Автоматизация производственных процессов в типографии

Постановка задач и предлагаемые решения

Сергей Кащеев,
генеральный директор компании «Армекс»

Складской учет материалов и готовой продукции. Учет давальческого сырья

Учет заказов. Калькуляция заказов. Позаказный учет при оплате и отгрузке

Управление производством

Управление оборудованием и его обслуживанием. Планирование ремонтов

Управление отношениями с покупателями и поставщиками. Контроль показателей работы менеджеров

Бухгалтерский и управленческий учет Подготовка отчетности

Начинаем цикл публикаций, посвященных автоматизации процессов полиграфических предприятий. Дело это для российской полиграфии почти новое и неизведанное, но конкуренция заставляет руководителей типографий вкладывать средства в автоматизацию производства, что обеспечивает увеличение прибыли за счет минимизации количества ошибок и полиграфических отходов, а также улучшение дисциплины и повышение профессионализма сотрудников.
Итак, как принято в учебниках полиграфического производства, в первой статье рассматриваются общие сведения — речь пойдет о постановке задач и их программных решениях.

Точное количество работающих сегодня в России типографий и полиграфических салонов назвать невозможно. Статистические данные свидетельствуют, что их около 7 тыс. Зато специалисты ИТ-компаний, занимающихся автоматизацией предприятий этого сегмента рынка, могут с уверенностью сказать, что только около 10-15% полиграфических предприятий стремятся вести бизнес с учетом требований современного рынка. Подавляющее большинство руководителей по-прежнему считают своей первоочередной задачей обновление и модернизацию технического парка, а грамотное и эффективное построение бизнес-процессов оставляют на потом. В результате современное оборудование не обеспечивает желаемой отдачи.

Причин такого отношения к автоматизации производства достаточно много, а потому мы обозначим лишь сакраментальные вопросы, на которые руководители полиграфических предприятий часто не могут найти удовлетворительные ответы: кто и как их проблемы решит, что получится в результате, в какие сроки и за какие деньги?

Сегодня рынок предлагает большое количество систем автоматизации. В этой публикации мы остановимся на одной из них, разработанной компанией «Армекс» на основе известного программного продукта «1С:Предприятие 8.0» специально для полиграфической отрасли —
«1С: Полиграфия 8». Мы не будем рассказывать о преимуществах данного программного продукта, а поговорим о том, какие задачи можно решить с его помощью.

Складской учет материалов и готовой продукции. Учет давальческого сырья

Данная задача является одной из самых актуальных, поскольку рынок насыщен поставщиками полиграфических материалов, каждый из которых предлагает свою номенклатуру. Кроме того, дополнительную сложность в построении системы учета вызывает использование взаимозаменяемых материалов, что также приводит к увеличению числа позиций справочника. К этому добавляется широкий спектр готовой продукции. Необходимо также учитывать и изготовление товаров из давальческого сырья.

Указанные проблемы решаются благодаря следующим возможностям:

• учет материалов в разрезе свойств (формат, плотность);
• учет оборудования в разрезе свойств (вид оборудования, скорость печати);
• учет готовой продукции в разрезе свойств;
• наличие системы хранения макетов и поиска ссылок на макеты и изображения;
• учет товарно-материальных ценностей в различных единицах измерения на множестве складов;
• штрих-кодирование материалов и готовой продукции;
• задание плановой себестоимости номенклатуры.

Учет заказов. Калькуляция заказов. Позаказный учет при оплате и отгрузке

Точный расчет заказов по-прежнему остается основной и зачастую трудновыполнимой задачей для полиграфических предприятий, поскольку приходится оперировать большим количеством различных факторов, влияющих на стоимость заказа. Как правило, применяется несколько методик калькуляции стоимости заказов.

Система позволяет оперативно рассчитывать стоимость заказа, исходя из гибкой системы нормирования, учитывающей:

• различные параметры препрессовых и постпрессовых операций;
• различные параметры операций печати — красочность и разрешение печати, плотность и формат бумаги, используемое оборудование;
• применяемые материалы (бумага, краска и т.д.);
• виды и параметры используемого оборудования;
• необходимость привлечения субподрядчиков (доставка заказа).

Кроме того, программный продукт позволяет отслеживать прохождение заказа по всей технологической цепочке. Таким образом, каждый специалист знает, какие работы он будет выполнять в ближайшее время, а менеджер в любой момент может видеть статус заказа (рис. 1). При этом в систему заложена возможность резервировать на складе материалы под конкретный заказ, а также контролировать длительность выполнения заказа.

Рис. 1. Индикация статуса заказа

Рис. 2. Отчетность по заказам

Поскольку разрабатывали ПО специалисты, которые хорошо знакомы с работой типографий, в системе реализована возможность расчета стоимости заказа с учетом всех производственных операций и используемых материалов.

Система позволяет проводить анализ заказов, который наглядно показывает, какие работы уже оплачены, но товар не отгружен, а по каким срок оплаты уже просрочен. Можно также получить отчет по выполнению заказов за определенный период, по количеству изготовленных единиц и стоимости (рис. 2).

Управление производством

Основой управления производством в системе является планирование — календарное (предварительное) и посменное (откорректированное с учетом имеющихся ресурсов). По результатам посменного планирования руководители производственных подразделений могут получить график загрузки оборудования, определить потребности производства в материалах и полуфабрикатах, а также данные для последующего план-фактного анализа выпуска продукции.

Одна из важнейших задач в полиграфии — качественно загрузить производственные ресурсы. Это особенность данного сегмента рынка, которая объясняется достаточно длинной цепочкой производственного цикла, в котором может применяться значительное количество различных видов допечатного, печатного и послепечатного оборудования. Поэтому проблема эффективной диспетчеризации производства каждого конкретного заказа стоит достаточно остро. При этом необходимо отслеживать не только состояние, но и время — плановое и фактическое, необходимое для выполнения конкретного процесса. Эти данные могут быть впоследствии использованы для корректировки значений отнормированных показателей (рис. 3).

Рис. 3. Пример нормирования печатной операции

В системе предусмотрена возможность интеграции с производственным оборудованием. Эта функциональность в России применяется пока еще редко, но у нее большие перспективы. Судите сами: можно в автоматическом режиме отслеживать не только состояние заказа, но и его количественные показатели. Для решения этой задачи специалистами разработан программно-аппаратный комплекс «Армекс:АСУТП». Сигналы с датчиков данного комплекса будут поступать в информационную систему и дадут возможность осуществлять более точное планирование.

Таким образом, технологи, специалисты планово-экономических службы и руководители производства могут в автоматическом режиме решать следующие вопросы:

• нормирования приладки и технологических потерь печатного оборудования по времени печати, по листопрогонному тиражу в разрезе формата, плотности, разрешения, красочности и других параметров полиграфической продукции и оборудования;
• нормирования технологических потерь послепечатного оборудования в разрезе формата, количества выполненных операций и других параметров;
• нормирования стоимости, себестоимости и времени выполнения операции;
• плановой и фактической загрузки рабочих центров в разрезе заказов на полиграфическую продукцию с возможностью ручной корректировки.

Кроме того, руководители производственных подразделений, сотрудники складских служб и бухгалтерии могут наладить и вести учет:

• давальческого сырья;
• незавершенного производства;
• возвратных и безвозвратных отходов;
• исправимого и неисправимого брака;

а также проверку достаточности ключевых ресурсов.

Управление оборудованием и его обслуживанием. Планирование ремонтов

В автоматизированном режиме осуществляется:

• учет заказов на поставку оборудования, а также на выполнение работ по его обслуживанию;
• формирование плана закупок оборудования;
• отслеживание необходимости профилактики и ремонта оборудования по норме выработки заданных параметров;
• учет основных средств;
• амортизация основных средств;
• предоставление детальной информации о состоянии основных средств, анализ степени их износа.

Управление отношениями с покупателями и поставщиками. Контроль показателей работы менеджеров

Разработанный программный продукт — единственный сегодня на полиграфическом рынке, имеющий встроенную CRM-систему, что дает менеджерам возможность вести единую базу данных по всем контрагентам. С ее помощью можно рассылать предложения и новые прайс-листы, вести события по клиентам, осуществлять АВС-классификацию покупателей и XYZ-анализ продукции, а также проводить анализ эффективности работы с заказчиками и стадий взаимоотношений с ними.

Руководитель отдела продаж может проанализировать работу своих подчиненных по следующим параметрам: полнота заполнения информационной базы контрагентов и контактных лиц; изменение стадий взаимоотношений с покупателями; коэффициент удержания покупателей; количество зарегистрированных событий с покупателями; выполнение заказов покупателей; общая сумма выручки клиентов по отгрузкам за тот или иной период, прибыль и фактические оплаты по каждому менеджеру (рис. 4).

Рис. 4. Показатели работы менеджеров

Бухгалтерский и управленческий учет Подготовка отчетности

В системе также решена задача получения актуальных данных оперативного учета для ведения регламентированного бухгалтерского и налогового учета, а также автоматического формирования регламентированных форм бухгалтерской и налоговой отчетности.

На основе этих данных в автоматизированном режиме формируются динамические отчеты (динамика продаж за период с детализацией по дням, график поставок по заказам, график поступления денежных средств и т.д.) и аналитические отчеты (оценка складских запасов в отпускных ценах; анализ движения денежных средств по различным статьям; оценка кредиторской и дебиторской задолженности контрагентов (рис. 5) и т.д.).

Рис. 5. Анализ дебиторской задолженности

О том, как проходит реализация проектов по автоматизации полиграфических предприятий и какие сложности при этом возникают, читайте в следующей статье.

КомпьюАрт 6'2008