Пять мифов относительно автоматизации процессов

Автоматизировать можно невероятно много. И прежде всего — процесс работы. Подумайте, сколько времени у вас занимают рутинные ручные операции?

Сколько времени уходит на согласование и личный контроль каждого этапа производства? Сколько времени требуется на составление необходимых отчетностей? Однако многие рутинные операции поддаются автоматизации. Конечно, вашему руководству хотелось бы иметь кнопку «сделать все правильно» и по одному нажатию на нее получать безошибочный результат. Это идеал, к которому можно (и нужно) стремиться при автоматизации производственного процесса, даже если вы четко представляете процесс производства во всей его сложности и вариативности.

Следует понимать, что сама по себе автоматизация не обязательно имеет своим следствием немедленный рост прибыли предприятия. Это миф, иллюзия. Но иллюзия эта положительно влияет на ситуацию и помогает не опоздать с назревшими действиями в стремительно изменяющемся мире бизнеса. Если бы за счет автоматизации можно было увеличивать прибыль, то банки вкладывали бы деньги в автоматизацию предприятий и получали с этого проценты. Но это, к сожалению, не так. Иначе бы у нас был бум автоматизации, чему наша компания была бы только рада. Одно из самых ценных следствий автоматизации — это оптимизация нерациональных и непредвиденных расходов за счет перехода на более высокий уровень управляемости и прогнозируемости рабочих процессов. Компании, «пережившие» внедрение автоматизированных систем, согласятся, что это и есть одна из основных задач автоматизации. И когда сумма нежелательных расходов уменьшится хотя бы на сумму вложений в автоматизацию, то можно будет считать, что текущий этап автоматизации успешно завершен. Увеличивать затем прибыль — это уже задача менеджеров. На Западе считается, что окупаемость затрат на автоматизацию должна достигать 90% — и это уже хороший результат. Поэтому не стоит оставаться на обочине прогресса, а также не стоит рассчитывать на великое чудо автоматизации. Нужно трезво оценивать существующую ситуацию и понимать, что повысить прибыль за счет автоматизации невозможно.

Миф 1: автоматизация неоправданно дорога и имеет смысл только для крупных предприятий

Системы автоматизации служат не только для сокращения ручного труда, но и для более точного ведения учета. Именно поэтому одинаково эффективно автоматизировать как крупные, так и мелкие предприятия. Просто в крупных предприятиях для получения ожидаемого эффекта нужно автоматизировать еще и многие сопроводительные службы: закупки расходных материалов, склад готовой продукции и службы логистики, уменьшая тем самым риски простоев и нарушений договорных обязательств перед клиентами по срокам производства и снижая вероятность возникновения конфликтных ситуаций благодаря единой информационной системе. Все это в целом повышает оперативность работы и качество обслуживания заказчиков. Для небольших компаний автоматизация даже отдельных участков производства может дать заметный эффект уже за счет высвобождения ресурсов и повышения производительности.

Миф 2: автоматизировать можно только стандартные производственные процессы

Автоматизация — это очень интересная и творческая область, позволяющая охватить и связать все этапы, из которых состоит абсолютно любой производственный процесс. Разработка индивидуальной конфигурации системы автоматизации проводится чаще всего по схеме работы имеющегося производства с учетом дальнейшей стратегии развития предприятия. В соответствии с этим выбираются именно те модули системы и варианты ее конфигурации, которые необходимы для решения поставленных задач и отвечают максимально эффективному способу выполнения привычных задач, но уже автоматически.

Миф 3: продуктивна исключительно комплексная автоматизация, частичная или «лоскутная» автоматизация отдельных этапов производства малоэффективна

Считается, что частичная автоматизация очень «неповоротлива». Существует ошибочное мнение, что она создает много дополнительных проблем с коммуникацией внутри производства и ее интеграцией в действующую схему работы и отчетность компании. Это потому, что под «лоскутной» автоматизацией нередко понимают внедрение различных программных продуктов и последующее управление этим «разношерстным» ПО. Некоторые утверждают, что при «лоскутной» автоматизации, например, работники одного отдела не задумываются о том, будут ли их документы, отчеты и сама работа понятна и правильно воспринята работниками другого отдела. Другие говорят об отсутствии «прозрачности» процессов. Но на практике решение, в том числе, именно этих задач находится полностью в зоне ответственности компании, которая внедряет автоматизацию. Именно она должна обеспечить, чтобы в итоге данное решение полностью гармонично «стыковалось» с существующим процессом.

Из всего вышесказанного напрашивается вывод, что нужно правильно выбирать компанию, которая специализируется на разработке и внедрении подобных решений.

Миф 4: для сопровождения систем автоматизации необходимо сокращать сотрудников или частично менять их на другой персонал

Автоматизация не обязательно предполагает экономию на количестве сотрудников компании. Любая система автоматизации представляет собой набор модулей и компонентов, облегчающих жизнь. Но нет и не будет такого инструмента, который сумеет все делать без участия человека. Ведь для поддержки системы и ввода всех необходимых данных нужны люди.

Экономия и выгода выражается в другом, а именно:

• в увеличении скорости выполнения заказа;
• повышении управляемости и прогнозируемости производственного процесса;
• снижении количества ошибок;
• более высоком качестве необходимой отчетности по заказам (финансовый учет);
• исключении влияния человеческого фактора (усталость, невнимательность и т.д.);
• быстром и своевременном обнаружении возникших в цепочке производства проблем.

При внедрении системы автоматизации сотрудники проходят обязательное обучение на своих рабочих местах профильными сотрудниками компании, осуществляющей внедрение.

Миф 5: с внедрением автоматизации теряется контроль над процессом производства продукции

Автоматизация производства является одной из важнейших составляющих успешного развития бизнеса. Если эта система правильно разработана и внедрена, она помогает устранить многие недостатки в системе управления бизнесом, например:

• несоответствие планирования производственной загрузки и фактических возможностей предприятия;
• неэффективность управления затратами;
• неэффективность использования финансовых ресурсов (из­за отсутствия своевременно выверенной информации о запасах и затратах).

В целом система автоматизации предприятия должна обеспечивать:

• высшее руководство — информацией для стратегического планирования, финансово­экономического прогнозирования и анализа хозяйственной деятельности;
• руководство среднего уровня — информацией для оперативного планирования и координации подконтрольных ему функций;
• рядовых сотрудников — эффективными инструментами для выполнения должностных функций, регистрации фактов хозяйственной деятельности и принятия решений.