Настройка и внедрение системы управления полиграфическим производством

П.К.Иванов, Ю.Н.Самарин

Базовые настройки

Настройка системы на структуру предприятия

Расчет заказа

Подготовка производственных нормативов

Нормативная выработка

Нормативы расхода материалов

Нормативная продолжительность операции

Плановая себестоимость операции

Нормативная стоимость операций

Выбор элемента операции

Процесс управления полиграфическим производством можно разделить на пять основных составных частей:

• расчет и оформление заказа на полиграфическую продукцию;
• планирование и диспетчеризация загрузки производственных мощностей;
• регистрация фактической выработки;
• управление складскими запасами;
• получение и анализ управленческой и экономической отчетности.

Для расчета полиграфического заказа необходимо в первую очередь описать изготавливаемое изделие, составить последовательность технологических операций, позволяющих произвести нужное изделие с учетом особенностей конкретного предприятия, описать эти операции и определить необходимое количество материалов для производства. На основании этих данных, а также исходя из стоимости и времени выполнения отдельных технологических операций можно рассчитать стоимость изделия и определить плановое время его изготовления. Расчет нужного количества материалов производится с учетом тиража изделия и количества технических отходов при выполнении каждой технологической операции. Для планирования загрузки оборудования до распределения входящих в состав полиграфического заказа технологических операций по конкретным единицам оборудования должно быть известно расчетное время выполнения этих операций.

Путем сравнения расчетных плановых и фактических показателей, полученных в ходе оформления и выполнения полиграфического заказа, осуществляется анализ управленческой и экономической эффективности предприятия.

Одним из основных этапов внедрения системы управления предприятием является подготовка информационного и методологического обеспечения системы, которое представляет собой полный комплект производственных нормативов и алгоритмов решения отдельных управленческих задач. Нормативы и алгоритмы должны быть заложены в систему управления, поэтому потребуется определенная аналитическая работа по их формализации.

При внедрении полнофункциональной системы управления полиграфическим производством, реализующей функции технической подготовки заказа, планирования и производственного учета, в первую очередь необходимо подготовить комплект производственных и планово­экономических нормативов, включающий следующие документы:

• нормы технологических отходов бумаги;
• нормы времени (или выработки) на технологические операции;
• нормы расхода основных материалов;
• нормативы стоимости на технологические операции;
• нормативы стоимости на основные виды материалов и бумаги;
• нормативы накладных расходов и модель затрат предприятия.

Опыт внедрения информационных систем на полиграфических предприятиях показывает, что практически на любом предприятии перечисленные выше нормативы формально присутствуют, но они, как правило, малопригодны для настройки информационной системы.

Основные причины низкого качества нормативов:

• они ориентированы на узкий круг специалистов, поэтому содержат неполные данные (подразумевается, что все, что не отражено в нормативах, общеизвестно);
• развитие техники опережает разработку нормативной базы;
• некоторые технологические операции не нормируются, и затраты на них рассматриваются как накладные расходы (иногда это оправданно, но может помешать процессу планирования);
• производственные и планово­экономические нормативы различаются по структуре (разная детализация операций, разная параметризация и т.д.).

Поэтому перед внесением нормативной базы в систему управления требуется провести работу по ее формализации. Это объемная и кропотливая работа, которую весьма сложно выполнить силами сотрудников предприятия вследствие загруженности их текущей работой. Оптимальный вариант — предоставить имеющуюся информацию внешнему консультанту, например представителю поставщика системы управления, который знает требования к форме и содержанию информации для настройки системы и имеет опыт проведения подобной работы.

При вводе в эксплуатацию системы управления предприятием возникает соблазн как­то улучшить существующие нормативы, то есть совместить процесс внедрения информационной системы с корректировкой нормативной базы предприятия. Однако делать этого не следует, так как подобные корректировки могут привести к затягиванию процесса внедрения без гарантии положительного результата. Процесс управления предполагает периодическую корректировку нормативов на основании анализа учетной информации и сравнения ее с плановой.

Для оперативного контроля за деятельностью предприятия используется анализ отклонений, под которыми подразумеваются отступления от плановых показателей, допущенные в ходе производственной деятельности. Анализ составляющих отклонений позволяет выявить причины недовыполнения или перевыполнения плана, а также определить, кто за это должен нести ответственность.

Причинами возникновения отклонений могут быть недостатки организации как производства, так и планирования, в частности при установлении нормативов. Возможны отклонения, возникающие в результате действия непредвиденных обстоятельств, носящих разовый, единичный характер. Практически на всех предприятиях случаются отклонения сезонного характера.

Для того чтобы анализ отклонений дал действенные результаты, предварительно следует выяснить, какие составляющие отклонений обусловлены производственными причинами, а какие — ошибками планирования. И только после этого следует концентрировать свои усилия на совершенствовании производственного менеджмента или системы нормирования.

Подготовка информационной системы к эксплуатации на конкретном предприятии — это трудоемкий процесс, связанный с переосмыслением руководством предприятия ряда организационных мероприятий, нормативов, принципов ценообразования, схем документооборота и пр. Как показывает практика, стремление запустить систему сразу в полном объеме только затягивает процесс, поскольку требует значительной подготовительной аналитической и организационной работы, которая, в свою очередь, выполняется при полном отсутствии опыта эксплуатации конкретной системы. Процесс внедрения должен строиться на принципе поэтапного ввода системы в эксплуатацию с постепенным наращиванием функциональности. В этом случае обеспечивается быстрая отдача от системы и исключается принятие поспешных внедренческих решений.

Можно рекомендовать следующую последовательность порядка настройки системы:

• базовые настройки;
• настройка расчета заказа;
• настройка расчета плановой себестоимости;
• настройка системы на организацию рабочего процесса.

Базовые настройки

Задача первого этапа — выполнить настройки, которые существенно влияют на содержание дальнейших работ и без которых функционирование системы невозможно. Система поставляется с предварительной настройкой части базовых справочников, поэтому в большинстве случаев достаточно убедиться в том, что их установки соответствуют требованиям.

Перед выполнением настроек необходимо выбрать базовую валюту, в которой будет выражаться стоимость производственных ресурсов и производиться расчет заказа, и подготовить описание организационной структуры предприятия с перечнем оборудования в каждом производственном подразделении.

Практически все современные системы управления поддерживают многовалютный учет. В системе могут быть зафиксированы четыре понятия, связанные с валютным учетом:

• национальная валюта — параметр, который определен исключительно для удобства заполнения справочника курсов валют. Курсы всех валют вводятся по отношению к национальной валюте;
• базовая валюта — это параметр, определяющий валюту внутреннего учета. Все стоимостные нормативы и себестоимость ресурсов должны быть заданы в базовой валюте. Все аналитические формы и ведомости, а также результаты расчетов отображаются в базовой валюте. В тех случаях, когда реальная операция учитывается в какой­либо другой валюте, всегда параллельно сохраняется сумма в базовой валюте, которая рассчитывается по курсу на день операции;
• валюта договора — валюта, в которой фиксируется договорная стоимость заказа и состояние расчетов с заказчиком. Например, если стоимость заказа зафиксирована в евро, накладная оформляется в рублях, а оплата производится частично в долларах, частично в рублях, каждая операция будет приведена к евро по текущему курсу. При этом договорные обязательства будут считаться выполненными, когда суммы отгрузки и оплаты в евро совпадут со стоимостью тиража;
• валюта операции — валюта, в которой регистрируются учетные операции и формируются соответствующие им формы документов, такие как счет на оплату, отгрузочные накладные и др.

Прежде чем переходить к настройке расчетов, следует определиться с базовой валютой. В качестве базовой может быть установлена любая валюта, а ее выбор должен опираться исключительно на традиции внутреннего финансового учета (рис. 1).

Рис. 1. Справочник валют

Рис. 2. Описание структуры предприятия

Настройка системы на структуру предприятия

Система должна быть настроена на структуру конкретного предприятия (рис. 2). Описание структуры предприятия включает перечень подразделений с указанием их подчиненности, состав оборудования в производственных подразделениях, а также характеристики структурных единиц в рамках задач учета труда, расчета производственных затрат и планирования производства.

Расчет заказа

Расчет заказа базируется на пооперационном описании технологического процесса его изготовления. Процедура расчета заключается в том, что система рассчитывает для каждой технологической операции расход бумаги и материалов, продолжительность, выработку, плановую себестоимость (cost) и стоимость (price). Суммируя результаты расчетов, получаем итог по заказу в целом.

Для того чтобы система могла рассчитывать заказы любого вида, необходимо настроить соответствующие алгоритмы расчета для всех возможных технологических операций и всех видов технологического оборудования. Цель данного этапа — настроить систему для решения следующих задач:

• расчет потребности в бумаге с учетом норм технологических отходов;
• расчет нормативного времени выполнения операции;
• расчет расхода основных материалов;
• расчет плановой себестоимости;
• расчет нормативной стоимости заказа;
• подготовка коммерческого предложения, технологической карты и заявки на материалы.

Можно рекомендовать следующую последовательность действий:

• подготовить перечень операций, которыми описываются технологические процессы изготовления продукции;
• подготовить список допустимого оборудования для каждой операции;
• подготовить перечень субопераций, для которых будет выполняться нормирование;
• подготовить нормативы отходов материалов на технологические нужды для каждой субоперации;
• подготовить прейскуранты для расчета нормативной стоимости для каждой субоперации;
• подготовить нормативы продолжительности выполнения операций;
• подготовить нормативы расхода основных материалов;
• подготовить заполненные образцы технологических карт для типовых видов продукции предприятия;
• настроить справочник структуры предприятия;
• настроить список технологических операций (справочник технологических операций);
• настроить систему расчетов (справочник алгоритмов и нормировочные таблицы);
• настроить систему нормирования (привязать расчетные алгоритмы к операциям);
• подготовить шаблоны описания заказа для основных видов продукции;
• подготовить информацию для настройки системы;
• подготовить перечень технологических операций и состав оборудования.

Подготовку указанной информации следует начинать с определения состава производственного оборудования предприятия, под которым в данном случае понимаются те машины, для которых в дальнейшем будет выполняться планирование операций и вестись производственный учет. При этом список производственного оборудования может содержать не только полиграфическое оборудование, но и компьютеры сотрудников дизайн­бюро, автомобили, используемые для доставки продукции и материалов, и т.д., то есть любое оборудование, для которого будет выполняться нормирование и производственное планирование. В этот список входят и организации­субподрядчики. Рекомендуется следующий подход:

• составить список полиграфического оборудования;
• для каждой машины определить перечень технологических операций, принимая во внимание, что на некоторых машинах может выполняться несколько разных операций;
• с учетом подготовленной информации откорректировать справочник структуры предприятия.

Подготовка производственных нормативов

Для настройки автоматизированного расчета заказа необходимо по каждой технологической операции и субоперации подготовить алгоритмы расчетов следующих технико­экономических показателей:

• расход бумаги на запечатывание материала и на технологические нужды;
• расход дополнительных материалов (краска, фольга, лак и пр.);
• нормативное время выполнения операции;
• выработка операции;
• стоимость операции.

При подготовке данных для нормирования следует учитывать, что на любом промышленном предприятии процесс разработки производственных нормативов является непрерывным. Любые изменения парка оборудования, организационной структуры, рабочих процессов влияют на экономический результат. Наиболее достоверные нормативы можно получить только путем сбора и анализа данных производственного учета. Поэтому рекомендуется не пытаться на этапе предварительной настройки системы получить идеально настроенный расчет. Это приведет лишь к затягиванию процесса внедрения. Следует сразу запланировать несколько итераций настройки расчетных алгоритмов, опираясь на фактические данные производственного учета. Для разработки алгоритмов нормирования можно использовать следующие источники информации:

• производственные нормативы, утвержденные на предприятии (как правило, имеются на государственных и бывших государственных предприятиях);
• отраслевые нормативы;
• технические характеристики оборудования;
• данные производственного учета;
• нормативы отходов бумаги.

Нормативы технических отходов бумаги должны быть подготовлены для всех технологических операций, в которых обрабатывается запечатываемый материал. В зависимости от принятой на предприятии методики учета, технические отходы бумаги могут рассчитываться, в том числе, и для операций продольной резки рулонов, размотки рулонов бумаги и нарезки ее на листы, которые предваряют печать. Как правило, нормативы технических отходов бумаги на операцию включают норматив на приладку и норматив на тираж (табл. 1).

Таблица 1

Нормативная выработка

Показатель нормативной выработки отражает количество изделий или полуфабрикатов на выходе операции. Прежде чем приступить к разработке алгоритмов расчета выработки, следует определиться с детализацией технологических операций и единицами измерения выработки для каждой субоперации. Нормативная выработка должна указываться в тех единицах, в которых измеряется (отражается в нарядах) ее фактическое выполнение. Из этого следует, что детализация операций должна быть достаточной для регистрации процесса ее выполнения. Например, для операции печатания, если регистрация выработки производится только с целью контроля выполнения плана, достаточно в качестве выработки рассматривать выходной тираж. Если же производственным рабочим сдельно оплачивается каждая вспомогательная операция, то следует детализировать операцию печатания на такие субоперации, как подвоз бумаги, переустановка формата, замена красок, смывка, приладка и пр. Пример описания процедуры расчета выработки представлен в табл. 2.

Таблица 2

Нормативы расхода материалов

Прежде чем приступить к подготовке нормативов расхода материалов, следует определиться с перечнем материалов. Как правило, нормируются группы наиболее дорогостоящих материалов, а именно: пленки, формы, краска, лак, переплетные материалы, материалы для отделки.

При подготовке нормативов расхода материалов следует учитывать, что расход материала зависит от тиража субоперации или выработки. Для субоперации следует указывать нормативы расхода всех возможных видов основных материалов, а на ряде операций необходимо учитывать процент брака (фотовывод, изготовление форм и пр.). Конкретный вид норматива будет выбираться при описании технологического процесса заказа (табл. 3).

Таблица 3

Нормативная продолжительность операции

Нормативная продолжительность операции — один из важнейших параметров, который используется при расчете плановой себестоимости полиграфических услуг и в процессе производственного планирования.

Нормативная продолжительность операции (табл. 4) зависит от тиража и нормативной выработки, группы сложности операции, скорости машины, количества приладок. При подготовке нормативов следует учитывать, что существует ряд операций, оценка продолжительности которых носит субъективный характер (разработка дизайна) или зависит от организационных решений (ручные операции, где продолжительность зависит от предоставленных трудовых ресурсов, или операции, выполняемые на стороне, где сроки носят договорной характер).

Таблица 4

Плановая себестоимость операции

Плановая себестоимость заказа складывается из плановой себестоимости всех операций технологического процесса и стоимости основных материалов. Плановая себестоимость операции, в свою очередь, рассчитывается либо как произведение плановой себестоимости машино­часа на продолжительность операции, либо как произведение плановой себестоимости единицы выработки на выработку. Система позволяет рассчитать как плановую себестоимость машино­часа (табл. 5), так и плановую себестоимость единицы выработки. На этапе подготовки нормативной базы рекомендуется определиться с подходом и ввести плановую себестоимость соответствующей учетной единицы вручную: время или выработку.

Таблица 5

Нормативная стоимость операций

Существует несколько подходов к расчету нормативной стоимости заказа (табл. 6):

• расчет через нормативную рентабельность, заключающийся в том, что для технологических операций задаются коэффициенты рентабельности, которые применяются к плановой себестоимости операций, включенных в технологический процесс заказа;
• расчет, отталкивающийся от рыночной стоимости полиграфических услуг. В этом случае для каждой технологической операции указывается методика расчета стоимости, которая опирается только на цены рынка полиграфических услуг и может быть не связана с параметрами операции, в том числе и с ее плановой себестоимостью;
• расчет, ориентирующийся на рыночную стоимость полиграфической продукции. Подход заключается в том, что стоимость заказа определяется по прейскуранту для конкретного вида продукции, то есть исходные данные для расчета — это описательные параметры заказа, а не отдельных технологических операций.

Таблица 6

Выбор элемента операции

Каждая технологическая операция выполняется либо над изделием в целом, либо над какой­то его составной частью, которая называется деталью. Особенностью полиграфического производства является то, что детали первоначально компонуются на бумажных листах и операция может выполняться сразу над группой деталей, размещенных на одном листе. Таким образом, операция может выполняться и над экземпляром изделия, и над одной или несколькими деталями, и над одним или несколькими бумажными листами.

Объект, над которым выполняется операция, именуется элементом заказа, под которым может подразумеваться изделие, деталь, лист или спуск (сторона листа). В процессе настройки системы для каждой технологической операции должно быть определено, над каким элементом она должна выполняться. Система пооперационно выполняет расчет заказа в порядке, определенном технологическим маршрутом. Для каждой операции устанавливаются расчетные тиражи в разрезе указанных элементов, и эти тиражи могут быть использованы в качестве параметров при расчете плановых показателей операции. Таким образом, элемент — это еще и базовая учетная единица конкретной операции, в которой выражаются расчетные тиражи операции.

Выбор элемента операции очень важен для настройки расчета операции. В процессе такого расчета система применяет указанные алгоритмы для каждого элемента, который задействован в данной операции. Соответственно алгоритмы должны быть построены таким образом, чтобы результат относился именно к указанному элементу. Например, если для операции указан элемент «Спуск», то алгоритм расчета техотходов бумаги должен подразумевать отходы в листах на один спуск, а если выполняется заказ, в котором четыре спуска, система применит алгоритм для каждого из них, то есть итоговое количество листов отходов будет равно сумме техотходов по всем четырем спускам.

Таблица 7

При выборе элемента операции следует учитывать технологические особенности операции, конструктивные особенности оборудования, а также удобство использования элемента в качестве базы для расчета показателей операции (табл. 7). Иногда выбор очевиден: например, для операции изготовления форм в качестве элемента следует выбирать «спуск», поскольку операция реально выполняется по спускам и через количество спусков легко пронормировать все расчетные показатели (выработку, время, материалы, стоимость).

Но бывают ситуации, когда выбор элемента неоднозначен. Например, трафаретное лакирование, которое может быть сплошным — по спускам, или выборочным — по деталям; вывод пленок, который может выполняться по формату печати с автоматической раскладкой (по спускам) или по формату детали (по деталям) с дальнейшим ручным монтажом. В этой ситуации возможно настроить два и более вариантов расчета операции, например «Вывод пленок по формату печати» и «Вывод пленок по формату полосы».

Окончание следует

КомпьюАрт 6'2007