Документы для полиграфической отрасли

Андрей Крылов krylov@compress.ru

Организация управления типографией

Система распорядительных и нормативно-методических документов

Система управления типографией

Управление организационным развитием

Регламент типографии — это документ, который по значимости можно сравнить разве что с конституцией государства, ведь он устанавливает основные правила организации деятельности производства. Регламент определяет:
• общие принципы организации и структуры органов управления типографии;
• основные подсистемы управления, их взаимодействие;
• структуру комплекса внутренней нормативно-методической документации;
• порядок подготовки согласования, принятия и контроля исполнения внутренних правовых актов типографии;
• порядок организации договорной работы типографии.
В данной публикации мы приведем структуру регламента современной типографии.

Организация управления типографией

При составлении регламента типографии всё начинается с описания функций ее генерального директора, затем — руководителей рангом пониже. Типографию возглавляет генеральный директор на основе единоначалия, он организует деятельность предприятия в соответствии с его уставом и законодательством Российской Федерации. Именно генеральный директор утверждает организационную структуру типографии, определяет основные задачи (должностные обязанности) своих заместителей и иных сотрудников типографии. Генеральный директор также издает приказы и указания, являющиеся правовыми актами локального характера.

Должностными лицами являются сотрудники типографии, постоянно или временно занимающие в типографии должности, связанные с выполнением организационно­распорядительных или административных функций либо осуществляющие их по специальному полномочию. Это заместители генерального директора типографии по финансам, по производству, начальники цехов.

В регламенте оговариваются случаи невозможности исполнения должностным лицом типографии своих обязанностей (на период отпуска, командировки, болезни или по иным уважительным причинам).

Если полиграфическое предприятие крупное, то в целях повышения качества выработки решений в соответствии с регламентом создаются совещательные органы полиграфического комбината. Это может быть стратегический комитет, который является совещательным органом, осуществляющим подготовку решений генерального директора по вопросам стратегии и развития типографии. Правовую основу деятельности Стратегического комитета составляют действующее законодательство Российской Федерации, устав типографии, приказы по типографии, Положение о Стратегическом комитете и иные нормативные акты. В состав Стратегического комитета входят генеральный директор типографии, его заместители, главный инженер, главный бухгалтер, директора по направлениям деятельности.

Если типография выпускает нестандартную полиграфическую продукцию, например пластиковые карты, упаковку, защищенные бланки, то одним из органов ее управления может стать научно­технический совет типографии (НТС). Деятельность такого совета основывается на принципах коллективного и свободного обсуждения вопросов, входящих в компетенцию НТС, гласности и законности принимаемых решений.

Для обеспечения согласованных действий структурных подразделений типографии, предварительного рассмотрения вопросов и подготовки соответствующих предложений рекомендательного характера образуются совещательные органы — комиссии, рабочие группы. Причинами для создания рабочих групп могут служить травмы на производстве, борьба за качество печати и т.д.

В состав комиссий и рабочих групп, в зависимости от возложенных на них задач, включаются представители соответствующих структурных подразделений типографии. Также в их состав могут входить представители государственной власти и других организаций.

Решения рабочих групп и комиссий оформляются протоколами или иными актами.

Система распорядительных и нормативно-методических документов

Обычно функционирование системы управления типографии регламентируется следующими видами документов:

• приказы;
• указания;
• поручения;
• регламенты;
• методики;
• положения и должностные инструкции.

Регламенты определяют всех задействованных исполнителей, все циркулирующие между ними объекты (документы, информацию), процедуры взаимодействия.

Процедура связывает исполнителя и объекты, описывая:

• кто является исполнителем процедуры;
• входы — какие объекты (документы и информацию), от кого, в какие сроки и в какой форме он получает;
• выходы — какие объекты (документы и информацию), кому, в какие сроки и в какой форме он передает.

Контроль за выполнением регламента осуществляется ответственным исполнителем или подразделением, определенным данным регламентом или назначенным соответствующим документом.

Методики определяют, как при выполнении процедуры реализуется преобразование входных объектов (документов и информации, например поступающих из издательства файлов книги) в выходные. Методические рекомендации предлагают варианты исполнения процедур.

Система управления типографией

Система управления типографией включает следующие основные подсистемы:

• управления развитием;
• управления инновациями;
• управления инвестициями;
• бюджетного управления;
• управления денежными потоками;
• управления текущей хозяйственной деятельностью;
• учета;
• управления персоналом;
• управления коммуникациями;
• управления экономической и информационной безопасностью.

Рассмотрим эти подсистемы более подробно.

Управление развитием типографии осуществляется путем планирования и контроля реализации мероприятий на стратегическую, среднесрочную и краткосрочную перспективу в соответствии с регламентами выполнения отдельных типовых видов мероприятий, которые разрабатываются по мере необходимости.

Разработка планов развития всех уровней производится на основании предложений структурных подразделений. Например, предложения могут касаться закупки нового оборудования, технологий и автоматизации производства.

Управление инновационной деятельностью типографии осуществляется в целях обеспечения конкурентоспособности печатной продукции в соответствии с Положением об управлении инновационной деятельностью. Это положение устанавливает:

• порядок планирования и контроля исполнения среднесрочного плана инновационной деятельности;
• порядок управления интеллектуальной собственностью;
• порядок разработки и внедрения новых продуктов и технологий.

Ответственным за управление инновационной деятельностью типографии, как правило, назначается заместитель генерального директора по развитию.

Управление инвестициями обеспечивает:

• создание производственно­технологических возможностей производства конкурентоспособной печатной продукции;
• максимизацию рентабельности собственного капитала типографии.

Процесс управления инвестициями может быть описан в регламенте инвестиционного процесса, который определяет процедуры формирования, оценки и отбора инвестиционных проектов.

Ответственными за управление инвестиционной деятельностью типографии обычно является главный инженер или заместитель директора по производству.

Бюджетное управление осуществляется в целях повышения эффективности использования имущества (активов) типографии. Ответственным за бюджетное управление типографии является заместитель генерального директора по экономике и финансам.

Управление денежными потоками ведется с целью обеспечения исполнения бюджета и поддержания ликвидности в соответствии с Регламентом финансового отдела типографии, который определяет процедуры планирования, контроля и исполнения платежного календаря. Обеспечение эффективности управления денежными потоками должно осуществляться на основе финансовой политики типографии. Обычно персональную ответственность за соответствие производимых расходов по бюджету типографии несет начальник финансового подразделения типографии.

Управленческие решения, обеспечивающие процесс хозяйственной деятельности, принимаются ответственными должностными лицами в соответствии с их функциональными обязанностями. Наряду с этим решения соответствующих должностных лиц могут приниматься на основе протоколов совещаний органов управления типографией.

Управление текущей хозяйственной деятельностью ведется посредством планирования, организации, исполнения и контроля за обеспечением процессов закупки, доставки сырья и материалов, производства, хранения и отгрузки продавцом заказчику в соответствии с принятыми управленческими решениями и заключенными договорами.

Текущая хозяйственная деятельность осуществляется в форме заключения и исполнения договоров. Управление текущей хозяйственной деятельностью производится с целью достижения контрольных показателей, предусмотренных бюджетом типографии.

В типографии должен существовать единый порядок организации договорной работы, определенный регламентом.

Бухгалтерский (налоговый) учет типографии осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском (налоговом) учете и регулируется, например, такими нормативно­правовыми актами:

• Федеральным законом от 21.11.1996 № 129­ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Налоговым кодексом Российской Федерации;
• положениями по бухгалтерскому учету и т.д.

Ответственными за организацию и ведение бухгалтерского (налогового) учета являются генеральный директор и главный бухгалтер типографии.

Управление персоналом типографии производится в целях обеспечения необходимого уровня квалификации, профессиональной, деловой компетентности и мотивации персонала, формирования удовлетворенности работников типографии условиями и оплатой труда.

Подсистема управления персоналом типографией включает следующие процедуры:

• подбор, найм, перемещение и высвобождение персонала;
• оценку и аттестацию;
• мотивацию и удержание;
• управление трудовыми отношениями;
• поддержание и развитие корпоративной культуры;
• документирование, учет, ведение базы данных работников.

Управление персоналом типографии осуществляется на основании соглашения, заключенного между работодателем и работниками типографии, и других положений, стандартов и локальных нормативных актов типографии.

Ответственным за управление персоналом является заместитель генерального директора по персоналу типографии.

Коммуникации бывают внутренние и внешние. Управление внутренними коммуникациями типографии осуществляется посредством системы, состоящей из следующих элементов:

• обеспечение внутреннего документооборота;
• обмен устной информацией;
• использование корпоративных изданий (сайт, рассылки по электронной почте, буклеты).

Внутренний документооборот реализуется движением документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки и обеспечением контроля за их исполнением.

Обмен устной информацией может происходить путем организации и проведения совещаний органов управления типографией, а также других форм взаимодействия между должностными лицами.

Ответственным за управление внутренними коммуникациям является заместитель генерального директора по персоналу.

Управление внешними коммуникациями типографии осуществляется посредством системы, состоящей из следующих элементов:

• обеспечение внешнего документооборота;
• использование общественных средств массовой информации, например отраслевых журналов и специализированных сайтов;
• обмен устной информацией.

Внешний документооборот реализуется посредством обмена документами между типографией и органами государственной власти, организациями и предприятиями, частными лицами, путем создания или получения документов, исполнения связанных с ними распоряжений и указаний, отправки документов и контроля за их получением. Осуществление внешнего документооборота должно регламентироваться Инструкцией по делопроизводству.

Обмен устной информацией происходит посредством организации должностными лицами типографии деловых встреч с представителями органов государственной власти, организаций и предприятий, а также с частными лицами.

Ответственным за управление внешними коммуникациям также является заместитель генерального директора по персоналу.

Управление информационной и экономической безопасностью осуществляется в целях защиты служебной и коммерческой тайны, сохранности сырья, материалов и инструмента, а также защиты типографии от дискредитации и коррупционных посягательств, путем разработки и реализации требований специальных нормативно­методических актов (инструкций, положений), регламентирующих данные вопросы в процессе деятельности типографии, установлением специального внутриобъектового и пропускного режима, организации охраны, мониторинга состояния безопасности на объектах типографии.

Все процедуры контроля за соблюдением требований экономической, режимной и информационной безопасности производятся в соответствии с квартальным планом и на основе внеплановых проверок по фактам нарушения, а также проведения повседневной профилактическо­разъяснительной работы среди сотрудников типографии.

Ответственным за управление информационной и экономической безопасностью является заместитель генерального директора по режиму типографии.

Управление организационным развитием

Это отдельный пункт в регламенте типографии. Функции данного раздела регламента следующие:

• установление порядка инициации, рассмотрения и реализации организационных изменений;
• установление порядка внесения изменений во внутренние нормативные документы типографии.

Организационные изменения осуществляются в связи с производственной необходимостью. Инициативное предложение об изменении организационной структуры и регламента деятельности либо о вводе нового регламента может быть внесено любым структурным подразделением типографии. Организационная структура и распределение полномочий и ответственности между генеральным директором, его заместителями и руководителями, прямо подчиняющимися генеральному директору, определяются его приказом.

Предложение об организационном изменении, связанном с изменением численности персонала, должно содержать обоснование численности — указание функций, объема этих функций и требуемых трудозатрат на их выполнение.

Организационные изменения реализуются через приказы генерального директора типографии.

КомпьюАрт 10'2010