Автоматизация полиграфического производства

Юлия Заря, представитель Print-Expert в Республике Беларусь

Сергей Пенов, руководитель проекта Print-Expert

Что дает АСУП

Выбор АСУП

Задачи, решаемые автоматизацией производства с помощью Print-Expert

Функциональные возможности Print-Expert

Заключение

Текущая рыночная ситуация подталкивает типографии к поиску путей увеличения рентабельности. Есть два способа повысить рентабельность типографии: увеличить оборот и прибыльность заказов (отсечь нерентабельные заказы). Менеджеры являются основными сотрудниками, решающими эти задачи. Менеджер, рассчитывая заказ в ручном режиме, должен правильно прикинуть количество изделий на печатном листе, количество листов на приладку печати и послепечатных операций, правильно рассчитать стоимость выполнения всех операций по заказу в соответствии с методами, принятыми в типографии. В результате на листе бумаги появляется 10-15 цифр, из которых в итоге и складывается стоимость заказа. При повторном расчете всё повторяется. Работа это длительная, сложная и кропотливая. Любая ошибка приводит либо к потере заказчика, либо к убытку для типографии. Поэтому с самого начала сотрудники искали решение подобных проблем. Так появились первые инструменты расчетов в Excel. Однако возможности Excel являются не только его достоинствами, но и недостатками.

Случай из практики. Рассказывает руководитель типографии:

«Наши менеджеры используют Excel для выполнения расчетов. В принципе, он позволяет выполнить грамотный расчет. Но с падением количества заказов менеджеры стали хитрить. Они не рассчитывают заказ, вводя объективные показатели, а подгоняют цену заказа под минимальную, искажая параметры заказа. Поскольку Excel — средство индивидуального использования, то проконтролировать верность расчета не представляется возможным. И заказы поступают в работу. Как результат — отсутствие прибыли».

По мере ужесточения конкуренции требования к скорости и правильности расчетов повышаются. Так появилась потребность в создании АСУП — автоматизированной системы управления предприятием.

Что дает АСУП

• Все данные по деятельности типографии хранятся в единой базе данных и доступны всем сотрудникам в соответствии с правами доступа;
• АСУП позволяет выполнить расчет максимально детально, с учетом всех особенностей конкретного производства, а также сразу видеть себестоимость рассчитанного заказа;
• по каждому заказу видно, в какой стадии выполнения он находится, кто и когда принял его в работу, какие технологические операции выполнял, а также можно автоматически отслеживать движение материалов по нему;
• автоматическое формирование отчетов по любым параметрам;
• детальные данные по взаиморасчетам с клиентами и поставщиками.

Но чтобы ощутить все преимущества, которые дают АСУП, необходимо пройти длинный и трудный путь. Процесс внедрения АСУП сложный и продолжительный: программу необходимо настроить под типографию, заставить сотрудников вводить данные.

Выбор АСУП

На российском рынке АСУП для типографий работает большое количество поставщиков, которое постоянно увеличивается. Каким образом типографии выбрать своего поставщика? Для этого руководству типографии необходимо составить список требований, которые программа должна выполнять. Чем более качественно и детально он будет составлен, тем более оптимальным будет выбор. При выборе программы необходимо удостовериться, что она рассчитывает весь спектр продукции типографии, а сами расчеты понятны персоналу и могут осуществляться сотрудниками самостоятельно.

Случай из практики. Рассказывает руководитель типографии:

«Мы уже закупили одну АСУП. Когда консультант показывает, как пользоваться программой, то всё более-менее получается. Но как только консультант уезжает, то процесс полностью останавливается. Сотрудники не могут разобраться, что и как вводить. Интерфейс громоздкий и непонятный».

При выборе программы необходимо оценить уровень поддержки, надежность и быстродействие работы программы. Для этого можно воспользоваться отзывами других пользователей программы, найдя их в Интернете либо посетив типографии, которые уже используют данное программное обеспечение.

Случаи из практики. Рассказывает руководитель типографии:

«Мы закупили АСУП. Но процесс внедрения остановился из-за необходимости реализовать некую функцию в программе. Поставщик уже больше года обещает сделать это для нас. Но пока результата нет».

Также стоит обратить внимание на методологию внедрения АСУП, используемую поставщиком. Очень может быть, что осуществлять внедрение типографии придется своими силами, знакомясь с программой по бесконечным описаниям (возможно, на иностранном языке).

При оценке стоимости приобретения АСУП не следует забывать о возможной необходимости модернизации парка компьютерного оборудования, приеме в штат специалистов по работе с программой (программистов, системных администраторов), о стоимости адаптации и настройки программы. Конечная сумма может существенно (в разы) отличаться от начальной стоимости лицензий.

«В одной крупной московской типографии успешно внедрили АСУП зарубежного поставщика, весьма дорогую. При этом в штате типографии появился сотрудник, который за средства типографии был обучен сопровождению программы. С этим сотрудником пришлось заключить пожизненный контракт».

Задачи, решаемые автоматизацией производства с помощью Print-Expert

Print-Expert начали разрабатывать на базе типографии «Вива-Стар» в 2006 году. Тогда в этой типографии использовали Excel, но его возможностей уже стало не хватать: ограниченность расчетов заказов, отсутствие единой базы расчетов, сложности диспетчеризации заказов тормозили дальнейшее развитие типографии. Накопленный опыт работы позволил сформулировать основные требования к новой программе:

• быстрый расчет всей типовой продукции;
• возможность расчета нетиповой продукции;
• единая база расчетов и заказов;
• минимальное количество первичного ввода;
• высокая производительность.

Сейчас можно уверенно констатировать, что все поставленные задачи были решены. О Print-Expert рассказывает Юрий Кожухов:

«Четкая постановка ТЗ, разработка архитектуры, написание и внедрение — вот ряд шагов, выполнив которые удалось воспользоваться данной системой.
Интенсивное участие разработчиков позволило в максимально короткий период охватить все процессы предприятия. В результате внедрения мы имеем:

• многократное сокращение времени расчета заказа;
• возможность планирования продаж и производства в режиме постоянного контроля;
• CRM, интегрированный в план продаж;
• планирование закупок;
• интегрированный (связанный с “1С”) складской и финансовый учет;
• автоматический расчет ФЗП на всех участках;
• возможность контроля управленческих показателей;
• видение блоков (разделов) предприятия, которые можно оптимизировать.

Оценочная эффективность внедрения системы в десять раз превышает затраты на ее покупку и внедрение с обслуживанием».

Функциональные возможности Print-Expert

Интерфейс. Print-Expert имеет простой, понятный русскоязычный интерфейс, оптимизированный под решаемые задачи. Это позволяет быстро освоить программу и сокращает временные затраты на ввод первичной информации.

Структура. Print-Expert представляет собой совокупность нескольких блоков, интегрированных между собой в единое информационное пространство, которое позволяет всем получать информацию в режиме реального времени.

Расчетный блок. Одним из основных достоинств блока расчета заказов является возможность создавать алгоритмы расчета произвольной сложности.

В полной мере реализованы три подхода к расчетам:

• изделие одно на листе, печатается самостоятельно;
• составное изделие (типа книги), когда внутри одного расчета есть составляющие (блок, обложка и др.), но всё это — один расчет;
• изделие, печатающееся в составе сборного тиража, когда нужно в процентном соотношении выделить его часть цены и материалов из общего расчета. Блок сборных печатных листов существенно упрощает работу по формированию печатных листов.

Количество и виды технологических операций и продукции неограниченны и могут добавляться по мере необходимости в этом.

При запуске программы открывается сводный отчет по типографии. Он показывает текущий оборот, сколько это составляет процентов от плана, поступление денег за период и за последний день, размер дебиторской задолженности и размер просроченной дебиторской  задолженности, загруженность производства и данные по допущенному браку

Не существует технических ограничений для ввода любого используемого на практике алгоритма расчета: будь то расчет цены по прайсу, расчет себестоимости плюс надбавки или применение этих методов в комплексе в одном расчете. Это позволяет реализовать используемую методику расчета в типографии без ограничений и изменений. Таким образом, существенно облегчается освоение Print-Expert. А все необходимые изменения в выполнении расчетов можно внести по мере необходимости уже после освоения программы.

Следует отметить, что в состав программного комплекса уже включены типовые варианты расчетов практически всех существующих видов продукции и технологических операций, которые могут быть использованы сразу либо модифицированы под требования типографии. Это может существенно ускорить запуск в эксплуатацию, особенно во вновь создающихся типографиях, еще не имеющих собственного опыта работы.

Расчет печати листовки 1000 шт., 182x268, 4+4, в режиме максимальной раскладки

Использование шаблонов и копирование заказов.  В Print-Expert ввод расчетов заказов может производиться в трех режимах:  создание нового расчета, расчет с использованием одного из базовых шаблонов на типовую продукцию и путем копирования аналогичного заказа и внесения нужных изменений. Шаблоны формируются в программе в произвольном виде и количестве и в любой момент могут быть изменены.

Система поиска расчетов и другой информации. Введенный расчет в дальнейшем всегда может быть легко найден. Для этого существует гибкая система поиска данных. Это, в частности, позволяет исключить ситуации, когда клиент одновременно общается с несколькими менеджерами с целью добиться минимальной цены.

Система контроля правильности расчета. Основным преимуществом расчетов является то, что независимо от менеджера, производящего расчет, всегда будет получен один и тот же результат. Если менеджер забудет указать наличие каких-либо послепечатных операций или введет неверные параметры заказа (ошибется в тираже, количестве полос), то это обязательно будет выявлено на стадии обработки заказа технологическим отделом. Достигается это следующим образом. Технологическая карта и список материалов под заказ создаются полностью автоматически на основании данных, введенных менеджером при расчете заказа. Поэтому если менеджер укажет неверный тираж или количество полос, то в технологической карте количество приладок, чистого выхода, листов на приладку не будет соответствовать макету заказа. Даже если сотрудники технологического отдела пропустят в цех такой заказ, то ошибка будет выявлена при постановке заказа на машину. Ведь мастер цеха или печатник не сможет отпечатать то, что не соответствует переданному спуску. Поэтому ошибки расчета гарантированно отлавливаются. И даже если в этом заказе исправить ничего не удастся, больше подобного никогда не произойдет, потому что менеджеру будут объяснены его ошибки. Это касается и послепечатных операций. Если менеджер не обозначит их наличия при расчете заказа (и соответственно не включит их стоимость в цену), то их не будет в технологической карте. И это обязательно выявится в цехе, поскольку заказ будет отсутствовать в списке заказов к выполнению.

Отчет о выполнении сменного задания на печатную машину

Складской учет материалов. Особенно стоит отметить контроль за оборотом бумаги. Не секрет, что это самая большая статья расходов. И сокращение даже на 1% расхода бумаги позволяет получить существенную прибыль в масштабах года. Достигается это следующим образом. Список материалов формируется программой автоматически в соответствии с заданными параметрами расчета. Алгоритмы расчетов учитывают наличие послепечатных операций и увеличивают чистый выход в необходимом количестве и количество листов на приладку. Поэтому если регламентом работы типографии установлено 50 листов на приладку для односторонней печати черно-белой листовки, то под этот заказ программа не позволит закупить или зарезервировать на складе бумаги в большем количестве. Если будет перерасход, то он обязательно выявится и причины этого будут проанализированы. Просто так забрать со склада дополнительное количество бумаги не получится. Такой же метод контроля сохраняется для всех материалов, указанных в расчете.

На рабочем месте печатника (на мониторе) показано задание на смену

Формирование смен (диспетчеризация). В Print-Expert создан простой и эффективный инструмент формирования смен на все используемые единицы оборудования. Он позволяет видеть список работ к выполнению со всей сопутствующей информацией, загруженность каждой смены и простой механизм наполнения смен. Эти данные позволяют оценивать уровень загрузки производства и возможные сроки сдачи по новым заказам  (Print-Expert может рассчитать срок сдачи заказа с учетом текущей загрузки производства перед принятием заказа в работу). Блок планирования производства позволяет формировать смены на оборудование как заранее, так и в процессе их выполнения. При этом исполнители автоматически увидят все внесенные в план работ изменения.

Отчет по расходу материалов за период, в виде сводной таблицы. Позволяет анализировать плановый и фактические расходы материалов по заказам в различных разрезах

Регистрация событий. Print-Expert позволяет регистрировать процесс выполнения работ на каждой единице оборудования в режиме реального времени. С помощью этой информации можно получать данные по загруженности производства, кто и когда выполнял работу и в каком объеме, затраченное на выполнение конкретной работы время и многое другое. При этом исполнитель видит задание на смену и все изменения в режиме реального времени, а потери времени на ввод данных по выполнению работ крайне малы.

Отчет по дебиторской задолженности. Позволяет анализировать текущую и просроченные задолженности клиентов по заказам

Складской учет готовой продукции. Print-Expert позволяет вести склад готовой продукции в различных разрезах с контролем документооборота.

Система оповещений. При наступлении таких событий, как поступление готовой продукции на склад, получение оплаты от клиента и пр., Print-Expert рассылает информационные сообщения списку адресатов, для которых это сообщение важно. Благодаря этому сокращаются временные затраты на выполнение уведомлений, а адресаты гарантированно будут проинформированы о наступлении события.

Все перечисленные функции позволяют:

• повысить качество работы типографии;
• сократить временные затраты на взаимодействие между подразделениями и сотрудниками;
• выявить и сократить издержки;
• повысить доходы.

Заключение

В одной статье невозможно описать все функции Print-Expert. Но надеемся, что у читателей сложилось представление о том, чего можно ожидать от автоматизированных систем управления для типографий на текущем уровне их развития.

Неослабевающий интерес к автоматизации полиграфических предприятий свидетельствует, что, несмотря на неудачный опыт внедрения некоторых типографий, необходимость в АСУП осознается практически всеми. Отсутствие единой информационной системы управления приводит к недостаточному обмену информацией между отделами предприятия, неполноте и дублированию данных, несвоевременности их поступления. Всё это снижает эффективность управления, затрудняет анализ исходной информации и служит источником принятия ошибочных управленческих решений. Следует отметить, что на данный момент более актуальным становится не вопрос выбора «с АСУП» или «без АСУП», а вопрос, какую именно систему приобретать и внедрять. Надеемся, что данная статья поможет многим определиться с выбором.  

КомпьюАрт 2'2011