Техническое задание для дизайнера

А.П. Беляева, Ю.Н. Самарин, МГУП

Получение исходной информации по проекту

Реализация проекта

Утверждение проекта заказчиком

Значительный сегмент современного рынка полиграфических услуг занимает дизайн полиграфической продукции, включающий широкий спектр работ — от изготовления POS-материалов до разработки фирменного стиля и представительской документации.
В большинстве типографий есть дизайнер, а крупные типографии имеют дизайнерский отдел в составе допечатного цеха.
Независимо от типографий существуют дизайн-студии и рекламные агентства, которые взаимодействуют с ними по мере необходимости.

В типографиях взаимодействие с клиентом организовано с помощью, например, технической карты заказа, где указаны тираж, формат, красочность, вид скрепления и другие характеристики полиграфического изделия. Заказчик предоставляет оригинал-макет, и работа идет по известной схеме: проверка в отделе препресса, вывод форм или пленок (если это необходимо), печать, послепечатная обработка и отгрузка заказа.

В дизайн-студиях процесс общения с клиентом налажен не так хорошо. Это связано со спецификой работы, потому что дизайн — во многом творческий процесс, который сложно документировать, привести к единым требованиям. Из этого следует, что часто возникают неточности в организации работы, неясности в оригинал-макете и, самое прискорбное — грубые ошибки со стороны как дизайнера, так и клиента. Этому есть несколько причин, но самая весомая из них — недопонимание между клиентом и дизайнером. В свою очередь, оно вызвано недостатком информации о проекте, искаженной ее подачей и т.д.

Существует множество программных продуктов для автоматизации управления на допечатной стадии полиграфического производства, но на современном российском рынке нет ни одной системы управления, которая учитывала бы технологические и информационные процессы, происходящие на стадии дизайна полиграфической продукции, хотя при современном развитии технологий печатания процесс создания концепции и оригинал-макета зачастую занимает больше времени, чем процесс изготовления самой печатной продукции. Это происходит по следующим причинам:

• дизайнеру требуется обработать и структурировать большое количество разнородной информации, которая нужна для изготовления оригинал-макета; в зависимости от объема и сложности заказа количество этой информации изменяется;
• дополнительное время тратится на исправление ошибок и утверждение оригинал-макета;
• требуется определенное время на создание, заполнение и подписание юридических документов.

Таким образом, необходимо найти решение, которое могло бы сократить время работы и минимизировать ошибки на стадии создания оригинал-макета. Все эти проблемы отчасти решаются с помощью технического задания для дизайнера, применение которого обеспечивает следующие дополнительные достоинства:

• структурированная информация удобна для восприятия;
• стоимость вызвавших переверстку ошибок по вине заказчика легче оценить;
• прописывать пункты юридических документов на основе технического задания можно автоматически.

В дизайн-студиях, которые не первый год существуют на рынке и сталкиваются с подобной проблемой, есть подобие технического задания. Но оно возникло стихийно, как обобщение субъективного опыта работы с клиентами в данной фирме. Нас же интересует обобщенный процесс разработки и внедрения технического задания.

Техническое задание (далее — ТЗ) существует фактически для любого рода профессиональной деятельности, будь то строительство, разработка программного обеспечения или системы управления. В нашем случае ТЗ — документ, предназначенный для дизайнера, в котором описываются требования, предъявляемые к проекту, а также сведения, относящиеся к деятельности заказчика, или свойства продукта, являющегося центральным объектом проекта.

Рассмотрим функции технического задания*.

Организационная функция. С помощью ТЗ можно упорядочить работу дизайнера и превратить ее из творческого хаоса в последовательное созидание.

При введении ТЗ необходимость держать в голове всю информацию отпадает. Из жизненного пространства дизайнера тут же исчезнет ворох разнородных бумажек, а из компьютерного — десятки мегабайт электронного мусора. Работа превратится в простую очередь заданий. Имея такую схему работы, дизайнеру больше не потребуется тратить усилия на вторичные для него вещи, и все свое время он сможете посвятить тому, что не требует упорядочения, — творчеству.

Информационная функция. Основное преимущество ТЗ перед другими формами предоставления информации по проекту — его структурированность. ТЗ должно быть составлено так, чтобы из него дизайнер мог почерпнуть именно ту информацию, которая его интересует, именно в той форме, в какой дизайнеру легче всего ее воспринимать, и именно в том количестве, в котором она будет необходима для выполнения заказа.

Грамотно составленное ТЗ может стать единственным источником информации, необходимым для выполнения проекта. Работа дизайнера поделена на несколько типовых последовательностей действий, которые требуют типовых входных данных. А если входные данные типовые, значит, их можно предоставлять дизайнеру в типовом виде. Следовательно, вместо одной формы ТЗ можно сделать несколько — по одной на каждый вид дизайн-работ.

Коммуникационная функция. ТЗ может задать нужное направление в работе дизайнера и, как следствие, способствовать скорейшему принятию макета. Подробно составленное ТЗ помогает дизайнеру почувствовать клиента и выполнить работу, отвечающую вкусам клиента и его представлениям о конечном результате.

Юридическая функция. Иногда клиенты просто «забывают» о своих первоначальных требованиях к макету и в процессе работы или, что еще хуже, утверждения выставляют новые требования. ТЗ, а также отработанная схема работы с клиентом (количество вариантов, количество доработок и т.д.) оставляет дизайнеру возможность переложить расходы по переделке макета на клиента.

Следующий момент — всевозможные ошибки на стадии оформления заказа. Ошибки бывают разными, но причина, как правило, одна — неаккуратное оформление заказа. При этом отсутствие ТЗ довольно часто является поводом свалить всю вину на дизайнера.

Таким образом, внедрение практики технического задания в дизайн-студии может значительно облегчить работу дизайнера. Остановимся подробнее на этапах работы над проектом и рассмотрим их в ключе применения технического задания.

Получение исходной информации по проекту

Цель клиента — как можно точнее объяснить, что требуется получить на завершающем этапе проекта, а задача дизайнера — понять, на основе каких исходных материалов будет проходить работа.

В таблице описаны способы коммуникации с клиентом.

На практике же применяют комбинацию этих способов коммуникации. В общих чертах проект, его стоимость и сроки исполнения оговариваются по телефону (в случае крупного и сложного проекта — лично при встрече с клиентом); входящие файлы можно получить с помощью электронной почты или FTP, мелкие детали опять же можно обговорить в ISQ.

При отсутствии технического задания детали общения с клиентом передаются дизайнеру в произвольной форме. Пересланное по электронной почте письмо  — это в лучшем случае, хуже — если на словах (тогда менеджер может сыграть роль «испорченного телефона»). При личном общении с клиентом в процессе работы над заказом дизайнер теряет массу времени и сил (хотя не исключены случаи, когда это общение необходимо); опять же информация о проекте передается в неструктурированной форме. Грамотно составленное, проверенное менеджером, клиентом и дизайнером ТЗ может избавить всех от лишней головной боли.

К тому же необходимо учесть момент взаимодействия с типографией. Если клиент заранее знает, где будет печататься заказ, необходимо получить технические требования типографии к входящим файлам, в лучшем случае — цветовые профили. Обычно для этого достаточно узнать название типографии (в большинстве случаев технические требования размещены на сайте). Если преимущество выбора типографии остается за дизайн-студией, необходимость узнавать технические требования отпадает — работа происходит с одной или несколькими типографиями, уже известными по предыдущим заказам. Ситуация еще больше упрощается для дизайнера в составе допечатного отдела типографии — в этом случае технические требования известны ему «по умолчанию».

Кроме вышеперечисленного, задачей дизайнера является оценка предложенных исходных материалов на предмет достаточности — указаны ли все элементы, необходимые для работы над заказом. В этом случае при грамотно составленном техническом задании оценить довольно просто — по заполненным графам ТЗ.

При размещении технического задания на сайте дизайн-студии можно свести коммуникацию с заказчиком к минимуму и значительно автоматизировать сам процесс:

• возможно выложить входящие файлы (допустим, до 30 Мбайт);
• всё то, что воспринималось на слух, теперь может быть задокументировано;
• по завершении заполнения ТЗ заказчиком возможна его проверка дизайнером, проверка достаточности входящих файлов, их качества, уточнение неточностей, наконец, утверждение ТЗ заказчиком (как выход — электронная подпись, предусмотренная форматом PDF);
• в техническое задание можно включить активные ссылки, разъясняющие клиенту технические моменты (что такое Pantone, CMYK или КБС).

Такой насущный вопрос, как стоимость работ, тоже решается с помощью ТЗ, которое наглядно показывает и дизайн-студии, и клиенту, какие работы и в каком объеме будут проводиться.

В случае применения ТЗ имеет место важный психологический момент: для клиента гораздо проще отделаться общими фразами по телефону, чем вдумчиво заполнять ТЗ. Как показывает практика, результат во многом зависит от грамотной подготовки материалов заказчиком (нельзя не согласиться, что даже при самом исключительном дизайне и хорошей печати впечатление от продукта может испортить всего одна грамматическая ошибка). Поэтому процесс заполнения ТЗ надо сделать как можно более понятным и легким — требовать от клиента необходимый минимум информации. К тому же нужно донести до заказчика простое правило: верно заполненное ТЗ — гарантия того, что работа будет выполнена в срок и в точности так, как требуется.

Подводя итоги этого этапа, приведем алгоритм принятия заказа в работу, основанный на применении технического задания:

1. Поступление заявки от клиента в менеджерский отдел. Клиент предоставляет первоначальную информацию (тип изделия, формат, общие требования, приемлемые сроки и т.д.). Менеджер примерно называет цену и сроки, исходя из ситуации на предприятии. Если менеджер и заказчик приходят к соглашению, заполняется техническое задание.

2. Составление технического задания. При крупном заказе техническое задание заполняется лично заказчиком в присутствии арт-директора — это исключает неточности и недопонимание между ними. Для мелких же заказов (или заказов от клиента, который уже работал с предприятием) достаточно менеджера. Заполнение ТЗ происходит по телефону, лично или на сайте компании. Например, менеджер при телефонном разговоре с заказчиком заполняет определенную форму ТЗ.

3. Утверждение технического задания. Составленное техническое задание подписывается обеими сторонами и является приложением к юридическому договору.

Реализация проекта

На данном этапе целью дизайнера является реализация проекта в соответствии с желаниями клиента и в срок, а в процессе работы — учет всех необходимых деталей как художественного, так и технического характера.

Во-первых, ТЗ помогает адекватно и быстро оценить сложность и соответственно время, затрачиваемое на выполнение заказа, а следовательно, более точно планировать рабочий график. Во-вторых, упрощается процесс работы — когда перед глазами у дизайнера есть список необходимых элементов, гораздо проще составить общую картину проекта. В-третьих, гораздо легче оценить работу дизайнера на предмет ошибок.

Наряду со всеми плюсами, необходимо отметить один существенный минус технического задания — это достаточно жесткие рамки, ограничивающие творческую составляющую работы дизайнера. Часто возникают ситуации, когда решения, предлагаемые заказчиком, не соответствуют представлениям дизайнера. Чтобы исключить такие спорные моменты, необходимо провести четкую границу — где заканчиваются полномочия клиента и начинается зона ответственности дизайнера. Другой выход — принцип «клиент всегда прав». Какой путь выбрать — личное дело каждого дизайнера.

Утверждение проекта заказчиком

Этот этап — самый сложный и неоднозначный, что обусловлено несколькими причинами:

• текст и иллюстрации могут измениться в процессе работы;
• в большинстве случаев клиенту предлагается несколько концепций и выбранный вариант дорабатывается и снова отправляется на утверждение;
• и, наконец, случай, когда «не нравится».

На своем опыте можем отметить, что работы, не требующие переделок и дополнений, — единичны. Практика показывает, что чем точнее клиентом описаны начальные пожелания, тем ближе к его представлениям окажется результат.

*Ширышев А. Техническое задание для дизайнера // http://eldesign.ru/write/designer/article02.

КомпьюАрт 6'2009