Пути автоматизации типографий
Общеизвестно, что рынок полиграфии (по крайней мере сегмент офсета) — падающий, что, естественно, отражается и на поставщиках программного обеспечения по автоматизации деятельности типографий. Судя по обсуждениям на специальных форумах в Интернете, активных игроков из старого состава на рынке осталось совсем немного. Поставщики разделились на две группы: одни предлагают «коробочный» продукт, который пытаются массово продавать, другие предпочитают поставлять индивидуальные решения. Наиболее ярким и известным представителем первой группы является компания «Моноритм» с системой PrintEffect (см. КомпьюАрт № 06’2012). Ко второй группе относятся авторы этой статьи с АСУП Print-Expert (см. КомпьюАрт № 04’2012).
Цели использования АСУП для типографий за прошедшие несколько лет остались неизменными. Это полный контроль над ситуацией в типографии, с основным акцентом на отслеживании ценовой политики и себестоимости поступающих заказов. «Коробочные» решения, имеющие в своем составе основные типовые компоненты расчетов, предлагаются по более низкой цене и с коротким сроком внедрения. У какихто типографий получается подстроиться под предлагаемые инструменты, поэтому они публикуют положительные отзывы об АСУП, у других это не получается, и они пишут о напрасно потраченных времени и средствах. Индивидуальные решения полностью адаптируются под условия работы типографии, то есть на основе стандартной структуры программы создаются уникальные для АСУП, но привычные для данного предприятия механизмы расчетов и документооборота. Однако и здесь не у всех хватает сил и терпения дойти до финиша, даже несмотря на практически неограниченную техническую поддержку. Очень многим сложно смириться с тем фактом, что приобретение АСУП — это не стандартная покупка, которой можно сразу пользоваться, не разбираясь в нюансах, а сложный механизм, который требует внимательного участия, постоянного и своевременного наполнения информацией и контроля со стороны руководителей разных уровней. Если сделать образное сравнение с покупкой и эксплуатацией автомобиля, то первичное наполнение программы — это как бензин, без которого автомобиль не тронется с места, но какой бензин залить — решает сам владелец. Иными словами, типография должна изначально очень внимательно отнестись к заполнению первичной информации, проанализировать все нормы и затраты и, тесно взаимодействуя с поставщиком программного продукта, наполнить АСУП сведениями, которые при дальнейшей автоматической обработке дадут возможность принять правильные решения. Конечно, это требует определенных трудозатрат со стороны типографии, на которые не все готовы.
В целом, такая ситуация не добавляет оптимизма тем, кто только задумывается о внедрении АСУП в своей типографии. Однако сегодняшнее время требует быстрой оценки ситуации и принятия молниеносных решений, а потому неавтоматизированным типографиям рано или поздно приходится вновь и вновь возвращаться к этому вопросу. Ведь теперь руководитель должен думать не о том, печатать или нет непрофильный заказ, а о том, какой непрофильный заказ выгоднее взять в работу.
Анализируя деятельность наших клиентов, можно сделать вывод, что основной тенденцией является сокращение количества заказов с высокой долей послепечатной обработки. Типографии всё чаще вынуждены брать в работу заказы, на которые пару лет назад даже не обращали внимания. А некоторые пытаются сосредоточить свои усилия на сборных тиражах листовой продукции, надеясь увеличить оборот и норму прибыли.
АСУП в подобных обстоятельствах становятся еще более актуальными. Увеличивается количество клиентов с небольшими заказами листовой продукции. Это напрямую порождает увеличение транзакционных издержек и сокращение нормы прибыли, так как возрастает уровень сложности документооборота предприятия и прохождения таких заказов в производстве: менеджеры тратят больше времени на расчеты, заказы дольше оформляются в производство, в выполнении участвует большее количество исполнителей, что влечет за собой большую вероятность возникновения ошибок и брака, больше готовится бухгалтерских документов. Всё это требует от типографии слаженной работы между сотрудниками, быстрой, четкой, а главное — своевременной передачи информации между подразделениями. Без АСУП это сделать сложно, а может быть, и невозможно.
Для примера рассмотрим сначала ситуацию с необходимостью брать мелкие непрофильные заказы. Чтобы загрузить печатную машину, которая печатает со скоростью 1015 тыс. оттисков в час, таких заказов должно быть очень много, расчеты по ним должны делаться очень быстро, предполагаемая прибыль должна быть сразу понятна, а заказы должны быстро и четко проходить все этапы в производстве. Без АСУП организовать подобный процесс невозможно. Механизм расчета заказа в АСУП PrintExpert позволяет считать, набирая нужные для его выполнения операции, по каждой из которых при изначальном наполнении программы вносятся нормы расходов материалов, затраты и плановая наценка. В расчете все эти параметры автоматически вычисляются, что позволяет сразу оценить себестоимость, а также прибыль. Благодаря этому сразу понятно, насколько можно снизить цену и стоит ли брать такой заказ. Автоматическое формирование технологических карт по рассчитанным заказам, а также проведение заказа по всей технологической цепочке несколькими нажатиями кнопок в программе тоже значительно экономит время. Очень важным аспектом является и то, что внесенные комментарии на каждом этапе выполнения заказа сразу видны всем участникам процесса, что значительно экономит время на обзвоны и оповещения. Только при таких условиях типография сможет переработать вал мелких непрофильных заказов. Что же касается аналитической работы руководителя, то благодаря АСУП кроме основных финансовых показателей в режиме реального времени видна и доля непрофильных заказов, а также прибыль по ним, что позволяет сделать своевременные выводы.
Второй пример — ситуация, касающаяся сборных тиражей. Она также разрешима только при наличии автоматизированной системы. В PrintExpert есть механизм расчета заказа как части сборного тиража даже без предварительной раскладки на печатный лист других «участников сборки», что позволяет делать очень быстрые расчеты. Далее этот заказ может быть включен в любую подходящую сборку и проведен по всем этапам выполнения в ее составе.
Еще один аспект необходимости внедрения АСУП для руководителя — это сиюминутный вывод разного рода отчетной информации в необходимом руководителю разрезе, которую невозможно получить из бухгалтерии.
Руководители типографий, оснащенных АСУП, постоянно находятся в курсе текущей ситуации на предприятии — им известно о количестве потенциальных заказов, рассчитанных менеджерами; о выставленных клиентам счетах на оплату; о технологических картах, находящихся на той или иной стадии производства; об изготовленной продукции, ждущей отгрузки. Несколькими кликами мыши на компьютере они могут оценить прибыльность текущих заказов; реальный денежный оборот, проходящий через предприятие; дебиторскую задолженность клиентов, объем средств на счете и кассе, непогашенные долги поставщикам, субподрядчикам и собственному персоналу. В течение нескольких минут становится понятной ситуация с загрузкой различных участков типографии, оборудования и отдельных работников.
Хорошая АСУП позволяет всему предприятию действовать как единый слаженный организм, а директору, как мозговому центру, принимать осознанные управленческие решения, объективно оценивать действия каждого сотрудника и требовать от подчиненных необходимых действий и исправления ошибок на ранней стадии. Другие сотрудники, в пределах своих полномочий, согласно системе разграничений доступа в АСУП, также видят все процессы, происходящие в типографии, и без лишних звонков и хождений по различным подразделениям принимают правильные решения, действуют в унисон со всем предприятием.
Кроме тактических, руководители автоматизированных типографий на основе статистической информации из баз данных могут быстро принимать выверенные стратегические решения. Неоценимую помощь здесь окажут разнообразные отчеты со сводной информацией, генерируемые АСУП. Вот лишь несколько примеров, используемых пользователями PrintExpert:
- посмотрев степень загрузки основных единиц оборудования, можно принять решение об изменении ценообразования отдельных рабочих операций типографии, выполняемых на разных машинах. Это позволит более равномерно загрузить оборудование и увеличить процент профильных заказов;
- отчет о прибыльности принятых и выполненных заказов за определенный период позволит реально оценить вклад менеджеров и других ответственных сотрудников в развитие предприятия и назначить адекватное вознаграждение за их труд. Автоматически могут вычисляться не только бонусы менеджерам и сдельная зарплата работникам, но и премии за отчетный период;
- анализ дебиторской задолженности, кроме повода активизировать менеджеров, допустивших долги на своих заказах, позволяет объективно оценивать клиентов типографии, давать им персональные скидки или, наоборот, надбавки на заказы. Менеджеры также могут ранжироваться по этому показателю и получать индивидуальные уровни скидок, которые они могут предоставлять своим клиентам без согласования с руководством;
- подобная информация о поставщиках и субподрядчиках также позволяет типографии строить с ними правильные отношения;
- автоматический расчет стоимости позволяет отсечь нерентабельные заказы на входе. А анализ ситуации с отклоненными заказами дает руководству идеи по направлению развития, закупке нового оборудования, усилению отдельных участков типографии.
Сопоставив эти факты с возможностями других типографий, коллег по цеху, можно прийти к идеям кооперации с ними. Передача некоторых нерентабельных операций на аутсорсинг может стать выгодной для всех участников процесса. Типографии смогут увеличить свою эффективность без привлечения дополнительных средств, увеличить производительность и номенклатуру продукции, сократить сроки непрофильных заказов.
Новой тенденцией в работе типографий являются системы сбора заказов на печать через Интернет «webtoprint». За прошедшее время появились две группы вполне работоспособных сервисов. Одни ориентируются на огромный поток типовых заказов, как правило листовой продукции, по очень низким ценам. Ярким представителем данного направления является типография «Группа М» (http://www.gmprint.ru). Другие привлекают клиента сервисами онлайнверстки макета. Онлайнверстка макета позволяет привлечь новых клиентов, которые раньше даже не задумывались о печатных услугах. Чтобы заказать печатную продукцию традиционным способом, необходимо иметь хотя бы базовые навыки работы со специальными программами, и обладать дизайнерскими способностями для изображения макета. А с помощью подобных сервисов не выходя из дома можно за 5 мин заказать себе визитку либо красивое приглашение для гостей на празднование дня рождения. Как правило, подобные сервисы предлагают большой набор подготовленных шаблонов, в которые достаточно подставить свой текст. Типография же на входе имеет оплаченный и полностью готовый к печати заказ, который не требует проверок. Это очень выгодно. Лидером данного направления является немецкая типография vistaprint (http://www.vistaprint.com). На сайте этой типографии можно в течение короткого времени заказать огромный спектр полиграфической продукции практически под любую жизненную ситуацию.
На российском рынке появился интересный поставщик такого решения Pixlpark (http://www.pixlpark.ru), который предлагает весьма привлекательные цены и большие технические возможности предоставляемого сервиса. Конечно, данное решение несопоставимо с уровнем сайта немецких коллег, но и масштаб инвестиций совсем иной. С помощью Pixlpark практически любая российская типография имеет возможность попробовать новые технологии в своей деятельности.
Следует учитывать, что данные о размещенных заказах из онлайнсистем могут автоматически попадать в АСУП типографии и обрабатываться в общем потоке заказов. Таким образом, внедрение АСУП упрощает дальнейшее развитие типографии в направлении увеличения входящего потока заказов.
АСУП, подобно современным навигационным приборам, позволит провести ваше предприятиекорабль по мутным рыночным водам и опередить конкурентов, двигающихся вслепую. Ужесточающаяся рыночная ситуация в полиграфии и возможная очередная волна кризиса оставляют всё меньше надежд на успех тем, кто не готов к изменениям.