История одной автоматизации
Экономия на всем и конкуренция наводят руководство типографий на мысль автоматизировать полиграфическое производство.
Типографии в России редко тратятся на уже готовые, но дорогостоящие системы автоматизации и управления полиграфическим предприятием западного производства, которые к тому же плохо стыкуются с программой «1С:Бухгалтерия», установленной у нас практически везде. Обычно для автоматизации производства нанимают частных программистов или небольшие фирмы, занимающиеся программированием,
что на порядок дешевле.
Перечень задач, которые руководство ставит перед исполнителями, в основном один и тот же:
1. Сформировать единое информационное пространство в типографии.
2. Сократить время регистрации и выполнения заказов.
3. Отразить все стадии прохождения заказа через типографию.
4. Провести анализ загруженности оборудования — временной и финансовый.
5. Калькуляция заказа.
6. Формирование технологической карты заказа.
7. Складской учет материалов и готовой продукции.
Теоретических публикаций и выкладок на эту тему в учебниках, отраслевых журналах и Интернете предостаточно. Поэтому, чтобы свежо читалось, скромно посоветую будущим авторам находить примеры успешно автоматизированных типографий, договариваться о времени интервью с руководством, брать диктофон, флешку (для записи экранного изображения, например сформированной техкарты) и фотоаппарат. Что и было сделано автором.
Типография «Полигранд» была основана в 2004 году. Всё началось с однокрасочной офсетной машины. Сначала типография находилась в Москве, в районе станции метро «Октябрьское Поле», а три с половиной года назад переехала в Тверь. Акционеры выкупили одно из зданий тверского производственного объединения «Химволокно» и сделали ремонт. В Твери дешевле арендная плата, да и вообще с середины 50х годов прошлого века она справедливо считается городом полиграфистов.
Начальник производства типографии «Полигранд» Светлана Николаевна Шумская рассказала о возможностях типографии, истории ее развития, заказчиках и поставщиках расходных материалов — то есть обо всем, что делает внедрение автоматизации оправданной и необходимой.
Начальник производства типографии «Полигранд» Светлана Шумская. Образование — экономическое. Специальность — ревизор. Семь лет назад начала работать в типографии в должности мастера участка ручных работ, через год стала мастером печатного цеха и уже четвертый год является начальником производства
Светлана Шумская: Когда я семь лет назад пришла в типографию, в ней стояли два 4красочных «Гейдельберга» 2го формата, на которые в данный момент мы ищем покупателя. Хотим установить более функциональное современное печатное оборудование. Три года назад купили Heidelberg CD745+L — это пять красок плюс лак (рис. 1).
Рис. 1. На офсетной печатной машине второго формата Heidelberg CD-74-5+L работают печатники, имеющие 7-й квалификационный разряд
Рис. 2. На паллетах ждут резки отпечатанные листы: а — обложка каталога; б — внутренние страницы — печать на кальке; в — печать фолиевыми красками на металлизированной бумаге
В типографии работает около 140 человек. В зависимости от количества заказов мы можем работать круглосуточно в четыре смены. На смену выходит около 25 человек в печатный и послепечатный цеха.
Мы выпускаем рекламную полиграфическую продукцию. Это всевозможные листовки, брошюры, яркие календари и красочные каталоги (рис. 2 и 3). Их безупречное качество зависит от многих факторов: современного полиграфического оборудования, скорости выполнения заказа, состава красок и ответственного подхода.
Рис. 3. Пример престижных заказов, выполненных в типографии «Полигранд»: а — пакеты для презентации радио «Алла»; б — информация о высекальном штампе пакета хранится в программе Print-Expert; в — подарочные изделия в любом случае требуют ручной доработки; г — меню для сети московских кафе: внутренние страницы (мелованная бумага 250 г/м2) покрыты матовым ВД-лаком и скреплены пружиной
Рис. 3. Пример престижных заказов, выполненных в типографии «Полигранд»: а — пакеты для презентации радио «Алла»; б — информация о высекальном штампе пакета хранится в программе Print-Expert; в — подарочные изделия в любом случае требуют ручной доработки; г — меню для сети московских кафе: внутренние страницы (мелованная бумага 250 г/м2) покрыты матовым ВД-лаком и скреплены пружиной
Правда, офсетом сегодня не удивишь: в той же Твери множество малых и средних офсетных типографий, не говоря о трех крупных полиграфкомбинатах. Поэтому мы предлагаем заказчику еще и трафаретную печать. Это позволяет выполнять общее и выборочное лакирование различными видами лаков (рис. 4).
Если и это не впечатляет, то у нас имеются большие возможности для финишной обработки изделий: несколько единиц оборудования для вырубки, тиснения, припрессовки пленки, работает листоподборка.
Рис. 4. На трафаретной машине Sakurai SC-72AII (а) наносится матовый, глянцевый, структурный и другие виды лаков. Фотовывод пленок для трафаретной печати выполняется в сторонней типографии (б). На обложке каталога припрессована матовая пленка и положено выборочное УФ-лакирование (в). Внутренние листы каталога — выборочный ВД-лак, нанесенный уже на офсетной машине (г)
Мы также предлагаем упаковку СD и DVDпродукции, флеш и SIMкарт (рис. 5). К примеру, недавно мы выполнили трехмиллионный тираж упаковки CD для заказчика из Узбекистана. Хотя в основном наши заказчики этого и других видов продукции традиционно из Москвы. Среди наших крупных клиентов можно отметить страховую компанию «Ингосстрах», издательство «Росмен», компанию Laser Craft.
Рис. 5. Автоматическая линия ROPI для приклейки треев (пластмассовых заготовок для хранения СD- и DVD-дисков) на картонную упаковку (а). «Мадонна» Леонардо да Винчи, отпечатанная на оборотной, шершавой стороне картона (б); упаковка для DVD-диска с коробом под флеш-карту с вырубкой и со вставленным ручным способом поролоном, вырубленным на тигельном прессе (в)
С доставкой расходных материалов проблем в Твери не возникает, тем более что здесь находятся филиалы таких известных компаний — поставщиков бумаги, как «Дубль В», «Регент», «Берег», и др. (рис. 6).
Рис. 6. На складе расходных материалов типографии кладовщики работают в блоке «Складской учет материалов и готовой продукции» (а). Сначала они вбивали информацию в «1С», потом — параллельно с программой Print-Expert, а теперь полностью перешли на Print-Expert. Отметим, что офсетные работы выполняются триадными красками от компании Bräncher (б), смесевыми красками от компании Cripta и фолиевыми красками от компании Huber Group (в)
Рис. 7. Начальник производства типографии имеет доступ ко всем блокам программы. Теперь начальники смен на местах заносят информацию об этапах выполнения заказа не в журналы, а в компьютер. Программный комплекс Print-Expert имеет гибкую систему настроек и простой, понятный интерфейс. На мониторе отображается основной блок программы. Отражены экономические (а) и технологические (б) характеристики заказа. Зная, что все типографии не любят «светить» процент рентабельности, пришлось скрыть эти данные на верхнем фото
КомпьюАрт: Идея автоматизировать производство, видимо, возникла изза сложности выполняемых заказов. Когда началась автоматизация? Кто стал исполнителем? Сколько длилось внедрение и во сколько обошлось?
С.Ш.: Идея автоматизации производства возникла несколько лет назад. Сказалась большая загрузка типографии. Сложно было вести учет расходных материалов — бумаги и картона. Для этого четырем кладовщикам нужно было выходить на работу в разное время суток. Объемы стали расти с покупкой пятикрасочной машины. В каждом цехе был рабочий журнал, в который по факту мастера вписывали информацию о готовности заказа на каждом этапе. В результате часто возникала неразбериха с данными о заказах, особенно по утрам. К примеру, вчера был получен заказ. Где этот заказ сегодня? Вывели его на пластины или нет? В каком он цеху? Отпечатали его или нет, отгружен он или нет? Мне нужно было просмотреть несколько журналов, чтобы всё это выяснить.
Начальник коммерческого отдела типографии «Полигранд» Ираида Иващенко
Основной целью при разработке программного комплекса Print-Expert было создание программы, которая позволит без лишних усилий рассчитать стоимость и время производства заказа независимо от сложности и объема работ, а также обеспечит прозрачность прохождения заказом всех стадий — от обращения клиента до отгрузки готовой продукции. Возможности программы не ограничиваются какими-либо конкретными видами оборудования и сферами деятельности. В равной степени она может быть легко сконфигурирована под любое сочетание видов оборудования, будь то офсетные или флексографские печатные машины, оборудование послепечатной обработки либо цифровая печатная студия. В программу могут быть заложены практически любые алгоритмы расчетов, используемых в типографии. Поэтому внедрение программного комплекса не потребует изменения существующих бизнес-процессов. На данный момент в программе отражены все этапы деятельности типографии:
|
К автоматизации подходили постепенно — начали с простейшей калькуляции заказа. Это простая программа. В нее вводятся всем известные данные заказа: тираж, формат, характеристики расходных материалов, технологические операции — и она выдает себестоимость. К сожалению, это цена общая. Нас это не устраивало тем, что отсутствовала возможность посмотреть затраты на конкретную операцию, например стоимость изготовления штампа для конгревного тиснения или вырубки. А этот вид финишной обработки — наше главное преимущество. Таким образом, будущая программа должна была содержать и предоставлять информацию о технических характеристиках огромного количества штампов — так была сформулирована одна из задач для специалистов, устанавливающих PrintExpert.
Рис. 8. Пример технологической карты заказа
Рис. 9. В отделе допечатных процессов дизайнер типографии Татьяна Арефьева также выполняет в программе CorelDRAW работу по верстке: раскладку на печатном листе, чертежи штампов и форм для трафаретной печати и т.д., занося при этом техданные в библиотеку программы Print-Expert
Несколько слов о том, как принималось решение о внедрении PrintExpert в «Полигранде». Мы побывали не в одной типографии. В ноябре 2010 года наше руководство посетило типографию № 9, где на тот момент происходило внедрение этой программы. Посмотрев программу в работе и услышав положительные отзывы от руководителя типографии № 9, мы приняли решение сотрудничать с фирмой PrintExpert.
Срок внедрения PrintExpert составил 12 месяцев. Количество сотрудников, имеющих доступ к программе, — примерно 40 человек, одновременно работают с программой 1015 человек.
Сейчас мы с программистами PrintExpert продолжаем совершенствовать систему расчета плановой себестоимости продукции, добавляя новые статьи затрат и уточняя ранее сделанные, исходя из практики применения программы. Сотрудники типографии имеют постоянную связь в онлайнрежиме с сотрудниками фирмы PrintExpert. Современные технические средства позволяют создать эффект их присутствия рядом с пользователем. При внедрении, обучении и сопровождении для связи используется удаленный доступ к серверу типографии и общение по Skype. Благодаря этому все вопросы и выявляемые проблемы решаются в кратчайшие сроки.
Теперь каждое утро, открывая программу, я могу видеть всю информацию о заказах (рис. 7).
Вопрос начальнику коммерческого отдела типографии «Полигранд» Ираиде Николаевне Иващенко.
КомпьюАрт: Конечно, приятно работать с грамотным заказчиком, который знает, чего хочет и как использовать возможности вашего оборудования. Первые, с кем заказчики общаются по телефону, — это менеджеры вашего коммерческого отдела. Всё это очень похоже на лотерею, так как обычно обзванивают сразу несколько типографий с целью узнать и сравнить стоимость и сроки изготовления заказа. Сроки почти у всех одинаковые, а вот прежде чем озвучить стоимость, нужно подумать. Расскажите о работе вашего подразделения, что автоматизировано и насколько легче стало работать после введения автоматизации на вашем участке.
Ираида Иващенко: Сегодня все менеджеры по ведению заказов работают в центральном московском офисе, так как 80% заказчиков — московские. Как мы ищем заказы? У нас есть часть наработанных заказов. Таким клиентам — лучше условия и скидки. Менеджеры, как везде, сидят на телефоне, обзванивая потенциальных клиентов. В Твери мы тоже планируем набрать пять менеджеров. Кстати, половина печатников раньше была из Москвы. Теперь все тверские, и у всех 7й разряд. Из Тверского полиграфического колледжа мы раз в год берем на практику несколько студентов.
К каждому заказчику индивидуальный подход, но для нас лучше, конечно, когда идет 50процентная предоплата. Мы участвуем в тендерах, к примеру в настоящее время готовим документы для участия в конкурсе по производству картонной упаковки для SIMкарт.
Количество расчетов может доходить до 100 в день. Когда мы начали вводить все рабочие заказы в программу, то столкнулись с первой большой проблемой — огромным количеством заказов. Стало очевидно, что ручной ввод всех их невозможен даже при условии небольших временных затрат на ввод одного заказа. Выходом стало создание специального блока в программе, который автоматизировал этот ввод: поскольку большинство заказов являются типовыми для типографии, была реализована система загрузки в программу данных, которые присылают клиенты. Менеджер выделяет данные, копирует их в буфер обмена и в программе нажимает на кнопку «Загрузить заказы из внешних данных». В результате оформление заказов в программе стало отнимать у менеджера незначительное время, и он может заниматься этим без отрыва от своей основной деятельности по работе с клиентами. В то же время все необходимые для производства данные сразу появляются в системе. Затем менеджер устанавливает статус «В работу», и данные автоматически передаются в отдел допечатной подготовки. Теперь нет необходимости в устном оповещении этого отдела.
Рис. 10. Пример вырубной машины Heidelberg SBG Cylinder 56Ѕ77 1968 года выпуска (а). Пример продукции с вырубкой — серия детских развивающих игр «Маша и медведи» издательства «Росмен» (б). Большое количество штампов требует не только места для хранения (в), но и архива — пример описания характеристик штампа (г). Типография по-прежнему заказывает штампы в Москве. Качество штампов, произведенных в Твери, пока оставляет желать лучшего
Параллельно с решением задачи ввода огромного количества заказов была выявлена вторая сложность — большое количество прайсов. Дело в том, что для многих клиентов типографии стоимость продукции формируется по индивидуально установленным ценам, которые зависят от вида продукции, тиража и других условий. Эту проблему тоже удалось успешно решить: для каждого заказчика в программе был создан свой прайс. Кроме удобства в расчетах, создание этого механизма позволило выявить первый источник финансовых потерь в типографии: прайсы создавались на основе частных расчетов, время шло, материалы менялись, послепечатная обработка изменялась, а прайсы оставались прежними. Программа, отображая плановую рентабельность заказа, позволила выявить устаревшие прайсы.
В результате к марту 2011 года были решены все проблемы с вводом рабочих заказов в программу, и с тех пор все заказы вводятся в программу в режиме онлайн.
КА: После того как заказ получен и поступил в производство, должен появиться новый документ — технологическая карта заказа…
С.Ш.: Наступил следующий этап внедрения PrintExpert — поступление заказов в производство. Создание общей базы, как уже было сказано, существенно облегчило передачу информации от одного подразделения к другому: все поставленные «в работу» московскими и тверскими менеджерами заказы сразу появляются на верстке, сверстанные заказы — в производстве в сопровождении технологической карты (рис. 8), а их состояние и степень готовности могут посмотреть все заинтересованные лица и в Москве, и в Твери.
Правда, на этом этапе не обошлось без сюрпризов. Большинство заказов типографии печатаются сборными печатными листами, что позволяет существенно уменьшить себестоимость отдельных заказов за счет снижения себестоимости приладки. На тот момент в PrintExpert уже была реализована система формирования сборных печатных листов, которая успешно использовалась в типографии МГУ. Но ее применение оказалось невозможным в условиях «Полигранда», где большое количество заказов обрабатывается одним сотрудникомверстальщиком (рис. 9), формирующим сборные печатные листы. Потребовалась подстройка под пользователя — система сборных листов в PrintExpert была серьезно доработана. В результате получился мощный блок, который позволяет быстро формировать сборные печатные листы, при этом автоматически получая плановые и фактические показатели их выполнения.
После обработки информации отделом допечатки заказы автоматически направляются в производство. Уже к июню 2011 года данные по выполнению печати вводились в программу в режиме онлайн. Для работников разных возрастных категорий эта операция не была сложной, так что данный этап внедрения обошелся без особых проблем и саботажа.
Также мы решили проблему огромного количества вырубных штампов (рис. 10). Теперь параметры контуров всех штампов заносятся в программу и хранятся в ней.
Таким образом, сейчас всё расставлено по полочкам. Например, если прошел брак, то я вижу его стоимость по каждому виду материала и насколько в денежном отношении нужно наказать персонал. Программа учитывает все нюансы, даже когда заказчик делает свой штамп или дает бумагу под заказ. Удобно, что можно посмотреть историю заказа.
Общая стоимость установки программного комплекса PrintExpert для типографии складывается таким образом:
- лицензия — 500 тыс. руб.;
- внедрение — 80 тыс. руб. в месяц;
- обслуживание — 25 тыс. руб. в месяц.
С обучением сотрудников дистанционно установка программы длилась менее двух лет. Если возникают вопросы, то мы можем связаться с программистами по Skype.