Цифровая типография в офисе

Кузьмич Валерий, Ксерокс (СНГ)

Нужна ли типография в офисе

Цифровая печать

Типовые задачи для цифровой печати

   Печать небольших тиражей

   Печать по требованию

   Переменные данные

Возможности переменной печати

Интеграция цифровой типографии в структуру предприятия

«Мелочи», о которых нельзя забывать

Заключение

В последние годы достаточно характерной тенденцией стало стремление различных организаций и коммерческих предприятий либо создать собственную типографию, либо модернизировать уже существующие мощности. Спектр возможных решений, в зависимости от размера и финансовых возможностей предприятия, достаточно велик — от дупликатора с полупрофессиональным финишным оборудованием до полнофункциональной типографии с препрессом, современными высокопроизводительными офсетными машинами и линиями послепечатной обработки.

Одним из наиболее более часто рассматриваемых вариантов является цифровая печать, которая сегодня переживает настоящий бум, если не по уровню развития рынка цифровых печатных услуг, то, по крайней мере, по уровню проявляемого интереса к самой технологии. Тем не менее для принятия решения о приобретении именно цифровой печатной машины нужны и другие аргументы. Важно понимать, как она будет использоваться, какие выгоды могут быть получены, с какими трудностями, возможно, придется столкнуться. Все, что изложено ниже, не является приглашением к покупке. Это лишь попытка структурировать информацию и дать пищу для размышления о преимуществах и подводных камнях, а также о критериях принятия решения. Надеемся, что значительное количество ссылок на технологии и опыт Xerox не покажется нескромным.

Нужна ли типография в офисе

Для начала было бы интересно проанализировать само явление или тенденцию создания офисных (или корпоративных) типографий. Что заставляет предприятия вкладывать порой значительные средства в организацию собственного производства печатной продукции? Какие цели ставятся и достигаются ли они? Насколько оправданны эти инвестиции на фоне достаточно жесткой конкуренции на рынке коммерческой печати? Подробный анализ требует достоверных цифровых данных, которыми вряд ли кто-нибудь на сегодняшний день располагает. Однако даже из лежащих на поверхности фактов можно сделать важные выводы. Хотелось бы поделиться некоторыми из них.

Итак, основными побудительными мотивами при принятии решения о создании собственной корпоративной типографии являются желание сэкономить на производстве печатной продукции либо получить дополнительную выгоду (которая не всегда имеет материальное выражение) за счет большего контроля, большей гибкости и больших возможностей.

Тезис об экономии не представляется однозначным. Особенно если принять во внимание тот факт, что даже у предприятий коммерческой печати, ориентирующихся на традиционную офсетную печать, норма прибыли невысока. Не выгоднее ли платить за печатные услуги, чем вкладывать деньги в покупку оборудования и его обслуживание, содержать штат квалифицированных сотрудников, заниматься закупкой расходных материалов, бумаги и т.д. Ответ, как правило, один: имея свои собственные печатные ресурсы, мы получаем большую гибкость, независимость от условий и приоритетов коммерческих типографий и печатных салонов, экономим время и, возможно, средства. Следовательно, можно сделать вывод о том, что предприятия как заказчики полиграфических услуг не получают в полном объеме и по адекватной цене те услуги, которых они ожидают. Это является одним из наиболее распространенных мотивов для приобретения собственной типографии, которая должна решить хотя бы часть проблем, связанных с выпуском печатной продукции.

От того, насколько органично то или иное оборудование или технология впишутся в структуру предприятия и насколько они будут соответствовать кругу решаемых задач, зависит возврат инвестированных средств. Как правило, эти задачи разнородны, поэтому часто приходится идти на компромисс.

К тому же всегда возможен выбор в пользу размещения заказов в коммерческих типографиях или печатных салонах.

Цифровая печать

Согласно наиболее общему определению цифровая печать — это процесс, при котором изображение с электронного файла непосредственно переносится на барабан, ремень, пластину или материал для печати, то есть исключен промежуточный этап создания пленок. Данное определение справедливо для трех основных технологий. Это:

• электрофотография, при которой сухой или жидкий тонер наносится на устройство промежуточного переноса изображения или материал для печати путем изменения его электростатических свойств и затем фиксируется посредством абсорбции, химической реакции или температуры (используется в цифровых печатных машинах Xerox, Indigo и Xeikon);
• струйная печать, при которой специальные жидкие чернила распыляются либо непосредственно на материал для печати, либо на промежуточный элемент переноса изображения;
• DI-технология (или цифровая офсетная печать), при которой компьютер управляет процессом формирования изображения на печатной форме, установленной в машине, а затем печать осуществляется посредством обычного офсетного процесса.

Исключим из рассмотрения цифровой офсет и дадим более узкое определение цифровой печати, которому отдают предпочтение большинство экспертов, — это технология, позволяющая изменять текст и изображения на каждом отпечатке тиража.

В рамках этого определения можно выделить три основные группы цифровых печатных машин:

• монохромные (или черно-белые). Основными производителями и поставщиками таких машин являются Xerox (семейства DocuTech и DocuPrint), IBM (системы InfoPrint), Oce (семейства DemandStream и PageStream) и Xeikon (с приобретением компании Nipson представляющий линейку рулонных машин). В последние два года в эту нишу активно внедряется Heidelberg c листовой печатной машиной DigiMaster;
• цветные, то есть позволяющие печатать черным и еще одним или несколькими дополнительными цветами (так называемое цветовыделение). Основными производителями и поставщиками являются Xerox и Oce;
• полноцветные. Основными производителями являются Xerox, Indigo и Xeikon.
• Цифровые печатные машины по сравнению с традиционными технологиями обладают целым рядом уникальных возможностей:
• с их помощью можно эффективно и в кратчайшие сроки печатать малыми тиражами, вплоть до одного экземпляра;
• по определению они позволяют печатать переменные данные;
• обеспечивают возможность подключения устройств послепечатной обработки в режиме online, что позволяет изготавливать готовую печатную продукцию с различными видами профессионального переплета в единичных экземплярах.

Вместе с тем определенные факторы, во многом сдерживают более широкое применение цифровой печати, прежде всего это стоимость расходных материалов. Поэтому по себестоимости печати на больших тиражах цифровые печатные машины пока не могут конкурировать с офсетом.

Себестоимость цифровой печати постоянно снижается — по мере совершенствования технологии и удешевления расходных материалов. На сегодняшний день себестоимость полноцветного отпечатка формата А3 только с учетом прямых расходов на печать для различных цифровых машин колеблется в диапазоне от 8 до 20 центов. Такое положение дел объясняется следующим:

• бумага, используемая для цифровой печати, должна отвечать более жестким стандартам качества. Поэтому ее цена всегда несколько выше, чем цена офсетных бумаг;
• номенклатура бумаг для цифровой печати существенно уже, чем офсетных бумаг;
• скорость печати (особенно полно-цветных цифровых машин) ниже по сравнению с типовой производительностью офсетного пресса.

Анализируя перечисленные выше преимущества и недостатки цифровой печати, следует отметить, что все недостатки «всплывают» при расчете прямых затрат на печать. Выигрыш в себестоимости отпечатка достигается только на небольших тиражах. Преимущества в основном относятся к категории потенциальных источников получения дополнительных выгод или дополнительной прибыли. Увидеть этот потенциал очень важно.

Типовые задачи для цифровой печати

Возможности применения цифровой печати достаточно широки. Иногда приходится сталкиваться с совершенно нестандартными, уникальными задачами. Однако существуют и типовые приложения, характерные для работы многих предприятий или организаций. Попытаемся их систематизировать.

Печать небольших тиражей

• Печать быстро устаревающих материалов (учебные пособия, брошюры по продуктам и спецификации, технические руководства и др.), требующих частых изменений. Качество учебных материалов (то есть качество информации) во многом определяет качество учебного процесса. Возможность адаптации программы курсов под конкретные аудитории, быстрого внесения изменений, использование электронных каналов доступа к информации делают процесс обучения более гибким и динамичным. Снижение издержек на публикацию достигается в том числе и за счет сокращения числа посредников в цепочке между автором и типографией.
• Печать маркетинговых материалов в нескольких версиях, нацеленных на специфическую аудиторию: отдельные группы заказчиков и подразделения организации или какие-либо мероприятия (например, фотография местного представителя на рекламной листовке, текст на иностранном языке для международной выставки).
• Предварительный маркетинг — когда услуги, товары или идеи представляются небольшой группе потенциальных потребителей, чтобы оценить их ответную реакцию и в соответствии с ней внести необходимые изменения либо в сам продукт, либо в стратегию его продвижения.
• Печатная продукция для товаров, ориентированных на небольшие сегменты рынка, например документация на иностранных языках или этикетки для товаров, продаваемых в небольших количествах за рубежом.
• Сигнальные экземпляры/макетирование — подготовка небольшого количества копий для рецензирования.
• Пробные тиражи изданий в несколько десятков или сотен экземпляров, которые поступают в продажу для исследования спроса и определения величины основного тиража, который уже будет печататься традиционным способом.
• Распределенная печать — распространение информации в электронном виде в региональные отделения и последующая печать на месте.

Печать по требованию

Большинство заказов на изготовление небольших тиражей бывают срочными. Среди наиболее характерных сфер приложения печати по требованию можно выделить:

• Книги — печатаются с цифрового оригинала по мере поступления заказов от издателя или продавца книг. В этом случае более высокая себестоимость печати компенсируется снижением затрат на их реализацию, содержание складских запасов и утилизацию нераспроданных экземпляров.
• Каталоги и брошюры — печатаются в ответ на запрос заказчика, поступивший либо в центр по обработке заказов, либо на сайт в Интернете.
• Работа на выставках/конференциях — быстрая реакция на запросы, рекламную продукцию и т.д.
• Руководства по эксплуатации/ техническому обслуживанию — уникальный комплект документации, выпускаемый для кон-кретного изделия по мере получения заказов на изготовление единицы или партии товара. Процесс выпуска эксплуатационной документации может быть полностью автоматизирован и интегрирован в систему управления производством масштаба предприятия.

Переменные данные

• Маркетинговые акции или кампании по продвижению новых продуктов или услуг — возможность продемонстрировать персонализированный подход к каждому заказчику, например вручение индивидуальных информационных пакетов с приветственным письмом, персональной программой мероприятия.
• Персонализированные каталоги, содержание которых соответствует индивидуальным предпочтениям заказчика.
• Печатные материалы, которые могут быть персонализированы самими заказчиками, например поздравительные открытки с персональными сообщениями
• Подписная рассылка информационных материалов в соответствии с определенными заказчиком сферами интересов: политические новости, изменение биржевого курса акций компаний и др.
• Ответы на уникальные запросы, например карта планируемого туристического маршрута.

Возможности переменной печати

Печать переменных данных становится одной из основных областей применения цифровых машин. Многими переменная печать все еще воспринимается лишь как возможность динамически изменять имя адресата в типовых документах. На самом деле уровень персонализации может быть и более глубоким: содержание каждого экземпляра может изменяться в соответствии с установленными правилами.

Можно выделить три основных вида переменной печати:

• персонализация — при которой основные текстовые данные, такие, как имя и адрес, изменяются на каждом печатаемом экземпляре;
• кастомизация (печать с учетом данных о заказчике) — при которой значительная часть документа может изменяться в соответствии с предпочтениями и интересами каждого читателя;
• печать нескольких версий — при которой в рамках одного тиража печатается несколько вариантов документа (например, может быть добавлена информация о местном представительстве).

Переменная печать является не только мощным инструментом при проведении разовых рекламных кампаний, но и регулярно используемым каналом персональной коммуникации с существующими и потенциальными заказчиками. С помощью этого можно формировать имидж компании, изучать спрос, поддерживать долгосрочные отношения с большими группами заказчиков.

Высокая эффективность прямого маркетинга достигается за счет усиления ответной реакции на персонализированные маркетинговые или рекламные материалы.

Одним из наиболее распространенных областей приложения для переменной печати является массовая печать счетов. Предприятия, осуществляющие расчеты с населением за тепло, электроэнергию, а также телекоммуникационные компании регулярно печатают и рассылают по своим базам данных большие объемы персонализированных платежных документов, используя для этих целей промышленные системы печати. Эти системы, оснащенные послепечатным оборудованием, могут одновременно выполнять функции цифровой типографии, обеспечивая внутренние потребности предприятия в различных видах печатной продукции. Еще один резерв — хостинг или предоставление услуг переменной печати и адресной рассылки на коммерческой основе.

Интеграция цифровой типографии в структуру предприятия

Поиску дополнительных источников экономии и получения дополнительной прибыли помогает анализ не только уже существующих «внутренних» заказов, но и основных бизнес-процессов предприятия. Поэтому подготовку бизнес-плана или технико-экономического обоснования должен осуществлять не только руководитель будущей типографии, а функции директора или финансового директора не должны сводиться лишь к «урезанию» запрошенного бюджета ровно на половину.

Эффективность работы типо-графии во многом зависит от того, как понимают ее задачи и возможности руководители и сотрудники разных подразделений, которые так или иначе вовлечены в процесс создания, заказа или потребления печатной продукции. Поэтому, говоря о создании цифровой типографии, следует иметь в виду не просто приобретение печатной машины, а создание условий для ее эффективной работы на уровне взаимодействия различных подразделений компании.

Легко представить себе ряд распространенных ситуаций, которые, с одной стороны, являются «узким местом», ограничивающим производительность печатной машины, поскольку связаны с большим объемом предпечатной работы, а с другой — сказываются на производительности работы персонала в масштабе компании, на скорости принятия решений. Вот некоторые из них:

• поступает множество мелких заказов, время на проверку и подготовку которых несоизмеримо выше, чем время печати;
• исходные файлы часто подготовлены непрофессионалами и содержат ошибки, которые необходимо исправлять;
• необходимо быстро сверстать документ, часть исходной информации к которому существует на бумажном носителе;
• в подготовке издания участвует сразу несколько авторов, которые территориально удалены друг от друга;
• наличие нескольких этапов согласования макета с автором или заказчиком, который при этом находится в другом месте;
• длительный (а иногда и безрезультатный) поиск файла, который печатался полгода назад, когда потребовалась его допечатка;
• нужно найти информацию в одном из ранее напечатанных изданий.

В большинстве этих случаев кроме очевидных «неудобств» и потерь времени, которым не всегда придается значение, могут присутствовать и реальные материальные издержки: множество отладочных экземпляров, брак, расход бумаги, электроэнергии и т.д.

В связи с этим одним из важных направлений развития цифровой печати является разработка интегрированных решений, позволяющих решить все эти вопросы на уровне построения информационной системы, в которой печатный документ рассматривается как один из возможных каналов коммуникации. Такие решения широко используют возможности Интернет-технологий, отраслевые стандарты форматов данных (все более распространенным становится формат pdf), мощные СУБД для создания больших массивов структурированной информации, которая может быть легко получена по запросу и отпечатана на одном из имеющихся в распоряжении печатных устройств.

Примерами таких решений могут служить DigiPath (Xerox), ImageSmart (Heidelberg), PRISMA (Oce), IBM InfoPrint Server.

«Мелочи», о которых нельзя забывать

Предположим, вы пришли к выводу о том, что цифровая печать — это то, что вам нужно. Определились с оборудованием и предпочтительным поставщиком. Не лишним будет также внимательно отнестись к вопросам организационного плана. Итак, приступим.

• Помещение. Устанавливая цифровую печатную машину, необходимо создать нормальные условия для эффективной, надежной и безопасной работы, соблюдая рекомендации производителя. Нелишним будет предусмотреть систему кондиционирования, особенно если речь идет о полноцветных машинах.
• Персонал. Хотя при продаже оборудования поставщики берут на себя проведение курса обучения операторов, кандидаты должны изначально обладать навыками подготовки заданий и решения таких проблем с файлами и форматами, которые требуют базовых (по меньшей мере) знаний работы с основными приложениями для персональных компьютеров и знания PostScript- и PDF-файлов. Наиболее распространенная кадровая структура — это два-три человека. Кроме основного оператора печатной машины должен быть человек, который будет занят допечатной работой, проверкой и корректировкой поступающих файлов, и сотрудник, который будет работать с послепечатным оборудованием. В идеале должна быть предусмотрена взаимозаменяемость персонала.
• Техническое обслуживание. Большинство поставщиков проводят курс обучения операторов, после которого те могут выполнять рутинное обслуживание и мелкий ремонт самостоятельно. Как правило, заказчики предпочитают приобретать вместе с машиной комплект запчастей и расходных материалов и периодически пополнять его. Это потребует дополнительных расходов, которые должны быть учтены в бюджете. Также следует предусмотреть «страховой фонд» на случай непредвиденных поломок, требующих вызова специалиста сервисной службы и замены вышедших из строя деталей или узлов.

  Пожалуй, единственным поставщиком, который придерживается принципиально другой схемы сервисного обслуживания, является Xerox. Ее смысл заключается в том, что заказчик платит не за запчасти, расходные материалы и работу инженеров по отдельности: устанавливается стоимость одного отпечатка, и заказчик оплачивают количество отпечатков, сделанных за определенный период времени (обычно 1 месяц). Эта плата окончательная и гарантирует поддержание печатной машины в постоянно работающем состоянии. Никаких дополнительных расходов, связанных с обслуживанием и ремонтом, заказчик не несет. Для некоторых моделей стоимость отпечатка включает и стоимость тонера.

• Использование баз данных. Если одним из приложений печатной машины является печать переменных данных, то важным компонентом этого решения является качественная и постоянно обновляемая база данных. Если данные устаревают, то эффект от маркетинговой программы, использующей персонализированную рассылку, может быть обратным. Кроме того, потребуется специалист, владеющий навыками работы с базами данных.

Заключение

Итак, первое, с чего следует начать, — это проанализировать ваши бизнес-процессы, которые в той или иной степени касаются печати, и определить основные области приложения, уже существующие, или те, которые могут быть потенциально реализованы для получения большей прибыли компании. В результате можно по крайней мере составить представление о том, насколько могут быть вами востребованы преимущества цифровой печати. Если количество таких приложений больше нуля, то это уже повод для того, чтобы снять телефонную трубку и позвонить поставщикам решений в области цифровой печати.

КомпьюАрт 2'2001