры по работе с клиентами коммерческого отдела. Этот этап включает следующие операции:
• заполнение бланказаказа на основании издательской спецификации или со слов заказчика;
• расчет необходимого количества бумаги и других основных материалов на заказ и их стоимости;
• калькуляция стоимости полиграфических услуг и заказа в целом;
• согласование сроков выполнения заказа;
• выписка счета на оплату;
• контроль оплаты.
Наиболее трудоемкая задача — калькуляция заказа, а также расчет потребности в бумаге и основных материалах. Существует несколько методик калькуляции заказа, и применение той или иной методики на конкретном предприятии зависит от ряда факторов, в частности от ассортимента продукции, квалификации персонала, особенностей рабочих процессов и т.п. Наиболее распространенная методика — это пооперационная калькуляция стоимости полиграфических услуг, которая требует пооперационного описания технологического процесса и расчета стоимости каждой операции.
Модель организационной структуры полиграфического предприятия
Менеджеры коммерческого отдела могут не иметь полиграфического образования, поэтому пооперационная калькуляция выполняется ими самостоятельно лишь в простейших случаях. Для расчета более сложных заказов привлекаются технологи и экономисты. В крупных типографиях оформление заказа производят несколько служб: описание техпроцесса — технологи производственного отдела; расчет бумаги — технологи отдела бумаги; калькуляцию — плановоэкономический отдел; непосредственное взаимодействие с клиентом на этапе оформления — коммерческий отдел; оформление финансовых документов — бухгалтерия. При таком подходе процедура оформления заказа занимает несколько дней. На этом этапе предприятие может столкнуться со следующими проблемами, которые могут решаться производственной информационной системой:
• очень долго выполняется калькуляция заказа, что зачастую приводит к потере клиента, который, не получив окончательную цену сразу, обращается к конкуренту;
• ошибки в расчетах (неверный техпроцесс, ошибки в составе материалов к заказу, несогласованность с данными о свободных остатках материалов);
• ошибки на этапе калькуляции (использование некорректных нормативов, ошибки в нормативных ценах на бумагу и материалы, арифметические ошибки и т.д.);
• субъективный подход к калькуляции (квалификация менеджеров влияет на точность расчета, разные менеджеры называют различные цены и т.д.);
• намеренное занижение менеджером стоимости заказа с целью получения комиссионных от заказчика.
Технологическую подготовку заказа выполняют технологи (производственный отдел, отдел главного технолога, технологи по бумаге на крупных предприятиях). Задача этого этапа — разработка технологической карты заказа (или набора технологических карт), содержащей подробное пооперационное описание технологического процесса изготовления издания и его отдельных элементов. При этом учитываются качество предоставленных заказчиком материалов, технические характеристики оборудования, особенности применения отдельных материалов, подготовка бумаги, раскладка элементов издания на листах, спуск полос и т.д. Если на этапе пооперационной калькуляции издания менеджер оперирует несколькими десятками процессов, то на этапе подготовки технологической карты перечень возможных производственных операций измеряется сотнями. Кроме того, оформляются складские документы на получение цехами бумаги и основных материалов под заказ.
Технологическая подготовка заказа — процесс весьма трудоемкий, часто требующий большого объема расчетов и постоянного использования справочной информации, в том числе о наличии и характеристиках бумаги и других материалов.
В настоящее время в некоторых системах реализована возможность полной автоматизации технологической подготовки. Уже в середине 90х годов крупнейшими зарубежными производителями систем допечатной подготовки и полиграфического оборудования был организован консорциум CIP3 (Cooperation for Integration of Processes in Prepress, Press and Postpress) для совместной разработки решений по интеграции производственных процессов на базе формата PPF (Print Production Format). Сегодня эта идея получила развитие в виде консорциума CIP4, который продвигает формат JDF (Job Definition Format). Концепция JDF базируется на бурно развивающемся языке XML. Планируется, что на стадии допечатной подготовки заказа будет формироваться набор данных в формате JDF, который будет использоваться для управления оборудованием и контроля над технологическими процессами с помощью информационноуправляющей системы (MIS).
На этапе технической подготовки производственная информационная система может решать следующие основные задачи:
• стандартизация заполнения производственной документации;
• автоматизация расчетов;
• автоматизация подготовки производственной документации;
• обратная связь с коммерческим отделом в случае значительного отклонения технологического процесса и расхода материалов от указанных на этапе оформления заказа.
Планирование на полиграфических предприятиях, как правило, предполагает разработку двух видов планов: тематических (долгосрочных) и оперативных (диспетчерских). Методы построения тематического плана и механизмы его использования существенно различаются на полиграфических предприятиях, выпускающих разные виды продукции. На одних предприятиях тематический план, по существу, является составной частью бюджета предприятия и исходными данными для экономического анализа, достаточно грубо прогнозируя объемы производства. На других, где в составе товарной продукции велика доля периодики, тематический план может составляться на год вперед с точностью до часа.
Оперативное планирование, или диспетчеризация, на всех предприятиях реализована практически единообразно. Диспетчеризация осуществляется на уровне отдельных элементов заказа (деталей издания, листов) и единиц оборудования для их изготовления.
Сама процедура планирования довольно сложна и трудоемка. За год предприятие выполняет от 2 до 20 тыс. заказов. Принимаются срочные работы, издатель меняет параметры заказов, уже принятых к производству, происходят непредвиденные остановки, тираж бракуется и т.д. — все это вынуждает корректировать планы. На подавляющем большинстве предприятий планирование ведется вручную. Объем работы очень велик, поэтому существует острая потребность в программных средствах автоматизированного планирования полиграфического производства.
На этапе планирования производственная информационная система может решать следующие основные задачи:
• автоматизированный учет графиков работы оборудования;
• автоматический расчет планового фонда рабочего времени;
• автоматизированное формирование оперативных планов и сменных заданий при изменении тематического плана;
• оперативный автоматизированный перерасчет плана при возникновении непредвиденных ситуаций в производстве.
Обеспечение производства — это задача отдела снабжения и технологического отдела. Процесс обеспечения производства включает следующие функции:
• расчет потребности в материалах на конкретный период исходя из плана производства;
• расчет потребности в закупках с учетом свободных складских остатков;
• приобретение материалов;
• передача материалов в цеха.
Особенностью полиграфического производства является весьма сложный механизм учета бумаги (или другого запечатываемого материала). В связи с этим на крупных предприятиях учет оборота бумаги ведется специализированными подразделениями («отделами бумаги»). Кроме того, весьма специфичным является учет ряда основных материалов, оснастки (ножи, формы и пр.) и полуфабрикатов, а также запасных частей для оборудования. Потребность в автоматизации процесса обеспечения производства решается в основном за счет собственных разработок. Широко распространенные бухгалтерские системы, как правило, не берут в расчет особенности учета полиграфических материалов или же требуют сложной и дорогостоящей перенастройки.
Отметим, что практически все крупные поставщики бумаги, полиграфических материалов и оборудования активно развивают проекты обслуживания заказчиков через Интернет (B2Bсистемы).
Информационная система способна автоматизировать следующие функции обеспечения производства:
• ведение складского учета бумаги и материалов, оснастки, запчастей;
• расчет планового расхода материалов на период планирования;
• расчет потребности в закупках с учетом свободных остатков;
• резервирование материалов под заказ;
• автоматическая рассылка заявок поставщикам по электронной почте и др.
Процесс производства осуществляется в цехах и на производственных участках. Состав и порядок работ производственных участков регламентируется сменными заданиями, которые формируются на основании оперативного плана. Состав работ в процессе выполнения сменного задания следующий:
• получение полуфабрикатов с участка предыдущей технологической операции;
• получение материалов для выполнения работы;
• настройка оборудования;
• выполнение операции;
• передача полуфабрикатов (продукции) на следующий участок;
• оформление нарядов и другой документации производственной отчетности.
Процесс прохождения заказов отслеживается диспетчерской службой. Любые отклонения от оперативного плана регистрируются, и, в случае необходимости, выполняется корректировка оперативного плана. Информация о прохождении заказов, как правило, либо собирается в конце смены (по производственным отчетам), либо предоставляется диспетчеру по требованию.
Руководство полиграфических предприятий заинтересовано во внедрении информационных систем, обеспечивающих контроль прохождения заказов в производстве. Причем особый интерес представляет информация о пооперационной выработке, за которой следуют данные по расходу бумаги и материалов, а также фактические трудозатраты.
В настоящее время информационные системы производственного учета на полиграфических предприятиях используются редко. Между тем поставляемые с современным полиграфическим оборудованием системы управления обеспечивают сбор оперативной производственной информации и имеют интерфейсы для интеграции с информационными системами верхнего уровня. Стандартизация интерфейса идет в направлении применения формата JDF.
Автоматизированная система производственного управления и учета может использоваться для решения следующих задач:
• подготовка и оперативное изменение сменных заданий;
• регистрация фактической выработки на производственных участках;
• регистрация фактического расхода материалов и бумаги;
• регистрация трудозатрат;
• регистрация фактической продолжительности операций;
• регистрация брака, перепечаток, остановок и их причин;
• расчет фактических производственных затрат;
• обратная связь с подсистемой планирования;
• обмен данными непосредственно с производственным оборудованием.
Регистрация фактической выработки может выполняться как в ручном режиме, так и в автоматическом. Автоматический режим обеспечивается штатными средствами контроля работы оборудования. Вместе с тем на оборудовании, не имеющем аппаратных средств регистрации, возможна установка специализированных контроллеров.
Отгрузкой готовой продукции занимается, как правило, коммерческая служба предприятия, в подчинении которой состоит склад готовой продукции и служба экспедиции. Процесс отгрузки и учета готовой продукции в общем случае включает следующие операции:
• учет поступления тиражей из производства;
• учет остатков на складе готовой продукции;
• расчет стоимости хранения готового тиража при превышении договорных сроков;
• расчеты с издателем за ответственное хранение;
• контроль оплаты заказа издателем;
• оформление отгрузочных и расчетных документов;
• доставка заказа транспортом предприятия;
• расчеты за доставку;
• учет сверхтиражной продукции;
• контроль состояния взаиморасчетов с заказчиком.
В плане учета полиграфической продукции следует отметить следующие особенности:
• продукция может отгружаться как упаковками, так и поштучно (учет осуществляется в двух единицах измерения);
• при больших тиражах стоимость одного экземпляра должна указываться с точностью до десятых долей копейки;
• наличие специфических требований к оформлению отгрузочных документов;
• специфические требования к учету реализации периодики.
Установка информационной системы на складе готовой продукции может помочь в решении следующих задач:
• складской учет готовых тиражей;
• автоматизированная подготовка складских и отгрузочных документов;
• расчет стоимости хранения, погрузочноразгрузочных работ, доставки;
• учет состояния взаиморасчетов с заказчиком и др.
При приеме заказа на изготовление полиграфической продукции технологический отдел на основании переданных ему материалов создает предварительную технологическую карту заказа с требованием на бумагу и материалы.
В предварительной технологической карте описывается последовательность выполнения технологических операций подразделениями предприятия, нормативы времени на выполнение технологических операций, необходимый объем бумаги и расходных материалов по каждой технологической операции с учетом норм технологического отхода. Карта передается на согласование в отдел поставки бумаги и расходных материалов для экспертизы ее в плане доступности, цены и сроков поставки бумаги и материалов, а также сотрудникам диспетчерского отдела для согласования сроков. После проведения согласований предварительная технологическая карта передается в отдел продаж для выполнения калькуляции по заказу. После проведения калькуляции и согласования ее с заказчиком и коммерческим директором заключается договор на услуги.
При приеме сотрудником отдела допечатной подготовки материалов для тиражирования они проверяются на соответствие техническим требованиям и их описанию в бланке заказа. После приема материалов для тиражирования технологическим отделом уточняется и утверждается окончательная технологическая карта заказа с требованием на бумагу и материалы. Для постановки заказа отдел поставки бумаги и расходных материалов включает его в сменное требование на бумагу и расходные материалы.
Автоматическое определение и визуальное отображение всех контрольных (временных) точек технологической цепочки выполнения заказа осуществляется программойпланировщиком. Уровень готовности заказа повышается при последовательном прохождении заказом звеньев технологической цепочки. Переход заказа на каждый последующий уровень готовности возможен только при выполнении набора необходимых условий и наличии подтверждения их выполнения.
При проведении переговоров менеджера с заказчиком заказ помещается в производственный план на самый низкий уровень готовности. Программыпланировщики позволяют отфильтровать заказы с различным уровнем готовности.
Уровень готовности № 1 — «Предварительный заказ»
Материалы, собранные менеджером в процессе первоначального общения с клиентом (по телефону или лично), содержат следующие данные: тип заказа (продукции), тираж, формат, красочность, отделка, желаемые клиентом цена и сроки поставки, дата предполагаемого уточнения заказа. Предварительный заказ вносится в базу заказов с самой низкой степенью готовность. Точка изменения уровня готовности — время уточнения заказа.
Уровень готовности № 2 — «Уточненный заказ»
До момента заключения договора менеджер должен получить от клиента подробное описание заказа в рамках менеджерского модуля и согласовать данные по материалам. Уточненный заказ получает очередной уровень готовности и обрабатывается сотрудниками технологического отдела, которые создают предварительную технологическую карту его выполнения подразделениями предприятия с указанием последовательности операций, нормативов времени на выполнение операций, а также необходимого объема бумаги и других расходных материалов по каждой технологической операции с учетом норм технологического отхода.
Предварительная технологическая карта проверяется сотрудниками отдела поставки бумаги и расходных материалов в плане доступности, цен и сроков поставки бумаги и материалов, а также сотрудниками диспетчерского отдела в плане согласования сроков. После проведения согласований предварительная технологическая карта передается в отдел продаж для проведения калькуляции по заказу и согласования цены с заказчиком. При этом уровень готовности заказа еще повышается (заказ технически исполним). Точка изменения уровня готовности — время заключения договора.
Уровень готовности № 3 — «Заказ с договором»
После проведения калькуляции и согласования ее с клиентом и коммерческим директором заключается договор на услуги. Заказ передается в отдел сопровождения для обсуждения с заказчиком сроков и способа передачи отделу допечатной подготовки материалов для тиражирования. Сроки передачи материалов жестко связаны со сроками исполнения договора, поэтому в договоре необходимо четко указывать крайнюю дату предоставления материалов для тиражирования. После заключения договора на услуги отдел поставки бумаги и расходных материалов на основании предварительной технологической карты резервирует и закупает бумагу и другие расходные материалы, делая отметку в заказе о наличии каждой из перечисленных в предварительной технологической карте позиций. Уровень приоритета заказа повышается (договор по заказу заключен). Точка изменения уровня готовности — крайняя (оговоренная договором на услуги) дата предоставления материалов. Период требования изменения — восемь рабочих часов до точки изменения уровня готовности.
Уровень готовности № 4 — «Заказ в отделе допечатной подготовки»
В процессе приема материалов для тиражирования сотрудник отдела допечатной подготовки сверяет фактически предоставленные заказчиком материалы с описанием в бланке заказа, подготовленном отделом продаж и отделом сопровождения заказов, и с опросным листом о заказе, заполненным менеджером на этапе уточнения заказа. После подтверждения сотрудником отдела допечатной подготовки соответствия фактически предоставленных материалов их описанию в бланке заказа и опросном листе заказ становится доступным сотрудникам технологической службы для окончательного утверждения технологической карты, а затем — сотрудникам отдела поставки бумаги и расходных материалов для проверки правильности резервирования и закупки бумаги и других расходных материалов. Для перехода заказа на следующий уровень готовности необходимо подтверждение сотрудника отдела допечатной подготовки о том, что материалы для тиражирования предоставлены полностью и соответствуют техническим требованиям, а также подтверждение службы снабжения о том, что бумага и расходные материалы закуплены и находятся на складе. Возможно, потребуется подтверждение сотрудника экономического отдела о выполнении заказчиком финансовых обязательств по договору. Точка изменения уровня готовности — время готовности печатных форм. Период требования изменения — три рабочих часа до точки изменения уровня готовности в том случае, если материалы предоставлены полностью, и восемь рабочих часов — если материалы предоставлены не полностью.
Уровень готовности № 5 — «Заказ в печатном цехе»
По достижении этого уровня готовности заказ готов к постановке в сменное производственное задание. На этот момент должно быть получено подтверждение отдела поставки бумаги и расходных материалов о включении бумаги на заказ в сменное требование. Точка изменения уровня готовности — время передачи печатных листов заказа в цех отделки, брошюровки и упаковки. Период требования изменения — весь период печати, с учетом времени подготовки печатной машины.
Уровень готовности № 6 — «Заказ в цехе отделки»
По достижении уровня готовности № 6 заказ передается в цех отделки, брошюровки и упаковки или для обработки субподрядчиками. Точка изменения уровня готовности — время передачи готовой продукции на склад готовой продукции. Период требования изменения — весь период отделки, брошюровки и упаковки с учетом времени постановки тиража на каждую машину.
Уровень готовности № 7 — «Заказ на складе готовой продукции»
По достижении этого уровня готовности заказ передается на склад готовой продукции. Для перехода на следующий уровень готовности заказ должен получить подтверждение сотрудника экономического отдела о выполнении заказчиком финансовых обязательств по договору.
Уровень готовности № 8 — «Заказ доставлен»
Все необходимые действия по работе с заказчиком завершены: продукция доставлена, от заказчика получены все необходимые документы, подтверждающие завершение работ по данному заказу, работы полностью оплачены в соответствии с договором на оказание полиграфических услуг.
Окончание в следующем номере