Снимаем сливки: новые возможности автоматизации печати через Интернет
Достижение практических результатов
Эффективное управление производством
Более гибкое предоставление услуг
Возможности печати переменных данных
История успеха: как небольшая дизайнерская студия стала полноценной сервисной компанией
Когда 10 лет назад компании-первопроходцы открыли первые сайты
в Интернете, то получили очень мощное конкурентное преимущество на рынке, которое и не снилось тем, кто пришел потом. Конечно,
те, кто были вторыми и третьими, тоже приобрели все выгоды
от работы с клиентами и партнерами через Всемирую паутину,
но, как известно, пионер рынка снимает самые жирные сливки.
Сегодня ставшие вторыми и третьими клянутся, что больше
не совершат подобной ошибки и не упустят такую возможность.
Но так ли это? Проникновение Интернета сегодня практически повсеместное, но можете ли вы сказать, что используете преимущества веб-коммуникации в вашем бизнесе на все 100%?
В условиях кризиса типографиям стало работать гораздо сложнее: количество заказов сократилось, клиентов стало меньше, конкуренция возросла. В данной ситуации очень важно не упустить заказчика. Как этого добиться, если понижать до бесконечности стоимость услуг невозможно? Ответ на поверхности — сделайте так, чтобы клиенту было максимально удобно и комфортно работать именно с вашей типографией. Часто возникают срочные заказы, требующие оперативной реакции, которые к тому же могут поступить в нерабочее время, — предложите клиенту поддержку 24 часа в сутки. Если клиент получит возможность контролировать весь процесс печати и быть в курсе того, что происходит с его заказом, это позволит избежать ошибок с версиями файлов, когда в печать поступает не та версия документа. При этом клиент сможет следить через Интернет или получать уведомления на e-mail о статусе выполнения заказа. Для заказчика это означает удобство и уверенность в качественном и оперативном выполнении заказа, а для типографии — высокий уровень лояльности клиентов и уверенность в том, что ни один заказ не будет упущен.
Все эти сервисы можно предоставить с помощью программного обеспечения Xerox FreeFlow Web Services 7.0. Оно представляет собой решение для печати через Интернет, поддерживающее круглосуточный постоянный доступ клиентов к предоставляемым услугам. Но это только половина его возможностей. ПО FreeFlow Web Services позволяет создать нечто большее, чем стол заказов для печати через Интернет. Оно представляет собой законченную бизнес-систему, объединяющую и автоматизирующую заказы через Интернет, создание файлов, индивидуальную настройку, подготовку к печати, согласование, непосредственно печать и доставку заказа. Всё это позволяет поднять эффективность производства, снизить эксплуатационные затраты и открыть новые возможности для развития бизнеса.
Достижение практических результатов
Для увеличения объемов печати необходимо обеспечить клиентам доступность, предоставлять им качественные товары и услуги и полностью удовлетворять их потребности. Используемые в FreeFlow Web Services каталоги, сопровождаемые эскизными изображениями, значительно облегчают заказ, отслеживание и повторную печать заданий. Кроме того, расширению бизнеса способствуют кросс-продажи различных продуктов существующим клиентам, выход на новые рынки с использованием функции печати из электронной почты или внедрение в веб-сайт HTML-каталога для привлечения потенциальных клиентов.
FreeFlow Web Services способствует росту бизнеса с помощью:
- увеличения количества заказов;
- обеспечения возможности простой повторной печати сохраненных в памяти файлов;
- увеличения количества клиентов и повышения доли их расходов на печать;
- обеспечения постоянного круглосуточного доступа и обслуживания;
- возможности выхода на новые рынки, приобретения новых клиентов и сотрудничества с новыми организациями;
- возможности легко предоставлять новые услуги, такие как электронная коммерция, целевые компании и встроенные возможности персонализации;
- оплаты заказов кредитной картой или с использованием платежных систем.
 |
|
Удобство для клиентов
Возможность индивидуальной настройки печати через Интернет является для заказчиков беспрецедентным средством управления печатью за счет постоянного круглосуточного доступа к предоставляемым услугам. Клиент может оформить заказ на новое задание, отправив исходные файлы, указав настройки печати и финишной обработки (паспорт задания) через простой, интуитивно понятный и наглядный веб-интерфейс. Паспорт содержит все инструкции, необходимые для успешного выполнения задания. Клиенту предоставляются также гибкие возможности проверки корректности макетов. Уникальные требования могут передаваться через «Поле для комментариев» в бланке заказа. Пользовательский интерфейс можно настраивать индивидуально в зависимости от типа заказываемого задания — от простых бумажных документов до сложных заданий, включающих, например, ламинирование.
Преобразование в формат PDF осуществляется при загрузке файла в систему FreeFlow Web Services. После преобразования в формат PDF файл может быть использован в системе для выполнения различных операций допечатной подготовки. FreeFlow Web Services поддерживает два типа создания PDF-файлов: на сервере и в клиентской системе средствами драйвера печати. FreeFlow Web Services позволяет преобразовывать в PDF большое количество форматов файлов, включая все полиграфические и офисные форматы.
Размещение заказа, отслеживание его выполнения и оплата в режиме онлайн значительно экономят время и средства клиентов. FreeFlow Web Services автоматически рассчитывает стоимость каждого задания и заказа в целом, включая стоимость доставки и налоги. Кроме того, в любое удобное время и из любой точки земного шара клиенту доступны сметы, отчеты о расходах, изображения с достоверными цветами в формате PDF, паспорта заданий и многое другое. Он получает уведомление по электронной почте каждый раз, когда завершается очередной этап выполнения задания, — таким образом, отпадает необходимость периодически проверять состояние заказа.
Программное обеспечение FreeFlow Web Services позволит удовлетворить потребности любого клиента с помощью тонкой настройки процесса под его задачи, модернизации всех процессов и предоставления дополнительных услуг.
|
|
Эффективное управление производством
FreeFlow Web Services позволяет увеличить количество поступающих и выполняемых заказов при сокращении эксплуатационных затрат. Возможность для клиентов заниматься собственным заданием, отслеживать его выполнение и оплачивать готовую работу снимает ответственность с персонала исполнителя, который потратит освободившееся время на развитие бизнеса. Более того, FreeFlow Web Services позволяет значительно быстрее обновлять информацию о статусе задания, доставке и выставлении счетов, а также передавать задания на любой доступный принтер.
В результате обеспечивается ускорение всего рабочего процесса.
Программное обеспечение FreeFlow Web Services интегрировано с технологией промышленной печати Xerox. Оно предусматривает несколько методов осуществления связи с промышленными принтерами Xerox или другими модулями FreeFlow. Один из методов использует новый стандарт описания заданий Job Definition Format (JDF) и протокол Job Messaging Format (JMF). Поскольку изначально не все промышленные принтеры поддерживают стандарт JDF/JMF, для передачи заданий на печать из системы FreeFlow Web Services на принтеры можно использовать другие модули FreeFlow, такие как FreeFlow Print Manager, FreeFlow Process Manager или FreeFlow Output Manager.
Программное обеспечение FreeFlow Web Services и опциональные программные модули, устанавливаемые дополнительно по выбору компании-заказчика, рассчитаны на удовлетворение потребностей поставщиков услуг печати, обеспечивая управление производственным рабочим процессом наряду с другими сопряженными системами.
|
|
Более гибкое предоставление услуг
Использование наряду с FreeFlow Web Services различных дополнительных модулей позволяет создать дополнительные возможности и сформировать наиболее удобное решение.
Модуль Order Center объединяет в одно приложение заказы, поступившие через Интернет, по телефону, факсу или доставленные заказчиком лично. Данная опция предоставляет уникальные возможности сопровождения заказа, позволяет осуществлять всесторонний контроль на всех этапах, начиная с процедуры оформления заказа и в течение всего процесса его производства и доставки, а функции биллинга позволяют генерировать счета, отслеживать непогашенную задолженность и обеспечивают правильное выставление счетов за все работы с первого раза.
Модуль Site Customization позволяет провайдеру услуг создавать индивидуально настроенные веб-порталы, соответствующие стилю компании как внешне, так и внутренне. Таким образом, провайдер услуг печати становится стратегическим партнером своего клиента — он управляет веб-оболочками и настраивает их для клиента печати, предоставляя ему полное управление дизайном основных окон приложения, а также шрифтами, цветом и размером. Возможность использовать удобный веб-интерфейс повышает вероятность повторного обращения клиента.
Модуль Book Assembly предоставляет заказчикам возможность динамически создавать книги из нескольких отдельных файлов, а также, используя программные средства, можно предварительно просматривать образ книги с различными вариантами переплета и вставками разделителей с выступами.
Модуль Credit Card/Online Payment позволяет организовать безопасную оперативную оплату с помощью кредитных карт или систем онлайн-оплаты с использованием таких популярных сайтов электронной коммерции, как PayPal, DebiTech, Moneris, Paymaster, Saferpay, Authorize.net, Tranzila, Citelis и др. Возможна интеграция с российскими платежными системами.
Модуль Data Export снижает число ошибок, позволяя операторам печати легко экспортировать данные из FreeFlow Web Services прямо в периферийные системы, существующие в организации, включая системы ведения бухгалтерского учета, экономического анализа и оценки, а также таблицы Excel. С помощью этой опции пользователь может включить экспорт данных в формате XML по каждому заказу. Модуль Data Export необходим для функционирования модуля LDAP Adapter, который позволяет проводить аутентификацию пользователей при входе в систему с помощью службы каталогов, и работает вместе с ним.
|
|
Возможности печати переменных данных
Важным элементом электронного бизнеса печати является использование возможностей персонализации.
И FreeFlow Web Services предлагает многие из них.
ПО FreeFlow Web Services поддерживает базовую персонализацию текста и изображений благодаря пошаговому мастеру настройки переменных данных с возможностью промежуточного просмотра. Для создания или настройки базовой персонализации никакие дополнительные инструменты не требуются. Надо просто добавить файл с данными и расположить их по шаблону. Программа сама подставит данные в нужные поля.
Дополнительно VIPP Emitter позволяет оптимизировать печать переменных данных за счет возможности печатать на любых используемых оператором печатных услуг серверах печати с поддержкой технологии VIPP.
|
|
История успеха: как небольшая дизайнерская студия стала полноценной сервисной компанией
Millennium Marketing Solutions была основана в 1990 году в США как студия, предлагающая услуги в области графического дизайна маркетинговых материалов. Экономические трудности, с которыми сегодня столкнулись многие отрасли, поставили перед компанией задачу активного привлечения новых клиентов и сохранения существующих.
Необходимо было решение, которое позволит Millennium Marketing Solutions более эффективно обрабатывать поступающие заказы и автоматизировать задачи по печати,
а ее клиентам — круглосуточно делать заказы, отслеживать их и оплачивать, но при этом снизит общие затраты в рамках рабочих процессов, уменьшит количество ошибок и времени, затрачиваемого на обработку заказа.
На производственной площадке Millennium Marketing Solutions площадью 830 м 2 была установлена типография, состоящая из Xerox DocuColor 2045, Xerox DocuColor 6060 и Xerox iGen3. Программное решение, предложенное Xerox, включало Xerox FreeFlow Web Services и FreeFlow Process Manager.
«После внедрения решения Xerox клиент, которому раньше приходилось ждать три дня, пока его брошюра будет напечатана, заходит в систему на клиентском веб-портале, загружает файлы и получает свой заказ на следующее утро, — рассказывает Кейт Типпетт (Keith Tippett), вице-президент Millennium Marketing Solutions. — Клиенты, которым для годового отчета нужно было подготовить точные данные об их заказах, теперь благодаря веб-порталу имеют возможность самостоятельно получить эту информацию, а также заказать канцелярские товары и рекламно-информационные материалы».
Сегодня более 50% заказов, которые получает компания, поступают через Интернет и более половины их автоматически перенаправляется на iGen3. Направление печати брошюр в специальном исполнении в Millennium Marketing Solutions выросло со 100 тыс. долларов в год (до автоматизации) до более чем
500 тыс. долларов в год после внедрения. Благодаря программному решению Xerox работа, которая традиционно отдавалась на аутсорсинг в офсетные типографии, теперь делается собственными силами и увеличивает прибыль компании.
«С Xerox вы не просто покупаете продукт, — добавляет Кейт Типпетт. — Вы также получаете законченное решение и техническую поддержку, которые помогают вашему бизнесу расти. Сегодня благодаря решениям Xerox мы занимаем лидерскую позицию на рынке, и наши конкуренты вынуждены догонять нас».
|
|