Xerox FreeFlow Web Services 5.0 — эффективное взаимодействие типографии с заказчиками
Интенсивное развитие цифровой печати и автоматизированных систем управления печатными процессами естественным образом привело к появлению услуг дистанционного оформления заказов на печать. Понятие «поставщик печатных услуг» все чаще ассоциируется с окном компьютерной программы, с помощью которого можно, не выходя из офиса, оформить заказ на печать. Простая операция перетаскивания в компьютерном интерфейсе пиктограммы заказа в личную корзину инициирует серию сложнейших автоматизированных процессов по регистрации, расчету, проверке, формированию исходных файлов и их отправке в отдел допечатной подготовки типографии для подготовки к печати.
Перечисленные функции реализует программная среда Xerox FreeFlow Digital Workflow Collection. Этот набор инструментов для сквозного управления полиграфическими процессами включает пакет отработки допечатных процедур Process Manager, систему подготовки макетов Makeready, модуль управления печатными заданиями Print Manager и программный пакет Xerox FreeFlow Web Services 5.0, формирующий многофункциональный веб-интерфейс с полным набором используемых поставщиком печатных услуг компонентов Xerox FreeFlow Digital Workflow Collection. Главная задача Web Services 5.0 — предоставление заказчику возможности оперативного оформления заказа через Интернет, оплаты и отслеживания порядка его исполнения. Интегрированные системы автоматизации существенно сокращают время выполнения заказов, а потому снижают затраты на их исполнение и себестоимость продукции.
Внедрение Web Services 5.0 дает поставщику печатных услуг следующие преимущества:
- удобство ведения бизнес-процессов (в том числе клиентских баз, бухгалтерии, управления отгрузками
и пр.); - автоматический расчет стоимости заказа;
- работу по двум моделям расчета заказов: пооперационной, учитывающей стоимость расходных материалов, печати и послепечатной обработки, амортизационных затрат и прочего, или упрощенной каталожной, базирующейся на фиксированных ценах за единицу издания (при заказе из каталога);
- автоматическое получение новых заказов и их размещение в режиме 24Ѕ7;
- сведение к минимуму влияния человеческого фактора;
- автоматическую проверку поступивших от заказчика файлов (на разрешение, наличие шрифтов, нетриадных цветов, соответствие размеров) с последующей их конвертацией в PDF;
- автоматический спуск полос;
- генерацию и печать персонализированных документов;
- хранение в базе данных файлов и билетов заданий JDF (job ticket) ранее выполненных заказов, обеспечивающее быстроту и легкость их повторной печати;
- работу со всеми моделями промышленных цифровых печатных машин;
- интеграцию с системами управления допечатными процессами Heidelberg Prinect Printready и Creo Prinergy.
Одна из главных особенностей Web Services 5.0 — обработка не только статичных, но и персонализированных и имеющих несколько версий документов. Работа с переменными данными упрощается за счет специально разработанных шаблонов, хранящихся на сайте типографии, или загружаемых заказчиком баз данных (форматы TXT, XLS). Шаблоны удобны для клиентов, не имеющих в своем штате дизайнеров: нужно лишь указать параметры издания и загрузить требуемые файлы, а входящая в состав пакета программа выполнит их автоматическую верстку.
Заказчикам печатной продукции Web Services 5.0 обеспечивает следующие возможности:
- круглосуточную передачу заказов на выполнение и отслеживание порядка их прохождения в производстве;
- моментальный расчет заказа;
- два варианта оплаты: электронный платеж или традиционный банковский перевод;
- исключение телефонных переговоров;
- просмотр на экране монитора готовых PDF-файлов и их утверждение;
- мгновенное получение статуса работы в режиме онлайн или по электронной почте;
- свободный доступ к шаблонам персонализированных документов;
- быстроту повторного выполнения заказов.
Для отправки заказа не требуется установка специального ПО или наличие особых навыков: все операции выполняются с помощью стандартных веб-браузеров, поддерживаемых платформами Windows и Macintosh (Internet Explorer 6.0, Netscape Navigator 8.xx, Safari 1.3.2 (312.5), Firefox 1.5), а простоту и удобство работы с системой обеспечивает интуитивно понятный интерфейс. Заказчику нужно лишь выбрать параметры будущего издания, загрузить необходимые файлы на сервер поставщика печатных услуг и оплатить электронный счет.
При оформлении заказа пользователь выбирает вариант оформления издания, тип запечатываемого материала, тираж, вариант печати и послепечатной обработки, способ и время доставки, оставляет примечания и комментарии. На базе этих данных система формирует билет рабочего задания в формате JDF. Возможен как заказ из каталога имеющихся типовых работ, так и загрузка на сервер типографии своих файлов. В случае нестандартных заказов, невозможности выполнения задания в указанные сроки, а также при обнаружении ошибки в файлах система формирует соответствующее сообщение. Подобные сообщения, а также информация о стадии выполнения (статусе) заказа отображаются на сайте типографии или отправляются заказчику по электронной почте. Поставщик печатных услуг отслеживает оплату заказов, устанавливает для клиентов уровни привилегий, корректирует шаблоны и т.д.
В число базовых модулей Web Services 5.0 входят:
- Quick Print, отвечающий за быстрое перенаправление заданий на печать;
- Production Printer Settings, устанавливающий режим печати цифровой машины;
- Microsoft Security Certification, обеспечивающий безопасность системы с помощью сетевых сертификатов;
- Network Agent, предоставляющий доступ к периферийным файловым системам;
- FreeFlow Administration tool, включающий набор инструментов для работы с базами данных (в том числе DocuShare).
Модули Task Manager (отслеживает ход выполнения заданий) и File Manager (поддерживает доступ к файловой системе) частично дублируют функции основного ядра пакета.
Дополнительно поставляются следующие компоненты:
- «Конструктор книг» (Book Assembly) — выполняет автоматическую сборку издания заказчика на базе предоставленных им файлов, формирование готового спуска полос и предварительный просмотр издания с проверкой особенностей его оформления и способов скрепления;
- модуль электронной оплаты Credit Card Module — отвечает за проведение платежей посредством кредитных карт и электронных платежных систем;
- Data Export — модуль экспорта данных в различные программы и базы данных (например, в Excel);
- Site Customization — утилита настройки индивидуального интерфейса заказчика (в том числе прав доступа, привилегий и оформления);
- VIPP Emitter — модуль обработки переменной информации в формате VIPP (Visualisation in Participatory Programmes), функционирующий на любой VIPP-совместимой цифровой станции и обрабатывающий сложные персонализированные данные и большие массивы переменной информации. Данные передаются на печать в виде цифровых «контейнеров» VIPP (VIPP Print Container, VPC).
Пакет Web Services 5.0 вобрал в себя самое лучшее от предыдущих версий и системы iWay Prime от Press-Sense. К его уникальным возможностям относятся работа с электронными платежными системами, редактирование PDF-файлов, динамическая сборка книг и предварительный просмотр результата, индивидуально настраиваемый пользовательский интерфейс, поддержка билетов заданий JDF (job tickets) при использовании принт-серверов EFI, Creo и Xerox DocuSP, а также параллельная языковая поддержка.
Xerox FreeFlow Digital Workflow Collection — программно-аппаратный комплекс, базирующийся на открытых промышленных стандартах JDF, PDF и XML. Все его приложения (Web Services 5.0, Print Server, Makeready, Process Manager, Print Manager и др.) работают автономно или совместно, а также объединяются с продуктами партнерских фирм в единую программную среду.
Один из примеров такой интеграции — автоматизация допечатной подготовки типовых заказов на базе Web Services 5.0 и Process Manager. В рамках Process Manager реализована система предварительного анализа файлов (preflight) с указанием ключевых параметров проверки задания (профиля просмотра — preflight profile), позволяющего типографии сразу отбраковать повторяющиеся ошибки. Подключение к Web Services 5.0 модуля Print Manager позволяет выполнять контроль состояния печатных машин, а также связь с системами управления допечатными процессами Heidelberg Prinect Printready и Creo Prinergy. Интеграция с Output Manager обеспечит автоматическое распределение заданий на печать между несколькими печатными машинами.
Xerox FreeFlow Web Services 5.0 предназначен для типографий, издательств и интернет-магазинов цифровой печати. Внедрение системы позволяет сэкономить время и клиентов (им не нужно звонить в типографию с просьбой найти макет или отвозить готовые/измененные макеты), и типографии (оптимизируется загрузка персонала на приеме и обработке заказов, автоматически рассчитывается их стоимость, исключается путаница между заказами различных клиентов). При этом решается проблема приема заказов и хранения файлов клиентов, типография может обработать больше заказов, в результате чего растет прибыльность бизнеса.
В издательствах Xerox Web Services 5.0 удобен для печати ранее изданных книг по индивидуальному заказу. На сайте издательства размещается полный перечень книг, их краткое описание и стоимость печати: клиенты заказывают любые ранее выходившие и отсутствующие в продаже книги (ограниченный тираж специализированной литературы — от 1 экз.).
Для клиентов интернет-магазинов цифровой печати, не имеющих собственных дизайнеров/верстальщиков, предлагается вариант готовых шаблонов основных документов, а также сувенирная продукция с персонализацией или без нее (это могут быть шаблоны бланков, конвертов, визиток, счетов, календарей и т.д.). Необходимо лишь заполнить поля с персональными данными и загрузить логотип компании. Программа автоматически вставит все данные в шаблон, после чего клиент, не выходя из офиса, заказывает необходимый тираж и оплачивает счет через Интернет.
Давно и успешно использует продукты Xerox FreeFlow один из лидеров американского рынка цифровой печати — M&T Printing Group.
«C помощью программного обеспечения Xerox FreeFlow нам удалось снизить время простоев оборудования, увеличить количество выполняемых заказов, расширить диапазон услуг и привлечь новых клиентов. Внедрение FreeFlow обеспечило расширение бизнеса на 50% (вместо ожидаемых 5%) и десятикратный рост прибыли, — рассказывает генеральный директор M&T Printing Group Майк Фрум. — Работу начинали с обычной системы Xerox DocuTech, потом приобрели Xerox DocuColor 2045, а затем Xerox iGen3. Используя FreeFlow Process Manager, мы можем перенаправлять работу на ту или иную печатную машину, учитывая особенности заказа и характеристики оборудования. Функциональность Xerox FreeFlow помогла избавиться от многих ручных операций, в том числе трудоемких допечатных (проверки, нумерации и спуска полос), позволив обрабатывать больше заказов с меньшими затратами. Мы смогли предложить новые услуги, в числе которых печать переменных данных. Предоставление клиенту доступного поточного интерфейса, автоматизация процессов оформления заказа, обработки и печати документов, снижение затрат — неоспоримые достоинства продуктов Xerox FreeFlow».
Рассмотрим еще несколько интересных примеров использования Xerox FreeFlow Web Services 5.0.
Клиника Palmetto Health в шт. Каролина (США) включает три подразделения, 50 офисов, 1300 коек. В этом учреждении работает тысяча человек медицинского персонала и 7 тыс. человек общего штата. Оформление и печать медицинских документов долгое время были узким местом клиники. Приходилось использовать формуляры плохого качества (вторая-третья ксерокопия), не соответствовавшие общим стандартам. Медленный документооборот (в среднем — две недели) и большой архив документов сильно затрудняли работу.
Внедрение Xerox FreeFlow Web Services 5.0 и установка машины Xerox DocuColor 8000 обеспечили единое централизованное информационное пространство, поддерживающее работу примерно с 3 тыс. разновидностями форм документов и 50 руководствами. Кроме того, были организованы информационные хранилища для каждого отдела и базирующаяся на работе через Интернет система заказов. Персоналу теперь не приходится хранить устаревшие формуляры, печать нужных документов выполняется по первому требованию, резко увеличился документооборот — до 750 работ в месяц вместо ранее рекордных 260. Объем ежемесячно печатаемых документов достиг 1,2 млн страниц. Клиника значительно увеличила базу клиентов и вовлекла в информационную сеть еще четыре больницы.
В печатном центре университета Simon Fraser программные продукты Xerox способствовали повышению качества печати и увеличению прибыли. Печатный центр SFU Document Solutions предоставляет студентам и персоналу университета широкий спектр услуг — от цифровой до офсетной и трафаретной печати. Основные заказы — маркетинговые материалы, учебные пособия, курсовые и дипломные работы. Объем цифровой печати составляет 2 млн монохромных и 400 тыс. цветных страниц в месяц. Пятнадцать человек персонала центра работают в двухсменном режиме. Все начиналось с Xerox DocuTech 6135 и приложения Xerox FreeFlow Makeready. Сегодня же парк цифровой печатной техники расширился до четырех единиц, включая Xerox iGen3. Новое оборудование и ПО Xerox FreeFlow (в том числе Web Services 5.0) позволили быстро выполнять работу, удерживая цены на невысоком уровне.
Новая техника и программное обеспечение упростили выпуск коротких тиражей (от 1 экз.). В центре издают методические руководства в точном соответствии с числом студентов на каждом курсе, заметно экономя на бумаге. Литература для студентов оперативно печатается и предоставляется им в течение 24 часов. На Xerox iGen3 изготавливаются высококачественные и привлекательные цветные обложки.
Рабочий поток базируется Xerox FreeFlow. Файлы автоматически проверяются на соответствие и наличие шрифтов, отсутствие изображений низкого разрешения, правильность спусков полос, отсутствие нетриадных цветов и правильность размера страниц. Печать документов с переменными данными обеспечивает университету значительное преимущество перед конкурирующими учебными заведениями за счет персонального обращения к каждому студенту.
Рассмотренные примеры подтверждают успешность решения средствами Xerox FreeFlow Web Services 5.0 главной задачи — формирования гибкого коммуникационного канала между заказчиком и типографией. Решаются проблемы с постоянно занятым телефоном, ограниченным временем для расчета и оформления заказа, трудностями в обращении с FTP-ресурсами, упрощается контроль прохождения работ в производстве. Основной результат внедрения Web Services 5.0 — увеличение количества проводимых заказов благодаря резкому повышению эффективности их обработки, которая автоматически выполняется в круглосуточном режиме без привлечения дополнительного персонала. При этом снижается риск возникновения ошибок, связанных с человеческим фактором.