Программирование полиграфического бизнеса
Сергей Нежинский, директор по региональным продажам компании HIFLEX 
В условиях конкуренции на полиграфическом рынке выполнение заказов с высоким качеством является не единственным условием постоянного потока заказчиков. Первые вопросы заказчика касаются стоимости и сроков изготовления. Разумеется, для ответа на них можно использовать прайс-листы или «калькуляторы», позволяющие с достаточной точностью рассчитать стоимость и сроки при опытности персонала указать реальные. Но все это возможно, когда коллектив небольшой или работа ведется только с постоянным заказчиком и его почти фиксированным набором видов продукции.
Поэтому сейчас, когда не существует дефицита производственных мощностей и рост предприятий неминуем, возникает потребность в программном обеспечении, призванном если не решить все вопросы по бизнес-процессам типографии, то хотя бы стать хорошим инструментом, избавляющим от возможных ошибок и приблизительных значений. Разумеется, для наибольшего эффекта необходим проект автоматизации всего предприятия, а не отдельных его подразделений. Для этого существуют системы управления, включающие все основные функции, начиная с «калькулятора» и заканчивая модулем статистики.
Типовая логическая схема программного обеспечения, призванного решить задачу автоматизации, обычно имеет вид, представленный на рис. 1.
Рис. 1
Прежде чем начинать проект автоматизации в типографии, необходимо определить, подходит ли существующий бизнес-процесс для использования в системе управления. Успех проекта зависит во многом и от готовности предприятия к переменам. Даже гибкие системы, позволяющие произвести настройки практически под любые запросы заказчика, перестают быть эффективными, если пытаться подогнать их под процессы, отлично работающие без каких-либо форм автоматизации. Настройки системы могут включать абсолютно всё, но это приведет к обратному результату: чем больше ненужных элементов настраивается в системе, тем сильнее страдает качество самого решения.
Кроме того, каждая система уже содержит в себе оптимальную реализацию типового бизнес-процесса. Необходимо оценить возможность использования этого отлаженного механизма и, может быть, пересмотреть существующие на предприятии методики.
Большие сложности при внедрении создают устаревшие методики нормирования времени и технологических отходов, которые разрабатывались для ускорения ручных расчетов. Можно настроить систему и по этим данным, но в таком случае не используются возможности системы, которые, согласно тестам, дают результат, приближенный к реальным данным.
HIFLEX MIS (Management Information System — информационная система управления) — это высокотехнологичная, быстродействующая система, которая моделирует и поддерживает все бизнес-процессы, существующие в полиграфии. Это единственная в мире система, которая, кроме поддержки JDF-стандарта, сертифицирована по стандарту JDF организацией CIP4 (c мая 2008 года).
Сегодня HIFLEX, пожалуй, самая функционально полная система управления, разработанная специально для полиграфической отрасли. Успех ее на Западе обусловлен тем, что этот программный продукт имеет гибкое ядро, позволяющее без доработок и переделок системы провести ее внедрение на любом предприятии независимо от его величины и спектра выпускаемой продукции. А это сокращает издержки на внедрение как времени, так и людских ресурсов. К тому же компания HIFLEX — лидер в области JDF-технологий. Производители полиграфического оборудования активно сотрудничают с этой компанией, создавая совместные проекты для реализации связи управленческой системы и оборудования.
Основная задача системы HIFLEX — обеспечивать стабильную работу и взаимосвязь всех подразделений полиграфической компании внутри и взаимодействие с клиентами и поставщиками снаружи.
Система HIFLEX охватывает весь производственный цикл полиграфического предприятия: расчет калькуляции, подтверждение и учет заказов, резервирование и закупка материалов, работа с поставщиками и клиентами, планирование производства, учет хранения и доставки готовой продукции, хранение архива документооборота, складской учет и модуль электронного бизнеса: прием заказов при помощи Интернета и возможность отслеживания для клиентов стадий готовности продукции. Кроме того, в системе есть интерфейс ручного и автоматизированного сбора информации, полученной от полиграфического оборудования, и система статистической отчетности, которая позволяет анализировать деятельность предприятия.
Главная задача, решаемая в системах управления, — точный расчет плановой себестоимости, данные которого будут максимально приближены к фактическим затратам. И с этой задачей HIFLEX прекрасно справляется. Секрет прост: в HIFLEX используется экспертная система знаний и контроля технологических параметров оборудования и техпроцессов производства, позволяющая безошибочно и точно рассчитывать плановую себестоимость производимой продукции, для чего применяются механизмы контроля и поддержки принятия решения. Перенос экспертных знаний от людей-экспертов в индустриальную систему помогает ускорить процесс принятия решения и сократить количество ошибок.
При описании продукции в калькуляции система HIFLEX использует исходную информацию, а именно вид изделия, указание варианта части продукции (полуфабриката), формат, красочность, вид и плотность бумаги. Далее система по этим данным выдает спуск полос с учетом специфики производства, тиража и оптимального варианта технологической цепочки (рис. 2).
Рис. 2
То есть уже на этапе описания продукции в рассмотрении участвуют все данные по технологии: технологические припуски, наличие или отсутствие шлейфов, размеры подрезки по корешку, если они присутствуют, схема фальцовки, если количество полос и вид изделия подразумевают фальцовку. Вся информация по спускам подбирается системой в зависимости от технических возможностей оборудования, установленного в типографии, и цепочка технологических процессов строится согласно этим данным. Таким образом, в системе исключаются возможные ошибки, связанные с технологическим процессом.
После расчетов пользователь получает полный пооперационный перечень затрат на работы с разбивкой на приладки и на тираж, а также список необходимых для производства материалов.
Функции, предоставляемые пользователям «калькулятором» системы HIFLEX, являются в своем роде уникальными: лишь немногие системы используют данные технологических возможностей оборудования в своих расчетах и это единственная автоматизированная система управления, представленная сегодня на рынке, с возможностью формирования спуска полос с учетом требований применяемых технологий.
Данные по производственному процессу, включая все индивидуальные задачи, рассчитанные в модуле калькуляции, автоматически передаются модулю планирования, в котором рассчитываются сроки производства и возможные конфликты.
В процессе производства HIFLEX может принимать JMF-сообщения (обратная связь) непосредственно от машин. Они отображаются в режиме реального времени на производственном мониторе для всех машин, задействованных в сети, что обеспечивает персоналу, занимающемуся планированием, максимальный контроль над процессом производства заказов.
Для каждого производственного этапа определяется самый ранний начальный и самый поздний конечный срок выполнения работы. В указанном диапазоне времени программа планирования распределяет работы с минутной точностью, благодаря чему достигается полная оптимизация печатного процесса. Фиксированные сроки могут указываться дополнительно (рис. 3).
Рис. 3
В качестве опционального, но весьма востребованного сервиса в систему включен модуль «Электронный бизнес» (eBusiness). Он представляет собой эффективный инструмент взаимодействия предприятия с клиентами и поставщиками при помощи Интернета. Благодаря eBusiness полиграфические компании могут оказывать широкий ряд услуг удаленно. eBusiness позволяет моделировать повторяющиеся функции — от обработки данных до обработки заказа или создания в онлайне PDF-файлов, контроля склада готовой продукции, данных о цветопробах и состояния производства. Помимо возможности заказывать дополнительные тиражи уже существующей продукции, система предлагает различные функции для размещения заказов на листовки, визитные карточки и т.п. в едином корпоративном дизайне с индивидуальной информацией и с контролем посредством просмотра итоговых PDF-файлов.
Пользователи HIFLEX уже сегодня имеют суммарный оборот в 2,5 млрд евро. Предприятия, использующие систему HIFLEX, есть во всех областях полиграфического производства — коммерческая и периодическая печать, газеты, этикетки и упаковка. Пользователями системы HIFLEX могут быть и большой полиграфический комплекс, в котором число единиц оборудования превышает 100, и небольшая типография с одной-двумя печатными машинами и скромным набором отделочного оборудования. Наиболее удачный пример внедрения системы HIFLEX в России — это Первый полиграфический комбинат (www.1pk.ru), действительно передовое предприятие, применяющее в своей работе только новейшие технологии и предлагающее своим клиентам только качественную продукцию и сервис.
Читателей наверняка интересует немаловажный вопрос о стоимости этого решения. Стоимость внедрения зависит от сложности проекта. Временные затраты по настройке системы для предприятий разных уровней различны, поэтому ответить на вопрос о стоимости проекта внедрения можно, только рассмотрев каждый конкретный случай.
Помимо основной системы мы предлагаем также дополнительные сервисы: HIFLEX Webshop и HIFLEX PrintSupport, позволяющие владельцам компаний осуществлять полный цикл производства заказа без прямого общения с заказчиком. Клиенты самостоятельно описывают свою продукцию, отправляют PDF-файлы, производят оплату доступными электронными средствами, например при помощи платежных систем VISA или MasterСard, и указывают адрес доставки. Все остальные организационные действия по размещению заказа в производстве и контролю необходимых факторов система выполняет автоматически. Таким образом, можно приобрести систему начального уровня, выполняющую только основные задачи, а можно и расширенный вариант, который фактически выведет предприятие на новый уровень бизнеса.
Разумеется, вкладывая деньги в систему управления, любой руководитель задумывается, а принесут ли данные инвестиции результат. Не будут ли они напрасными? Или, может, выгоднее приобрести еще одну или даже несколько единиц оборудования?
Рынок диктует нам свои условия. И если раньше наличие высокотехнологичного оборудования гарантировало успех, то сейчас рынок насыщен качественным и высокопродуктивным оборудованием. И успеха добивается тот, кто быстрее и точнее в своих оценках и способен заглянуть в будущее.
В качестве примера можно взять первое звено полиграфического производства — менеджера отдела продаж, задача которого — продавать услуги. Если оценить время, которое затрачивается этим человеком непосредственно на продажи, то оно окажется не таким уж значительным. Ответ напрашивается сам собой. Позволяет ли система управления зарабатывать больше денег, если она оперативно рассчитывает калькуляцию производства продукции с достоверным и подробным перечнем затрат на работы и материалы с учетом всех особенностей производства и основываясь на технических и технологических параметрах оборудования? А если к тому же система не дает возможности сделать ошибку или не учесть необходимый параметр или технологические отходы?
Разумеется, всё можно проделать и при помощи обычного прайс-листа, но, во-первых, в прайс-листе невозможно учесть все особенности, нельзя оценить необходимый формат бумаги, исходя из геометрических параметров изделия, нельзя получить точный перечень материалов, а главное — определить сроки производства. Таким образом, в случае применения системы управления уже на начальном этапе формируется необходимая информация для производства.
Экономическая стоимость разного рода ошибок, возникающих в производстве из-за неучтенных технологических особенностей или неграмотного планирования и, как следствие, приводящих к браку, переделкам и срыву сроков, может выражаться серьезными цифрами. Система HIFLEX позволяет свести такие потери к минимуму. Таким образом, сэкономленные денежные средства будут оставаться в прибыли предприятия благодаря использованию системы автоматизации.