Внедрение АСУП в типографии «Вишневый пирог»

Марсель Шарифуллин, типография ВШЭ

Необычный способ внедрения АСУП

Обычно внедрение АСУП в типографиях производится по отлаженной и хорошо зарекомендовавшей себя последовательности шагов. Проект начинается с настройки механизма расчетов стоимости продукции, затем добавляется складской и финансовый учет материалов, а в конце внедряется производственный блок с техкартами, распределением и отметками выполнения рабочих процессов. При этом долго, иногда месяцы, производится стартовая загрузка исходных данных: клиентская база типографии, история контактов, справочники используемых материалов, технические параметры имеющегося оборудования, информация о выпускаемой продукции и принципах ее ценообразования, настраивается расчет цен (стоимость приладок и листопрогонов в зависимости от тиражей и т.п.) на выполняемых технологических операциях, нормативные параметры количества затрачиваемых материалов и времени на каждую операцию и т.п. Разработчики АСУП «Принт­Эксперт» готовы максимально помочь автоматическим импортом этих данных, но это не всегда представляется возможным — до того бывает сложна и запутанна информация, хранящаяся у клиента до внедрения систем автоматизации в различных базах данных (Access или самописных), текстах Word и таблицах Excel, рукописных записях. И только после ввода всех этих данных пользователи получают возможность производить автоматический расчет цен продукции и начинают получать отдачу от внедренного в типографию ПО.

Так выглядит заказ в «Аплере»

А так он же выглядит в «Принт-Эксперте»

Директора типографии «Вишневый пирог» Евгения Тимощенко такой план действий не совсем устроил. Ранее в этой типографии длительное время использовалась АСУП «Аплер». Теперь руководитель типографии захотел первым делом избавиться от текущих проблем, продолжая эксплуатировать старую систему и не останавливая производство при внедрении нового софта. К тому моменту в «Аплер» уже не функционировал блок расчетов (из­за сбоя в изменении курса валют и отсутствия техподдержки от ее разработчика), и программа использовалась лишь для регистрации заказов и прохождения рабочих операций через типографию. Расчеты выполнялись менеджерами вручную, с помощью таблиц Excel (причем методы расчета у разных сотрудников различались), а для ведения документации и учета использовалась бухгалтерская программа «1С». Понятно, что из­за сложности взаимного сочетания таких разных программ, медлительности и ограниченной работоспособности «Аплера», принципиальной невозможности получения аналитической информации и прочего дальнейшее развитие типографии оказалось под угрозой. Руководители предприятия, конечно, видели это, но долгое время не могли решиться на внедрение новых систем АСУП из­за недоверия некоторым разработчикам, дороговизны хороших решений, сомнений в собственных силах успешно пройти весь путь внедрения и достичь желаемого результата. Тем не менее Е. Тимощенко, будучи новатором по своему характеру, рискнул и сделал выбор в пользу ПО «Принт­Эксперт», разработчики которой согласились с его планом внедрения АСУП.

После взаимных консультаций было принято решение отойти от типовой схемы и начать процесс внедрения АСУП с исключения ПО «Аплера» из рабочего процесса типографии без ломки сложившегося организационного порядка. Для этого в «Принт­Эксперт» был создан новый механизм универсальной операции, который позволил использовать ее систему регистрации и диспетчеризации заказов без автоматического расчета их стоимости. В результате менеджеры «Вишневого пирога» в качестве эффективной замены своему старому ПО «Аплер» получили «Принт­Эксперт» с аналогичным интерфейсом, только работающим в сотню раз быстрее и надежнее.

Сохранение истории работы типографии в новой АСУП

Следующим этапом в «Принт­Эксперт» был перенос из старой программы всех имеющихся данных о заказах (которых набралось более 70 тыс.) и клиентах типографии, накопленных за предыдущие шесть лет работы «Аплера». Так у менеджеров появилась возможность быстро ознакомиться с историей контактов с клиентами и подробной информацией о любом выполненном ранее заказе (виде продукции, тираже, стоимости, оплате, потраченных материалах, технологических операциях и т.п.). Причем если в «Аплере» старый заказ в базе данных открывался через 15 с, то «Принт­Эксперт» на это требовалось всего 0,3 с. Уже на этом этапе руководители типографии «Вишневый пирог» с помощью имеющихся в «Принт­Эксперт» отчетов получили возможность за доли секунд делать выборки по клиентам, периодам времени, видам заказов, использованному оборудованию и видеть динамику развития типографии и полную историю взаимоотношений типографии с конкретными клиентами.

Схожий интерфейс рабочих окон программ «Принт­Эксперт» и «Аплер» способствовал быстрой адаптации к новой АСУП сотрудников типографии, осваивающих новый продукт. Через некоторое время была создана психологически комфортная обстановка для внедрения последующих модулей «Принт­Эксперт», поскольку уже никто не сомневался в достоинствах этой программы.

Блок автоматического расчета стоимости продукции в ВП

Внедрение системы автоматических расчетов

Далее процесс внедрения пошел уже по накатанной колее. В АСУП были внесены данные по оборудованию, выполняемым техническим операциям и параметрам ценообразования, для того чтобы разработчик смог настроить механизмы автоматического расчета стоимости заказов. Попутно в данном процессе руководители откорректировали формулы цен на некоторую продукцию, четко структурировали и привели в порядок учет цен различных технологических операций, выполняемых сотрудниками типографии. Впервые все, даже самые сложные или, наоборот, мелкие и редко выполняемые операции получили четкое описание и расчет стоимости в зависимости от различных входных параметров (тиражей, сложности, срочности, сопутствующих процессов и т.п.).

Этот этап был начат в середине февраля 2017 года и в основном завершен в течение одного­полутора месяцев, хотя, конечно, некоторые новые и редко востребованные технологические операции (например, связанные с твердым переплетом) продолжают добавляться в АСУП до сих пор. Возможно, этот процесс никогда не закончится, так как типография постоянно осваивает производство новых видов продукции, обзаводится новым оборудованием и оказывает новые услуги своим заказчикам. Задача внедрения автоматического расчета новой технологической операции или стоимости новой продукции обычно решается разработчиками «Принт­Эксперт» в течение одного­двух дней с момента получения ими ТЗ с алгоритмами необходимого ценообразования или прайс­листом.

В результате «Вишневый пирог» стандартизировал работу всех своих менеджеров и получил прозрачный инструмент контроля единых цен. Ушли в прошлое ситуации, когда клиенты получали разные цены от различных менеджеров типографии, а также долгие паузы в получении ответа на свои запросы. Типография стала легко масштабируемой и получила возможность быстрого расширения отдела продаж. Даже неопытный сотрудник или стажер с помощью компьютера с программой АСУП очень быстро (практически в процессе ведения телефонного разговора) получал правильную цену на любую, даже самую сложную печатную продукцию и сразу озвучивал ее клиенту. Количество ежедневных расчетов менеджерами возросло многократно. Сокращение времени на получение заказчиками информации о стоимости интересующей их продукции способствовало общему повышению имиджа типографии и притоку новых заказов. Руководству стало проще строить кадровую политику, лишив старых сотрудников статуса незаменимых. В то же время в «Принт­Эксперт» можно было удобно перераспределять заказы разной сложности в соответствии с квалификацией и имеющимся опытом менеджеров. Это также способствовало сокращению числа ошибок и ускорению работы типографии. У руководства появилась полная ясность, кто и чем занят в рабочее время, а значит возможность оценки эффективности работы сотрудников. Современная CRM, имеющаяся в составе «Принт­Эксперт», позволила упорядочить существующую базу клиентов и использовать новые маркетинговые инструменты для продвижения услуг типографии.

Появилась возможность планирования продаж и производства в режиме постоянного контроля со стороны руководства. Блок CRM, интегрированный в план продаж, позволил легко отслеживать динамику появления новых клиентов и удержания старых. Ценовая политика типографии стала более грамотной (ушли в прошлое работы с низкой или минусовой рентабельностью) и управляемой: теперь появилась техническая возможность, поменяв один­два параметра в программе, менять цены на отдельные сезонные виды продукции, давать скидки постоянным клиентам, проводить специальные акции и т.п.

Блок CRM (справочника клиентов)

Производственный блок

После внедрения блока расчетов настал черед вернуться к производственному блоку. Напомним, что все это время в типографии использовалась система регистрации заказов от предыдущей АСУП. Сейчас к ней добавились более современные модули составления технологической карты заказов, построения очереди выполнения операций и внесения отметок, какой сотрудник что, на каком оборудовании и когда сделал, сколько и каких при этом потратил материалов (если они не соответствовали плановым данным). Также появился удобный инструмент отслеживания того, что не сделано вовремя. Учитывая скорость выполнения множества операций в цифровой типографии, на регистрацию операции производственный модуль требует от сотрудников минимума действий, буквально пары кликов мышкой. Зато на базе введенных данных стало возможным производить фактический расчет себестоимости заказов, менеджеры теперь могут видеть реальное прохождение их заказов по различным производственным участкам и планировать срок выполнения работ. Появилась возможность строить аналитику по загрузке оборудования, занятости персонала, расходу материалов и т.п.

Блок выполнения операций на производстве

Более того, по просьбе руководителей типографии на некоторых производственных участках было внедрено сканирование штрих­кодов, располагаемых на полях изготавливаемой печатной продукции или на печатной форме технологической карты заказа. В этом случае сотруднику, выполнившему свою работу, достаточно отсканировать этот штрих­код, и в «Принт­Эксперт» автоматически ставится отметка о выполненной работе и изменении статуса заказа. Человеку уже не требуется тратить время на поиск на экране необходимой строки в большом списке операций, стоящих в очереди на выполнение. Штрихкодирование позволило сократить время фиксации наиболее простых рабочих операций типографии.

Учитывая, что производственный блок был полностью отлажен при внедрении ПЭ в других типографиях, на процедуру его внедрения потребовалось меньше месяца.

Блок отчетов и экспорта данных в «1С» и таблицы Excel

После внедрения производственного и расчетного модулей в «Принт­Эксперте» появилась возможность получения разнообразных отчетов по работе типографии в реальном времени или на заданный период. Так, руководители «Вишневого пирога» смогли мгновенно получать информацию по общему обороту типографии в разрезе различных клиентов, видов продукции, выработки отдельных менеджеров и другие подобные аналитические данные. На любом заказе высвечивалась расчетная и фактическая рентабельность операций, количество и цены потраченных материалов, можно было также узнать точную рентабельность всего заказа.

Поскольку бухгалтерский учет типографии ведется в программе «1С», потребовалась интеграция между программами «Принт­Эксперт» и «1С». Разработчик довольно оперативно настроил механизмы автозагрузки заказов со всеми необходимыми данными из «Принт­Эксперт» в «1С», а также обратную выгрузку произведенных оплат из «1С» в «Принт­Эксперт». В результате, менеджеры, не выходя из рабочего окна «Принт­Эксперт», смогли видеть стандартные счета и отгрузочные документы «1С», и отслеживать информацию о полных или частичных оплатах заказов своими клиентами, введенных сотрудниками бухгалтерии. Все документы, как и раньше, печатались через «1С» согласно отлаженным печатным формам и шаблонам. Товарный и финансовый учет для бухгалтерии также остался в «1С».

Процесс отладки и внедрения данных блоков занял порядка двух месяцев и производился параллельно с процессами внедрения других модулей АСУП.

Блок интеграции «Принт-Эксперта» и «1С»

Интеграция с интернет-решениями

Аппетит обычно приходит во время еды, и, видя успешное внедрение АСУП по всем фронтам, Евгений Тимощенко не смог удержаться от постановки новых задач разработчикам «Принт­Эксперт».

Первым делом было высказано пожелание обеспечить ключевым клиентам и дилерам возможность самостоятельного расчета и оформления заказов, без отвлечения менеджеров типографии. Эта задача не представляет особой сложности для «Принт­Эксперта», учитывая невероятную масштабируемость данной программы, неограниченное и бесплатное добавление рабочих мест в программе и гибкую возможность настройки индивидуального доступа каждого пользователя. В настоящее время идет процесс разработки удобного рабочего интерфейса для удаленных пользователей — особых клиентов типографии. После утверждения интерфейса и включения режима удаленной работы клиентов в «Принт­Эксперт» также будет задействован разработанный и отлаженный ранее механизм использования индивидуальных прайс­листов для ключевых клиентов типографии.

Следующая задача оказалась посложней. Типография «Вишневый пирог» приобрела полиграфическую фирму «Студия 52», автоматически став обладателем арендованного по схеме SaaS (софт как сервис) интернет­сайта с «веб­ту­принт»­решением от известного российского разработчика PixelPark. Надо сказать, что у «веб­ту­принт» PixelPark есть свои как достоинства (недаром она стала лидером российского рынка), так и недостатки, в числе которых можно назвать полную зависимость типографий и всех данных ее клиентов от вендора софта, а также отсутствие мощного MIS (системы менеджмента прохождения заказов через типографию), подобного «Принт­Эксперт». Не желая отказываться от раскрученного «веб­ту­принт»­сайта, чтобы не потерять заказы от пользователей Интернета, у руководителей объединенного предприятия возникло естественное желание интегрировать решение PixelPark в свою АСУП «Принт­Эксперт», получив тем самым синергетический эффект от двух этих программных продуктов.

В итоге, после почти двух месяцев работы разработчикам «Принт­Эксперт» удалось создать автоматические механизмы экспорта данных заказов с сайта на базе PixelPark во внутреннюю АСУП типографии. В результате все онлайн­заказы с сайта «Студии 52» стали по команде загружаться в «Принт­Эксперт» и органично встраиваться в налаженный процесс их обработки. Соответственно, был также налажен обратный обмен данных с «веб­ту­принт»­сайтом с изменением статусов отображаемых там заказов, например, что заказ принят в работу или уже выполнен.

Интеграция «Принт-Эксперт» с ПО PixelPark

Продолжая тему «веб­ту­принт», надо отметить, что кроме «Студии 52» «Вишневый пирог» недавно поглотил еще одну типографию — «24 Print», активно продвигавшую свои услуги в сети Интернет. Вполне возможно, что на базе наработок этой типографии объединенная группа компаний сможет создать собственное решение «веб­ту­принт». По крайней мере, разработчики «Принт­Эксперт» готовы пройти свою половину пути в этом направлении.

Третьей, как в народной сказке, перед разработчиком «Принт­Эксперт» была поставлена задача создания в АСУП внутреннего почтового клиента, чтобы все сотрудники типографии получили возможность работать с электронной почтой и интернет­телефонией, не покидая программу «Принт­Эксперт». Это позволит все входящие сообщения и звонки легко превращать в задачи для выполнения, с эффективным механизмом контроля и отслеживания того, в какое время и были ли вообще сделаны ответы на поступающие запросы. К письмам и звонкам от клиентов, а также от других сотрудников типографии станет возможна легкая привязка заказов, текущей информации по складу, статусам выполнения заявок и другой информации, содержащейся в АСУП.

Эта задача оказалась самой сложной, но, по словам разработчиков «Принт­Эксперт», она также может быть успешно решена. И в скором будущем типография «Вишневый пирог» сможет получить удивительный инструмент — сложнейшую АСУП, которая обеспечит ей выгодное преимущество перед конкурентами и позволит повысить свою эффективность и производительность.

Заключение

На примере типографии «Вишневый пирог» разработчики «Принт­Эксперт» могут записать в свой актив еще одно нетривиальное внедрение своего продукта в цифровую типографию. За относительно короткий срок (напомним, что процесс практического внедрения начался всего четыре месяца назад) типография получила эффективный инструмент, который позволил полностью изменить ее рабочий процесс, ускорить расчеты и прохождение заказов через производство, автоматизировал процесс создания финансовых документов и учета складских запасов расходных материалов. Типография также начала использовать современные интернет­технологии привлечения клиентов и продвижения своих услуг и теперь старается активно развивать это направление своей деятельности.

Бизнес типографии стал легко масштабируемым, управляемым и прогнозируемым. Возможно, именно вследствие успешной автоматизации внутренних процессов руководители смогли найти время и средства для поглощения других типографий, закупки дорогостоящей ЦПМ HP Indigo 7900 и новой ниткошвейной машины Smyth. Новые подразделения типографии были быстро интегрированы в «Вишневый пирог» без потери производительности и с сокращением имеющегося персонала и затрат на управление. Сотрудники новых подразделений быстро освоили программу «Принт­Эксперт», приняли новые корпоративные стандарты и приемы работы, органично влились в объединенную типографскую структуру, быстро перестроив свое ценообразование и приемы работы в соответствии со стандартами «Вишневого пирога».

В заключение хочется еще раз выразить восхищение директору типографии «Вишневый пирог» Евгению Тимощенко, решившемуся на сложный проект по модернизации своего предприятия в то время, когда большинство его конкурентов находятся в выжидательной позиции. Процесс внедрения АСУП продолжается, и с каждым днем типография «Вишневый пирог» повышает эффективность своей работы, получая новые конкурентные преимущества. Мы желаем типографии успехов в этом процессе, постоянного развития с увеличением оборотов и рыночной доли!