Выбор системы управления полиграфическим предприятием

В.В. Ковалева, Ю.Н. Самарин

Масштаб производства

Способ печати

Специализация по видам продукции

Цена базовой конфигурации

Модульность (возможность покупать только нужные модули)

Обмен данными с бухгалтерскими программами

Документооборот

Возможность самостоятельной настройки

Сроки внедрения

Возможность самостоятельной доработки системы

Возможность последующего обновления системы

Количество внедрений систем управления в типографиях

Обмен данными в формате JDF

Объем производства

Возможность самостоятельного освоения системы на основе прилагаемой технической документации

Экономический эффект от внедрения

Удобство интерфейса

Надежность фирмы-разработчика и фирмы-поставщика

Срок окупаемости

Поскольку в настоящее время на рынке предлагается более десяти различных систем управления полиграфическим предприятием (MIS), весьма актуальна проблема объективной оценки их пригодности для того или иного предприятия. С целью определения параметров выбора систем управления было опрошено более ста руководителей полиграфических предприятий, поскольку главным образом от них зависит решение о покупке и внедрении системы
управления полиграфическим предприятием. По результатам опроса можно выделить следующие существенные, с точки зрения директоров типографий, факторы:

• масштаб производства (малые, средние и крупные полиграфические предприятия);
• способ печати;
• специализация (по видам продукции);
• цена базовой конфигурации системы;
• модульность (возможность покупать только нужные модули);
• возможность обмена данными с бухгалтерскими программами;
• возможность управления документооборотом;
• возможность самостоятельной настройки;
• сроки внедрения;
• возможность самостоятельной доработки системы;
• возможность последующего обновления системы;
• число внедрений (проверка на практике);
• реализация обмена данными в формате JDF;
• объем производства;
• возможность самостоятельного освоения системы на основе прилагаемой технической документации;
• экономический эффект от внедрения;
• удобство интерфейса;
• надежность фирмы-разработчика и фирмы-поставщика;
• срок окупаемости.

Рассмотрим более подробно каждый из названных параметров.

Масштаб производства

Масштаб производства характеризуют такие показатели, как объем выпускаемой продукции в натуральном и стоимостном выражении, разнообразие номенклатуры изданий, численность персонала, стоимость основных и оборотных фондов. По масштабу производства различают крупные, средние и малые полиграфические предприятия.

Системы управления DISO, Prinect, Hiflex, «ЛИМ-Корпорация» предназначены для крупных предприятий с численностью персонала более ста человек.

К средним предприятиям относятся типографии, в которых работает от 16 до 100 человек. Для таких полиграфических предприятий предназначены системы управления Logicprint, «Адъютант», «Печатный цех» и «Типография».

Для малых предприятий, на которых работает до 15 человек, предназначены системы управления «Аплер», «Армекс», ASystem и PrintEffect.

Способ печати

Системы управления могут быть ориентированы либо на какой-то определенный способ печати, например офсет или флексографию, либо на несколько способов, либо могут быть универсальными.

Для одного способа печати предназначены системы управления «Армекс», PrintSmith и «Адъютант». Для двух способов — ASystem и «Аплер». К универсальным могут быть отнесены системы Hiflex, Prinect, DISO и PrintEffect.

Специализация по видам продукции

Специализация на выпуске технологически однородной продукции позволяет упростить производственную структуру и организацию производства в целом. Для формирования специализации необходимо унифицировать продукцию по оформлению, форматам, объемам и тиражам. Дальнейшее углубление специализации выполняется путем создания специализированных цехов и участков, а также внедрения поточных линий.

Печатную продукцию принято делить на следующие основные группы:

• газетная продукция — периодические издания в виде одного или нескольких не скрепленных между собой листов;
• журналы — периодические издания определенной тематики (направленности), состоящие из одной или нескольких сброшюрованных тетрадей. Журналы подразделяются на тонкие, состоящие из одной-четырех тетрадей, вложенных в обложку и скрепленных скобами (проволокой) внакидку, и толстые — содержащие более четырех тетрадей, вложенных в обложку и скрепленных бесшвейным клеевым способом;
• книги и брошюры — непериодические издания. Брошюра представляет собой издание объемом свыше четырех, но не более 48 страниц, а книга — издание объемом свыше 48 страниц (ГОСТ 16447-78). Книги и брошюры снабжаются обложкой или переплетной крышкой;
• листовая продукция — один или несколько листов любого формата без скрепления. К листовой продукции относятся афиши, плакаты, репродукции произведений живописи, а также буклеты, сфальцованные в два и более сгибов;
• картографическая продукция — карты и атласы. Последние по своей конструкции аналогичны книгам и брошюрам;
• упаковочная и этикеточная продукция;
• акцидентно-бланочная продукция — бланки, билеты, программы и т.д.;
• беловые товары — альбомы для рисования, блокноты, записные книжки, тетради для письма и т.д.

На выпуск технологически сложной продукции ориентированы системы DISO, Prinect, Hiflex и «ЛИМ-Корпорация».

Цена базовой конфигурации

Системы управления полиграфическими предприятиями представляют собой модульный программно-аппаратный комплекс. Каждый модуль, например формирования и калькуляции заказа или планирования и контроля за прохождением заказа, может устанавливаться на некоторое количество рабочих мест. Поэтому, говоря о цене систем управления, следует учитывать следующие факторы:

• стоимость базовой конфигурации (ядро с некоторым минимальным количеством рабочих мест);
• стоимость дополнительных модулей и их рабочих мест;
• стоимость адаптации и стоимость внедрения (варьируется в зависимости от глубины и сложности изменений, вносимых по требованию приобретающей систему типографии).

Также на формирование цены системы будет влиять необходимость ее информационной стыковки с другими функционирующими в типографии системами, например управления рабочими потоками допечатных процессов или поставляемыми с современной печатной техникой системами управления печатным цехом.

У российских разработчиков высокоуровневых полиграфических MIS стоимость базовой версии начинается от 10 тыс. долл., а стоимость рабочего места варьируется от 500 до 1500 долл. Как минимум еще 50% от получившейся стоимости придется инвестировать в доработку, адаптацию и внедрение MIS в типографии. Но и на этом затраты, как правило, не заканчиваются, так как приходится платить разработчикам MIS за поддержку системы в рабочем состоянии, доработку, развитие, расширение и т.д.

Стоимость базовой конфигурации зарубежных систем не меньше 100 тыс. долл., а стоимость рабочего места с адаптацией редко бывает ниже 4 тыс. долл. С учетом адаптации, внедрения, написания инструкций на русском языке цена импортной MIS для российских типографий составит не менее 250 тыс. долл.

В зависимости от стоимости системы управления полиграфическим предприятием можно разделить на три группы.

В первую группу входят простые системы стоимостью до 5 тыс. долл., предназначенные для малых предприятий. В этой группе доминируют российские продукты. Их довольно много, все они малофункциональны и предназначены в основном для выполнения простых бухгалтерских функций. Они имеют ограничения по количеству операций, по возможности наращивания мощности, по защищенности данных, но отличаются простотой в использовании и низкой стоимостью. К данной группе можно отнести следующие системы: «1С: Полиграфия 8.0», Apler, Logicprint, «Адъютант», PrintEffect, Armex, «Печатный цех», «Типография». Естественно, подобные программные продукты не подходят для больших предприятий.

Во вторую группу входят информационные системы стоимостью от 10 до 80 тыс. долл. — ASystem и « Лим-Корпорация». Их внедрение в производство оказывается достаточно затратным. В этих системах интегрированы функции управленческого и финансового учета. В отличие от продуктов первой группы, эти MIS имеют гибкую конфигурацию, поэтому большое значение приобретает способ внедрения этих продуктов.

В третью группу входят системы управления предприятием стоимостью от 80 тыс. долл. и выше, такие как Prinect, Hiflex и DISO. Подобных систем создано не очень много, а в России они не производятся вовсе, поэтому крупным корпорациям приходится использовать западные продукты. Эти системы функционально различны: в одних особенно хорошо развит производственный модуль, в других — финансовый. Для внедрения таких систем требуется команда опытных специалистов по техническим, финансовым и управленческим проблемам.

Модульность (возможность покупать только нужные модули)

Все системы управления строятся по модульному принципу, то есть состоят из разного количества модулей, каждый из которых можно устанавливать на нужное число компьютеров. Все модули должны быть адаптированы либо специально написаны для конкретных размеров и специфики функционирования той или иной типографии. Уровень автоматизации определяется набором функций, предоставляемых системой.

Благодаря модульности систем управления производством необходимые модули можно приобретать и внедрять поэтапно, что позволяет оптимизировать затраты типографии во времени [9]. В основе практически всех систем управления полиграфическим производством лежат следующие модули: калькуляция заказа, планирование и диспетчеризация производства, взаиморасчеты с покупателями и поставщиками, учет склада материалов и готовой продукции.

Обмен данными с бухгалтерскими программами

Обмен данными с бухгалтерскими программами позволяет автоматизировать управление финансами, в том числе бюджетированием, взаиморасчетами, бухгалтерским и налоговым учетом, учетом по МСФО, а также обеспечивает возможность формирования консолидированной отчетности. К сожалению, многие полиграфические предприятия сталкиваются со сложностями при организации обмена данными между системой управления предприятием и бухгалтерскими программами. В частности, в «1С:Бухгалтерия» отсутствует возможность экспорта данных [6].

На примере системы Hiflex рассмотрим реализацию связи с финансовым отделом и бухгалтерией. В Hiflex предусмотрены следующие возможности:

• совместимость с существующими на рынке финансовыми и платежными системами;
• возможности отбора и корректировки данных перед их передачей;
• автоматический обмен данными о дебиторах и кредиторах между системой Hiflex Print и финансово-бухгалтерскими системами. Система Hiflex Accounting Link обеспечивает обработку и передачу данных во внешние системы.

Пользователь Hiflex может идентифицировать передаваемые данные дебитора или кредитора по номеру либо по имени. Также есть возможность отбора только тех данных, которые были изменены со времени последней передачи. Перед тем как данные будут переданы, их можно просмотреть на экране или распечатать. Передача счетов-фактур осуществляется в соответствии с их датой. Внутрифирменные счета можно исключить из процесса передачи. Точно такая же процедура используется для платежных данных и данных по персоналу. Доступ к данным о дебиторах, кредиторах, плательщиках и персонале может быть разграничен для разных пользователей.

Поддерживают обмен данными с бухгалтерскими программами системы DISO, Prinect, Hiflex, «ЛИМ-Корпорация», «Печатный цех», «1С:Полиграфия», PrintEffect, «Адъютант», «Армекс». Системы «Типография», Logicprint, ASystem и «Аплер» обмен данными с бухгалтерскими программами не поддерживают.

Документооборот

Внутреннее управление информационными потоками базируется на организации документооборота и структуризации документов. Документооборот — это движение документов, осуществляемое по определенным маршрутам от места составления или поступления на предприятие до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Практики относят переработку и структуризацию массива внутренней информации к одной из важных проблем организации работы с внутренними информационными потоками. Другими словами, трата времени на поиск интересующей информации в тех или иных документах и на установление связи между найденными документами значительно замедляет и снижает качество обработки документации. В системах управления недостаточно ограничиться выполнением расчетов по тем или иным моделям, необходимо автоматизировать все стадии обработки информации: сбор первичной информации, ее передачу, обработку, хранение и доведение полученных результатов до конкретных пользователей данной системы управления.

Подавляющее большинство современных полиграфических предприятий имеют сложную схему информационных потоков вследствие специфики производства и нуждаются в эффективной системе управления документооборотом. Такая система должна решать все задачи документационного обеспечения управления. Документооборот должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скопления документов у одного исполнителя. Для правильной организации работы с документами должны быть четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Управление информационными потоками базируется также на стандартизации, унификации и информатизации документооборота [6].

Документооборот полиграфического предприятия формируется следующими документами:

• опросный лист представителя заказчика;
• бланк заказа;
• предварительная технологическая карта заказа с требованием на бумагу и материалы;
• калькуляция заказа;
• договор на услуги;
• окончательная (проверенная на этапе приема материалов для тиражирования и утверждения) технологическая карта заказа с требованием на бумагу и материалы;
• производственный план;
• сменное производственное задание;
• сменное требование на бумагу;
• сменное требование на расходные материалы.

Поддерживают функцию управления документооборота системы DISO, Prinect, Hiflex, «ЛИМ-Корпорация», «Адъютант» и «Аплер». В системах «Типография», Logicprint, ASystem, «Армекс», «Печатный цех», «1С:Полиграфия» и PrintEffect управление документооборотом не реализовано.

Возможность самостоятельной настройки

Системы управления для крупных предприятий, такие как DISO, Prinect, Hiflex, «ЛИМ-Корпорация», невозможно настроить самостоятельно — для этого требуются квалифицированные специалисты. Системы Logicprint, «Адъютант», «Печатный цех», «Типография», «Аплер», «Армекс», ASystem и PrintEffect можно настроить самостоятельно.

Сроки внедрения

Внедрению информационной системы управления должно предшествовать исследование предприятия, которое включает изучение его структуры, информационных потоков, документооборота, методики бухгалтерского учета и нормирования. Грамотное и полноценное внедрение подразумевает аудит существующего производственного процесса на предприятии, его оптимизацию, конфигурирование системы, обучение пользователей, интеграцию системы с существующим программным обеспечением.

Внедрение систем управления полиграфическими предприятиями

Обычно стоимость системы управления конкретным производством складывается из стоимости универсального программного обеспечения и стоимости внедрения. Б ольшая часть вложений приходится на внедрение, которое по стоимости в 2-3 раза превышает первоначальные затраты. При этом выполняются работы по построению бизнес-модели предприятия, ее оптимизации, настройке универсальной системы под конкретную модель и, наконец, непосредственно по внедрению. Этот процесс может длиться несколько лет, в результате чего компания становится зависимой от разработчика системы.

Обычно внедрение системы управления типографией проходит по следующей схеме:

• этап 1 — сбор информации, создание первичной базы данных, установка аппаратного обеспечения;
• этап 2 — обучение, тестирование (и оценка) системы;
• этап 3 — первичное внедрение с внутренними тренингами, наполнение базы данных по технологическому, складскому и бухгалтерскому направлениям;
• этап 4 (при необходимости) — параллельное тестирование.

Системы DISO, Prinect, Hiflex и «ЛИМ-Корпорация» внедряются в течение года-двух. Системы Logicprint, «Адъютант», «Печатный цех», «Типография» — от 4 месяцев до года. Системы «Аплер», «Армекс», ASystem и PrintEffect — от 3 недель до 2 месяцев.

Возможность самостоятельной доработки системы

По архитектуре системы делятся на закрытые и открытые. В первом случае пользователь не может вносить изменения в функционал системы, во втором случае изменения возможны. Системы управления полиграфическими предприятиями являются закрытыми и возможности самостоятельного изменения и дополнения модулей заказчиками не предусматриваются.

Возможность последующего обновления системы

Каждая система, как правило, постепенно совершенствуется разработчиками, и заказчики получают возможность периодического обновления программного обеспечения.

Количество внедрений систем управления в типографиях

Данные о числе внедрений систем управления полиграфическими предприятиями в России и странах СНГ представлены в таблице.

Обмен данными в формате JDF

JDF (Job Definition Format) — промышленный стандарт, созданный для обмена информацией между различными приложениями и системами в полиграфической промышленности. Использование JDF позволяет получить следующие преимущества:

• снижение затрат из-за уменьшения ошибок;
• повышение производительности;
• получение информации о текущем статусе работы в режиме реального времени;
• контролируемость и гибкость решений.

В системах зарубежного производства (DISO, Prinect и Hiflex) идея обмена данными в формате JDF реализована, однако в большинстве российских типографий возможности JDF не могут быть использованы в полном объеме, поскольку в них применяется устаревшее оборудование, не поддерживающее обмен данными. Российские системы управления полиграфическими предприятиями обмен данными в формате JDF не поддерживают.

Объем производства

Объем производства тесно связан с производственной мощностью полиграфического предприятия. Он может измеряться в натуральных показателях (например, количестве экземпляров газет, журналов, книг), в условных единицах (например, в условных краско-оттисках и листах-оттисках) и в стоимостных показателях. Если производится продукция одного наименования, то мощность удобно измерять в натуральных показателях. При производстве продукции нескольких видов с использованием различных технологических цепочек измерение мощности в натуральных физических единицах становится некорректным. В этом случае оценку мощности дают в условных единицах. При производстве разнородной продукции для определения производственной мощности отдельных единиц оборудования универсальной единицей измерения является машино-час [6].

Возможность самостоятельного освоения системы на основе прилагаемой технической документации

Возможно самостоятельное изучение на основе руководств по применению и технической документации таких систем, как Logicprint, «Адъютант», «Печатный цех», «Типография», «Аплер», «Армекс», ASystem и PrintEffect. Системы управления DISO, Prinect и Hiflex изучить на основе руководств и технической документации фактически невозможно в связи с их сложностью.

Экономический эффект от внедрения

Практика показывает, что внедрение систем управления обеспечивает следующие результаты:

• уровень затрат на предприятии снижается более чем на 12%;
• увеличение уровня рентабельности с 15 до 26%;
• увеличение оборота предприятия более чем на 20%;
• повышение уровня своевременности отгрузки продукции заказчику;
• рост отдачи технических и трудовых ресурсов на 10-15%;
• рост производительности на 5-20%;
• уменьшение уровня технологических отходов и брака на 20-40%;
• уменьшение объема незавершенного производства на 30%;
• увеличение загрузки оборудования на 45%;
• снижение времени простоев на 10-20%;
• снижение уровня прямых и косвенных издержек на 10-15%.

Удобство интерфейса

В системах управления используется интуитивно понятная, ориентированная на пользователя диалоговая структура интерфейса. На экран выводятся рабочее поле, кнопочная панель управления, а также строки меню и состояния. Кнопочная панель управления содержит основные режимы программы. Благодаря этому пользователь может легко выполнять ввод, обработку, сохранение или вывод информации и прослеживать прохождение документа в течение всего его жизненного цикла.

Некоторые системы управления предъявляют повышенные требования к квалификации оператора. При неправильном управлении эффективность использования системы снижается.

Надежность фирмы-разработчика и фирмы-поставщика

При выборе системы управления полиграфическим предприятием важным фактором является репутация и надежность фирмы-разработчика и фирмы-поставщика. Если компания работает на рынке больше 5 лет, стабильно развивается, является достаточно известной, имеет большой круг клиентов, свою собственную сервисную службу, то такая компания может считаться надежной и ее можно выбрать в качестве поставщика системы управления. Для обслуживания систем управления требуются высококвалифицированные инженеры с хорошим современным техническим образованием, прошедшие подготовку и обучение в учебных центрах поставщиков, а также хорошо разбирающиеся в технологических процессах полиграфии. Сервисные центры должны предлагать следующие услуги: внедрение и установку системы управления, консультации и обучение сотрудников компаний-заказчиков, сервисное обслуживание, гарантийный и послегарантийный ремонт.

Срок окупаемости

Средства, вложенные в автоматизацию производства, окупаются в среднем через 1,5-2 года после внедрения комплексной информационной системы на предприятии.

Окончание в следующем номере

КомпьюАрт 11'2007