Как мы автоматизировали типографии

Марсель Шарифуллин, представитель фирмы Fidia в России, ранее директор Типографии МГУ
Сергей Пенов, программист, разработчик АСУП Print Expert

Введение

Создание и внедрение АСУП PRINT-EXPERT в типографии «Вива-Стар»

Внедрение АСУП в типографии МГУ и появление коммерческой версии PRINT-EXPERT

Заключение

Предыдущая публикация была посвящена автоматизации зарубежного полиграфического производства, а в данной статье речь пойдет о решении этой задачи в России.

Введение

Для меня тема автоматизации типографского производства стала актуальной в конце 2005 года, когда я вместе с другими сотрудниками был вынужден уйти из фирмы «Апостроф­принт», подвергшейся масштабной реорганизации. Как-то, рассуждая с руководителями типографии «Вива­Стар» о путях ее дальнейшего развития, мы пришли к выводу, что необходимо не только улучшать производственную базу и оптимизировать производственные процессы на техническом уровне, но и вообще подумать о глобальной автоматизированной системе управления типографским производством (АСУП). К тому моменту эта типография была одной из самых высокоорганизованных в России, и практически уже исчерпала другие способы совершенствования (об этом можно прочитать, например, в моей статье «Вива, Стар!» на сайте: http://www.marsel.ru/articles/viva.html). В продолжение этой идеи я даже попытался рекомендовать директорам типографии Сергею и Владимиру Земляных знакомого программиста Сергея Пенова, создателя внутренней системы управленческого учета «Апострофа», но из этого ничего не получилось. Проект не пошел: в состоянии постоянного аврала руководителям типографии, видимо, было некогда отвлекаться на посторонние дела, требующие большого количества времени, да и Пенов не сразу проникся типографским проектом.

Возможно, эта идея так и осталась бы на уровне разговоров, но через некоторое время, по стечению обстоятельств, она вдруг получила практическое продолжение. В то время руководитель отдела продаж «Апостроф­принта» Юрий Кожухов перешел работать в типографию «Вива­Стар» в качестве коммерческого директора, после чего мой первый же разговор с ним свернул на тему создания системы полного автоматизированного управления предприятием. Поработавшему в автоматизированной базе данных «Апострофа» Юрию не надо было объяснять преимущества такой модернизации, и он сразу стал главным проводником этой идеи в типографии «Вива­Стар». На этом мое участие в том проекте закончилось, и теперь уже Юрий Кожухов убедил братьев Земляных в необходимости создания и внедрения АСУП в «Вива­Стар», и стал, совместно с Сергеем Пеновым, ее главным идеологом и разработчиком.

Создание и внедрение АСУП PRINT-EXPERT в типографии «Вива-Стар»

Программный комплекс PRINT-EXPERT создавался с нуля как полная система управленческого учета, предназначенная для полиграфического предприятия. Основной целью было обеспечить полный контроль над прохождением заказов через типографию с минимальными затратами персонала на первичный ввод данных. Работы были начаты в 2006 году на базе типографии «Вива­Стар». К тому времени эта типография уже имела четко отлаженную систему управления и команду специалистов высокой квалификации. При этом учет велся в таблицах Excel. На определенном этапе развития такое делопроизводство стало сдерживающим фактором для дальнейшего развития типографии в связи с существенно увеличившимся штатом (более сотни сотрудников) и объемом заказов (по 30-40 приладок на каждой печатной машине в смену). Бурный рост типографии, непрерывно продолжавшийся в течение нескольких лет, приостановился — казалось, что достигнут потолок и дальнейшего роста заказов и производительности ждать уже не придется.

Тем не менее наличие грамотного, четко структурированного учета позволило при разработке программы сразу выявить и учесть специфические для офсетных типографий проблемы в организации управленческого учета. Поскольку в любой типографии все начинается с взаимодействия с клиентом и выполнения расчетов стоимостей заказов, разработка программы началась с блока заказов (рабочего места менеджера). Практически сразу разработчикам стало понятно, что классический подход с использованием справочника номенклатуры для офсетных типографий не годится — перечень продукции в полиграфии огромен и каждый заказ, по сути, является уникальным видом продукции. Поэтому был применен способ описания заказов с помощью базовых типов продукции и последовательности выполняемых технологических операций. Впоследствии это принятое по наитию решение полностью себя оправдало и стало одной из характерных особенностей программы PRINT-EXPERT. Сейчас, например, менеджеры типографий «Вива­Стар», используя справочник шаблонов всего из 10-15 позиций, могут выполнить расчет практически любой печатной продукции, и назвать цены в процессе непосредственного общения с клиентом по телефону. Разработанный гибкий алгоритм позволяет менеджеру генерировать расчеты даже на те виды продукции, про которые он раньше не слышал.

Создание и внедрение блока расчетов заняло порядка шести месяцев, при этом несколько раз переписывалось ядро программы, чтобы обеспечить высокое быстродействие системы при росте числа рабочих мест. Юрий, как высокопрофессиональный менеджер, предложил Сергею разработать сложные системы управления ценообразованием. В конечном варианте цены зависели не только от используемых материалов и задействованного оборудования, но и от персональной скидки конкретного заказчика, статуса менеджера (руководитель отдела мог давать большие скидки, чем менеджер), степени профильности заказа для типографии и многих других автоматических параметров. Коммерческий директор мог через АСУП оперативно управлять порогом цен на различные виды продукции для разных заказчиков или менеджеров. Кстати, именно этот механизм позволил в последующие 2-3 года безболезненно перепрофилировать и ориентировать типографию на работу только с высокорентабельными и удобными заказами (при этом на непрофильные заказы устанавливалась наценка, которая либо избавляла типографию от них, либо превращала в рентабельные).

Надо сказать, что менеджеры поначалу с недоверием и даже с нежеланием восприняли автоматизацию своих рабочих мест. Их можно было понять, ведь по новым правилам требовалось занести всю информацию о клиентах (нажитых непосильным трудом) в общую базу. Расчеты в первый период все дублировали в экселевских таблицах, и только после нескольких недель, убедившись, что суммы расчетов, посчитанных «вручную» и автоматически, не различаются между собой, менеджеры постепенно отказались от «мартышкиного труда». В итоге, внедрение блока в разы сократило время на выполнение расчетов и позволило нарастить объемы заказов. Дополнительным положительным результатом блока заказов стало наличие истории всех расчетов, а также одинаковость цифр на выходе у всех менеджеров отдела продаж. Теперь, даже в отсутствие своего менеджера другие сотрудники могли в процессе разговора с заказчиком по телефону «вспомнить» о посчитанных ранее заказах, данных ему ранее скидках и вообще представить себе всю историю его взаимоотношений с типографией «Вива­Стар». Ушел в прошлое ценовой развод типографии клиентами, общающимися одновременно с разными менеджерами типографии.

Успешная реализация блока расчетов позволила создать не менее эффективный блок управления производством. PRINT-EXPERT на основании введенного менеджером расчета автоматически формирует технологическую карту прохождения заказа. Таким образом, все данные трансформируются в очередь технологических операций и формируются списки всех необходимых материалов. Данный подход позволяет отлавливать все ошибки, допускаемые менеджерами при расчетах, и своевременно исправлять их. Тем самым исключаются финансовые потери типографии — PRINT-EXPERT гарантирует, что заказ, дошедший до стадии производства, полностью соответствует требуемым финансовым показателям. Если что­то не так, то технолог, просматривающий технологические карты, сразу может отметить нестыковку и вернуть заказ на доработку менеджеру, не пропустив его на производство. Для этого программа содержит удобный механизм для внутренних диалогов сотрудников и систему утверждений стадий выполнения заказов сотрудниками, ответственными за тот или иной участок работ.

По данным технологических карт очень просто формируются и заполняются заказами смены на каждую единицу оборудования. Технолог простым перетаскиванием строчек (как копирование файлов в папках Windows) может корректировать очередность и статус выполнения рабочих операций, а PRINT-EXPERT отслеживает правильность формирования и выполнения смен. Полностью исключается возможность забыть или просрочить время выполнения заказов. Рабочие типографии также имеют доступ к программе PRINT-EXPERT на своих местах, каждый из них видит в ней перечень работ, которые он должен выполнить в ближайшее время. Обязанность каждого сотрудника — отметить в программе нужную строчку перед началом выполнения каждой рабочей операции и указать чистый выход по завершении этого процесса. Всё происходит в реальном времени, поэтому менеджеры безо всяких звонков и хождений по типографии, со своего рабочего места могут в любой момент проконтролировать текущее состояние заказа и узнать планы, касающиеся его дальнейшего выполнения. Опираясь на эту информацию, он держит в курсе событий клиента, разместившего этот заказ, и информирует его о требуемой оплате, закрытии документов или отгрузке продукции.

Параллельно с производственным блоком происходит работа по обеспечению типографии необходимыми материалами. PRINT-EXPERT позволяет в автоматическом режиме рассчитывать и формировать список всех необходимых бумаг и расходных материалов для выполнения каждого заказа. В результате исключается возможность забыть про какой­либо материал или ошибиться в его количестве. Рабочие места менеджера по снабжению и кладовщика оптимизированы под специфику типографского учета и позволяют решать все задачи минимальным количеством ввода первичной информации. Так же как и в случае с клиентами, ведется точный учет всех взаиморасчетов с поставщиками и история контактов. Блок склада позволяет формировать приходы, расходы и резервирования материалов под конкретные заказы. Менеджер при обсуждении заказов может предлагать клиентам бумагу и другие материалы, имеющиеся в реальный момент в свободном состоянии на складе типографии.

PRINT-EXPERT позволяет использовать различные варианты учета бумаги. В типографии «Вива­Стар», например, бумага учитывается пачками и почти всегда заказывается под конкретные заказы, а в типографии МГУ применен полистный учет бумаги на собственных складах с закупкой бумаги впрок большими партиями. Открытый формат хранения данных в PRINT-EXPERT позволяет создавать дополнительные внешние отчеты силами сотрудников типографий и организовывать взаимодействие с другими программными системами, например с программой бухгалтерского учета «1С». В типографии «Вива­Стар» в бухгалтерской базе «1С» был создан блок взаимодействия с PRINT-EXPERT, позволяющий автоматически создавать счета по новым заказам, отслеживать изменения в заказах по уже созданным счетам, выполнять отгрузку готовой продукции. Наличие двух систем учета позволило удобным образом разграничить управленческий и бухгалтерский учет. Эти системы органично работали в общей связке, и в то же время в любой момент управленческая система PRINT-EXPERT могла быть отключена и заблокирована без ущерба для бухгалтерской базы «1С».

Вид окна PRINT-EXPERT на компьютере менеджера при вводе параметров заказа

Еще одним важнейшим модулем программы PRINT-EXPERT стали блоки автоматического расчета заработной платы персонала, работающего по сдельной системе оплаты труда, и комиссионного вознаграждения менеджеров. Эти важнейшие моменты теперь лишены субъективного подхода руководителей отделов и ведутся с электронной точностью, учитывая все нюансы работы того или иного сотрудника. Специальный блок программы отвечает за регистрацию брака, формирует все необходимые операции по его переделке, а также фиксирует штрафы сотрудников, виновных в браке, согласно заведенным и согласованным алгоритмам. Это позволило устранить в коллективе все разногласия по вопросам оплаты труда и реализовать практически любой подход к мотивации сотрудников. Таким образом, каждый сотрудник в режиме реального времени может увидеть свой финансовый результат за текущий месяц и проанализировать, каким образом он получен.

В процессе внедрения АСУП на базе программы PRINT-EXPERT затормозившая было типография «Вива­Стар» вновь возобновила стабильный рост оборота. К сожалению, в отличие от инсталляции нового оборудования или открытия нового направления, внедрение сложного программно-организационного продукта не позволяет точно посчитать полученный экономический эффект. Более того, программа — это всего лишь рабочий инструмент, который не гарантирует хорошего финансового положения типографии. Но в сочетании с высоким профессиональным уровнем сотрудников и качеством оперативного управления типографией этот инструмент способен творить чудеса. По косвенным оценкам Юрия Кожухова, эффект от внедрения АСУП составил порядка 10% от прибыли типографии и в материальном выражении ежемесячно измерялся миллионами рублей.

Внедрение АСУП в типографии МГУ и появление коммерческой версии PRINT-EXPERT

Хотя программа PRINT-EXPERT изначально и создавалась как специализированный продукт для конкретной типографии, ошеломительный успех и устойчивость программы, проверенные в работе «Вива­Стар» в течение нескольких лет, заставили разработчика пересмотреть свои взгляды на нее. В 2009 году Сергей Пенов приступил к разработке коммерческой версии PRINT-EXPERT на базе Типографии МГУ.

Здесь снова определенную роль сыграли мои хорошие отношения с Сергеем Пеновым.

Незадолго до этого я был назначен директором Типографии Московского государственного университета. Эта типография возрождалась из небытия, и после набора сотрудников, создания отдела продаж и приобретения минимально необходимого оборудования и опыта работ для выхода на коммерческий рынок следующим важнейшим шагом стала автоматизация системы управления предприятием. Разумеется, вопрос, какую программу использовать, передо мною, как директором типографии, стоял недолго.

Несмотря на то что все рабочие процессы в типографии «Вива­Стар» вроде уже были отлажены, в процессе внедрения PRINT-EXPERT в Типографии МГУ все оказалось не так просто. Номенклатура выпускаемой продукции здесь оказалась в два раза шире, чем в «Вива­Стар», оборудование тоже было совсем другое: с одной стороны, машин было гораздо больше, с другой — они были менее автоматизированы и производительны, а заметная часть работ вообще выполнялась вручную. Кроме того, по-другому был составлен прайс­лист, велись склад, бухгалтерский учет и бумажная документация. В результате внедрение программы PRINT-EXPERT в Типографию МГУ сопровождалось добавлением в нее расчетов практически на все возможные полиграфические заказы (включая такие сложные, как книги в твердом переплете); отражением алгоритмов работы самых разных полиграфических машин, универсальных методов программирования прайс­листа; подстройкой всей бумажной документации, экспортируемой из базы под ранее используемый формат документов и т.п. Был изменен интерфейс, добавлены графические раскладки заказов на печатных листах и многое другое. В результате в течение 4-5 месяцев, пока шел процесс внедрения АСУП в Типографии МГУ, была отлажена и создана уже новая коммерческая версия программы PRINT-EXPERT, которую сейчас можно использовать почти во всех типографиях России (разумеется, с небольшой адаптацией и подгонкой под имеющееся оборудование и выполняемые заказы).

Внедрение PRINT-EXPERT в типографиях «Вива­Стар» и МГУ не было простым и гладким, как может показаться из этой статьи. В обоих случаях от начала работ до получения полностью рабочего результата прошел год. На этом пути было преодолено множество объективных и субъективных препятствий, часто на ходу приходилось менять алгоритмы работы программы с целью получения оптимального результата. Руководителям типографии и внедренцу пришлось преодолеть сопротивление, явный и скрытый саботаж основных специалистов. Были скандалы и истерики сотрудников, заявления на увольнение и т.п. Вот лишь небольшой список основных препятствий на этом пути:

• менеджеры не хотели заносить данные клиентов, неаккуратно вводили заказы;
• технологи возмущались необходимостью добиваться от менеджеров корректных расчетов заказов, вручную правили на каждом заказе количество бумаги, выдаваемое программой на приладку, вместо того чтобы однократно внести новый алгоритм расчета. Объективно на начальной стадии технологи были основным заслоном, контролирующим правильность расчета заказов и полное его соответствие требованиям типографии;
• сотрудники печатного и переплетного цехов не считали нужным своевременно отметить факт выполнения работ. Мастера не фиксировали должным образом принятые материалы со склада;
• менеджерам по снабжению пришлось долго свыкаться с необходимостью вводить данные с точностью до копейки по каждому заказу и материалу. Кладовщики не отслеживали бумагу с точностью до листа;
• бухгалтеры несвоевременно вносили данные в программу и пытались закупить материалы по-простому в обход автоматизированной системы, своевременно не фиксировали отгрузки клиентам.

В обоих случаях дело продвигалось туго до тех пор, пока до конца не были внедрены все модули программы. Сотрудники вбивали какие­то данные в систему, не заботясь при этом о достоверности информации (менеджеры в спешке забивали данные «от балды», лишь бы разблокировать программу и провести через нее свой заказ). Система поначалу выполняла вместо управленческих только учетно-регистраторские функции. Все изменилось к лучшему только после полного замыкания цепочки: заказ (менеджер) — техкарта (технолог) — закупка бумаги (снабженец) — оплата (бухгалтер) — планы смен (мастер) — выдача бумаги и прием продукции (кладовщик) — отгрузка (менеджер, бухгалтер, кладовщик) — расчет комиссии (менеджер). Появился внутренний контроль за процессом, и каждый последующий участник цепочки не считал возможным пропускать ошибочную информацию через себя, чтобы не стать виновником брака. Менеджеры, заинтересованные в быстром и точном расчете своей комиссии из «главных возмутителей порядка» превратились в сторонников системного решения. Остальные сотрудники также поняли свою ответственность перед коллективом за своевременную и правильно введенную информацию.

По этим причинам в PRINT-EXPERT было включено большое количество проверок и блокировок, которые хоть и нервировали персонал, но исключили появление ошибок в работе и позволили добиться верных показателей. Отдельно был разработан механизм логов, который фиксирует каждое действие сотрудников, работающих с программой.

Заключение

В процессе сложного пути автоматизации типографии смогли существенно повысить качество обслуживания своих клиентов и оборот без необходимости расширения штата сотрудников, а на некоторых участках количество задействованного персонала было сокращено. Следует отметить, что, как и задумывалось, в типографиях была полностью реализована концепция единого информационного пространства. Каждый сотрудник (а в Типографии МГУ и постоянные клиенты­партнеры) имеет доступ ко всей необходимой информации в рамках созданной системы разграничения полномочий, все действия выполняются в рамках одной программы. Программа функционирует с одинаковой эффективностью независимо от того, находится сотрудник на своем рабочем месте или работает в ней удаленно через Интернет.

На текущий момент негативное отношение сотрудников типографий к автоматической системе управления производством полностью отсутствует, люди уже не представляют, как можно было работать по старинке. Положительные отзывы позволяют программе PRINT-EXPERT расширять свое присутствие на рынке автоматизированных систем управления типографиями. Мы готовы делиться своими наработками со всеми заинтересованными лицами и надеемся, что благодаря автоматизации отечественная полиграфия обретет новое дыхание. Актуальность таких решений наглядно показал финансовый кризис, который вынуждает руководителей типографий повышать эффективность и снижать издержки производства, чтобы в наше неспокойное время остаться на плаву. 

КомпьюАрт 6'2010