Цифровая трансформация офисной печати

Словосочетание «цифровая трансформация бизнеса» на слуху не первый год и уже успело утратить привкус свежести. Однако что касается реального состояния дел в отечественных компаниях, то внедрение электронного документооборота, управляемых услуг печати и других элементов этой самой трансформации пока идет, мягко говоря, неспешно. В данной публикации мы расскажем о преимуществах систем электронного документооборота и управляемых услуг печати, а также попытаемся выяснить, что же мешает внедрению передовых технологий в нашей стране.

Тупиковый путь

Очевидно, что в нынешних условиях приобретение нового оборудования далеко не всегда является эффективным и экономически выгодным вариантом удовлетворения растущих потребностей в печати документов и изготовлении малотиражной продукции для внутренних нужд. В ряде случаев более целесообразным (как с точки зрения удобства и масштабирования, так и оптимизации затрат) является переход на аутсорсинг печати. К сожалению, данное направление в России пока развивается достаточно медленно.

По мнению аналитиков, мощным сдерживающим фактором, который существенно тормозит темпы развития услуг аутсорсинга печати в нашей стране, является инерция мышления руководителей компаний и сотрудников, ответственных за принятие стратегических решений в сфере IT. Само слово «аутсорсинг» у многих до сих пор ассоциируется с чем­то временным и не очень надежным. И это красноречиво подтверждают статистические данные.

Согласно результатам исследования IDC, проведенного в конце минувшего года, в настоящее время в России 77% компаний придерживаются предельно консервативного подхода, приобретая новое печатающее оборудование как таковое по мере необходимости. Еще в 11% организаций устройства берут в аренду или в лизинг без предоставления дополнительных услуг со стороны поставщика. И лишь 4% отечественных компаний приобретают оборудование в рамках одно­ или многолетних контрактов, предусматривающих предоставление управляемых услуг печати. Кроме того, в 8% случаев принтеры и МФУ закупают в рамках общих сервисных контрактов, предусматривающих комплексную поставку IT­оборудования.

Особенности российского менталитета ярко и выпукло иллюстрирует один пример. 70% опрошенных заявили, что необходимость печати на листах формата А3 возникает редко, тем не менее, такое устройство (или устройства) было приобретено «на всякий случай». Еще 12% отметили, что при отсутствии необходимости печати на листах формата А3 такие устройства были включены в общий контракт на поставку IT­оборудования.

Приоритеты вариантов приобретения печатающего оборудования
и услуг среди российских компаний

MPS — альтернатива «коробкам»

По мнению специалистов, в некоторых случаях справиться с растущими потребностями в печати документов можно и вовсе без приобретения новой техники. Цель достигается путем повышения эффективности использования уже имеющегося оборудования за счет внедрения решений управляемой печати (managed print services, MPS). Как показывает практика, переход к использованию MPS позволяет значительно (до 30%) сократить затраты на печать, а также существенно повысить эффективность работы и уровень информационной безопасности предприятия. Однако необходимым условием для реализации такого варианта является переход организации на использование системы электронного документооборота. И, как показывает практика, именно это становится основной проблемой. Далеко не каждый руководитель отважится взвалить на свои плечи ответственность за принятие решения о кардинальной перестройке системы работы с документами.

Впрочем, не всё так безнадежно, как может показаться на первый взгляд. Дело в том, что реалии современного бизнеса диктуют свои условия, и некоторые базовые элементы, являющиеся, образно говоря, кирпичиками фундамента системы электронного документооборота, уже применяются во многих отечественных компаниях. В качестве наиболее характерных примеров можно привести электронную подпись (цифровые сертификаты), системы управления электронными документами и контентом (CMS), а также цифровые репозитарии, архивы и базы данных. Кроме того, многие компании используют в своей работе облачные сервисы, обеспечивающие централизованное и безопасное хранение данных с возможностью удаленного доступа (в том числе и с мобильных устройств). Подразделения, непосредственно взаимодействующие с клиентами и заказчиками, кровно заинтересованы в более тесной интеграции с социальными сетями и сервисами обмена сообщениями.

Разумеется, при наличии уже обкатанных и проверенных временем элементов процесс перехода к использованию полноценной системы электронного документооборота будет уже не столь сложным и болезненным.

Руководителям, ответственным за принятие стратегических решений, необходимо осознать, что при всех трудностях и неувязках, неизбежно возникающих в процессе кардинальной перестройки существующей системы документооборота, данный шаг позволит решить целый ряд важных проблем, с которыми приходится сталкиваться сотрудникам практически любой компании.

Наличие большого и постоянно растущего количества бумажных документов неизбежно приводит к значительным затратам рабочего времени на поиск нужной информации и ручное извлечение данных из хранящихся бумаг. Кроме того, для размещения бумажного архива требуется довольно много места, что весьма актуально для небольших компаний, арендующих офисы в бизнес­центрах.

Еще один важный аспект — возможность удаленного доступа к текущим и архивным документам. По мере увеличения доли сотрудников, работающих удаленно (в том числе в других городах и странах) и в мобильных условиях, данная проблема становится всё более актуальной.

Необходимость обмена бумажными документами усложняет процесс взаимодействия различных подразделений и филиалов, расположенных в разных офисах или городах. Это неизбежно сказывается на эффективности совместной работы и приводит к увеличению (иногда весьма существенному) затрат времени на реализацию сложных проектов.

Представители российских компаний, в которых уже внедрена и используется полноценная система электронного документооборота в сочетании с услугами управляемой печати, отметили ряд важных преимуществ, которые позволили получить данные решения. Наиболее важными, по мнению опрошенных, являются сокращение расходов на печать и документооборот, а также ускорение бизнес­процессов. Кроме того, благодаря более оперативному доступу к информации и уменьшению количества ручных операций при работе с документами удалось повысить производительность труда. Не менее важно и то, что за счет более оперативного реагирования и интеграции средств социальной коммуникации повысился уровень удовлетворенности клиентов. Некоторые компании внедрили новые продукты и сервисы вследствие перехода к системе электронного документооборота.

Электронный документооборот не отменяет бумагу

Как ни парадоксально, но даже идеально выстроенная система электронного документооборота не может быть полностью безбумажной. Более того: согласно статистическим данным, после внедрения комплексных решений или отдельных элементов системы электронного документооборота в большинстве российских компаний объем печатаемых документов сохранился на прежнем уровне или даже увеличился. Лишь 18% из числа опрошенных отметили уменьшение количества печатаемых документов. Более половины (55%) респондентов отметили, что объемы печати не изменились. А в 27% случаев было зафиксировано даже увеличение количества выводимых на печать документов.

Справедливости ради необходимо отметить, что столь парадоксальная ситуация не является недостатком системы электронного документооборота как таковой. Зачастую большие объемы печати обусловлены вполне объективными причинами, в частности корпоративными стандартами либо требованиями российского законодательства, обязывающими выводить и/или хранить определенные типы документов в бумажном виде. Кроме того, в некоторых случаях увеличение объемов печати является прямым следствием роста деловой активности и расширения бизнеса.

Заключение

Подведем итоги. Как свидетельствует беспристрастная статистика, в подавляющем большинстве российских компаний по­прежнему практикуют устаревший подход к формированию и обслуживанию парка печатающего оборудования, заключающийся в приобретении новых устройств по мере необходимости. Тем не менее есть примеры (пусть пока и немногочисленные) повышения эффективности работы за счет внедрения и эксплуатации систем электронного документооборота и MPS.

Одной из наиболее важных проблем, которая тормозит переход на использование систем электронного документооборота, является необходимость обработки, оцифровки и структурирования бумажных документов. Выполнение этих операций требует немалых трудозатрат и может негативно отразиться на эффективности работы в переходный период.

Основным препятствием на пути внедрения MPS в российских компаниях является консервативный подход руководителей компаний и IT­отделов. Многие из них по­прежнему решают возникающие проблемы исключительно путем приобретения нового оборудования, даже не задумываясь о низкой эффективности такого варианта.

Тем не менее можно прогнозировать, что поступательный процесс внедрения и освоения передовых технологий продолжится. Во многих российских компаниях уже применяются отдельные решения, являющиеся ключевыми элементами цифровой системы документооборота. Постепенно увеличивается количество организаций, которые не только внедрили, но и уже успели оценить преимущества и новые возможности, которые открывает цифровая трансформация. Их положительный опыт послужит отличным примером для других!