Системы управления рекламой и автоматизации издательства
1. Управление взаимоотношениями с клиентами. CRM
Контакты и ведение истории отношений
Работа как с прямыми клиентами, так и посредством агентств
Автоматическое формирование первичных финансовых документов
2. Управление процессом подготовки материалов к публикации
Оперативное изменение параметров издания
3. Управление сайтом и система поддержки удаленных сотрудников
Интернет-представление издания
Система распределения прав доступа
5. Описание ключевых модулей системы
6. Профилирование и персонализация системы
7. Практические примеры систем автоматизации
Некоторые функциональные возможности модуля управления рекламой
Использование информационных технологий – отличительная черта современного издательства. Для эффективного ведения бизнеса издатели применяют различные методы минимизации издержек, оптимизации инфраструктуры и бизнес-процессов своего предприятия и множество других методик. Основополагающим шагом на пути повышения эффективности издательского бизнеса является внедрение на предприятии информационных технологий, способных оптимизировать деятельность компании. Данная статья представляет собой описание системы автоматизации процесса по подготовке регулярных периодических изданий.
В последние годы отмечается рост интереса издательств к редакционно-издательским системам, таким как Quark Publishing System, использующей в качестве пакета верстки QuarkXPress. В скором времени, в связи с появлением предложения системы K4, можно ожидать инсталляций, базирующихся на связке InDesign и InCopy. Но проблема автоматизации издательств не ограничивается внедрением средств организации совместной работы трех отделов (редакции, корректуры и верстки), к которым следует отнести вышеупомянутые системы.
Комплексная система должна автоматизировать управление продажами рекламы, прием информации, учет и публикацию информации и рекламы. Система должна работать с любыми базами данных, которые стали промышленным стандартом; на любых платформах (во всяком случае на наиболее распространенных Mac OS и Windows) и с популярными пакетами верстки, такими как QuarkXPress, PageMaker, Ventura, InDesign, FrameMaker. Система также должна предоставлять возможность ведения учета постановки и размещения рекламных материалов в различных СМИ и контроля за поступающими и исходящими денежными потоками. В основе системы естественным образом должен лежать модульный принцип ввода и обработки информации, и многопользовательская архитектура системы должна легко накладываться на инфраструктуру организации. Рассмотрим функции, которые может реализовывать комплексная система автоматизации издательства, и кратко опишем свойства такой идеальной системы.
Общее описание функционирования комплексной системы автоматизации издательства и принципов ее построения
Основные этапы подготовки издания определяются бизнес-схемой издательства. В общих чертах типовая схема состоит из следующих участков (модулей):
- контроль взаимоотношений с клиентами;
- планирование издания;
- прием информации, рекламы и объявлений;
- формирование первичных финансовых документов;
- обработка информации;
- изготовление модулей, согласование с заказчиком;
- выписка счетов, внесение подтверждений об оплате;
- корректура;
- верстка;
- генерация файлов для вывода;
- публикация в Сеть;
- анализ.
1. Управление взаимоотношениями с клиентами. CRM
Рекламный отдел издательства контактирует с сотнями рекламодателей и клиентов. У каждого клиента свои особенности, свой взгляд на размещение рекламы и пожелания, которые необходимо учесть при формировании номеров. При автоматизации издания роль CRM сводится к регистрации клиентов и управлению взаимоотношениями с ними менеджеров издания. В системе должны быть реализованы следующие опции.
 |
|
Журнал клиентов
Журнал клиентов реализуется как иерархическая система, что позволяет группировать записи о клиентах по разнообразным критериям, таким как дата регистрации, количество обращений, персональные данные и т.д. Доступ к CRM, согласно пользовательским привычкам, оптимально осуществлять через браузер журнала клиентов — программу, схожую с привычным Проводником Windows.
|
|
Классификация клиентов
Система различает прямых заказчиков и агентства (агентов), которым автоматически рассчитывает агентские скидки. По клиентам ведется вся контактная информация, история их обращений и реквизиты клиентов для автоматического формирования первичных финансовых документов.
|
|
Контакты и ведение истории отношений
Каждый менеджер рекламного отдела ведет список контактов с клиентами, занося в систему данные о встречах, телефонных переговорах и переписке. Это необходимо для сохранения истории взаимоотношений с клиентами на случай кадровых перестановок и для оценки эффективности работы сотрудников. Менеджер получает в свое распоряжение приложение- органайзер, в котором ведет список контактов.
|
|
Рекламные кампании клиентов
Для каждого клиента может быть разработана рекламная кампания. При формировании заказа, согласно срокам рекламной кампании клиента, визируются рекламные площади и автоматически рассчитывается скидка за объем публикуемой информации и рекламы.
|
|
Автоматический расчет скидок
При формировании заказа система автоматически рассчитывает полагающиеся клиентам скидки за объем публикуемой рекламы, агентские скидки рекламным агентствам, индивидуальные скидки клиентам, выработанные за время долговременного сотрудничества, скидки, определяемые самим издательством при проведении акций с целью привлечения новых клиентов.
|
|
Работа как с прямыми клиентами, так и посредством агентств
Система должна разделяет прямых клиентов и агентства, для которых предусмотрены агентские скидки на публикуемые объявления. Система учета информации о клиентах позволяет отслеживать историю работы с клиентами даже в том случае, если они работают не напрямую с издательством, а через рекламное агентство.
|
|
Автоматическое формирование первичных финансовых документов
При приеме заказа автоматически формируется счет и другие первичные финансовые документы. Их можно распечатать или выслать по электронной почте.
|
|
Отчеты
Для оперативной оценки и анализа эффективности работы издательства руководителю доступны разнообразные отчеты по работе с рекламодателями: объем завизированной и оплаченной рекламы по любому из номеров, объемы неоплаченной рекламы и сроки выставления счетов, публикации по отдельным номерам, отчеты за любой промежуток времени (еженедельные, ежемесячные, квартальные).
Особый тип отчетов представляют отчеты по менеджерам для оценки работы отдельных сотрудников рекламного отдела и отчеты по типам клиентов для оценки работы с различными типами клиентов, отобранных по заранее определенным признакам.
Отчеты могут быть представлены как в печатной форме, так и в сети Интернет. Предусмотрена возможность экспорта отчетов в формат Microsoft Excel для дальнейшего их анализа.
|
|
2. Управление процессом подготовки материалов к публикации
Система также автоматизирует редакционный процесс. Она обеспечивает прохождение поступающих в редакцию материалов по всем стадиям подготовки (редактирование, корректура, форматирование, верстка и т.д.), вплоть до подписания и сдачи номера.
Система позволяет вести бизнес в нескольких нишах издательского рынка. Достигается это за счет возможности одновременно готовить одно и то же издание к публикации в нескольких форматах.
|
|
Работа удаленных сотрудников
Эта задача в системе решается вынесением рабочих мест операторов и агентов по рекламе в Web или установкой в удаленном пункте самостоятельного приложения, которое формирует данные для последующего импорта в систему.
|
|
Мониторинг заполнения номера
Для оценки заполнения номера рекламой руководителю отдела в любой момент доступна статистика как с учетом только оплаченной рекламы, так и с учетом выставленных счетов либо согласно другим критериям.
Мониторинг номера ведется как в целом по изданию, так и по отдельным рубрикам. Строчные объявления в идеологии системы рассматриваются как один из видов рекламы. При использовании определенного шаблона рассчитывается площадь заполнения объявлениями.
|
|
Оперативное изменение параметров издания
Гибкость программного комплекса предусматривает внесение изменений в рубрикатор издания, типы макетов рекламы и объявлений, прайс-листы, систему скидок и т.д.
|
|
3. Управление сайтом и система поддержки удаленных сотрудников
Сайт в описываемой схеме предусмотрен для публикации материалов и взаимодействия с удаленными сотрудниками. Система избавляет от необходимости использовать технических специалистов при публикации материалов на сайте, они становятся доступными на сайте с момента выпуска очередного номера в печать.
|
|
Интернет-представление издания
Для простоты управления и максимальной адаптации печатного издания к публикации в Интернете предусмотрено разделение материалов по номерам, как это принято для обычного журнала или газеты. Предусмотрена система поиска материалов по текущим и архивным номерам.
Форматирование материалов
Форматирование материалов сайта происходит автоматически, в соответствии с шаблонами публикации.
|
|
Подача объявлений через сеть
Для клиентов доступна не только вся необходимая контактная информация, но и предусмотрена возможность подачи бесплатных объявлений.
|
|
4. Система безопасности
Любая система, предусматривающая совместное использование с разделением прав и обязанностей между пользователями, должна включать систему безопасности и разграничения прав доступа.
|
|
Система распределения прав доступа
Система распределения прав доступа пользователей управляется моделью ролей и привилегий.
Каждой роли ставится в соответствие набор привилегий. Каждый пользователь в системе играет ту или иную роль. Допускается назначение нескольких «ролей» одному пользователю. К работе с системой допускаются только авторизованные пользователи.
|
|
5. Описание ключевых модулей системы
Система автоматизации обеспечивает комплекс решений, необходимых для производства издания. Автоматизированное размещение информации и рекламы может быть реализовано на основе расширенного языка разметки документов таких пакетов верстки, как, например, QuarkXPress или PageMaker. Рассмотрим основные модули, обеспечивающие функциональность системы.
|
|
5.1 Модуль Director
Данный модуль предоставляет возможность выполнения финансового анализа и редактирования журналов, управления ценами, скидками, агентами, операторами, условиями публикации и т.д.
Среди опций модуля:
- возможность блокировать доступ пользователей к системе или публикацию внесенных ими данных;
- возможность расчета «эффективности» операторов и агентов по количеству объявлений на единицу времени, полученным суммам и т.д.;
- возможность ведения внутреннего финансового учета;
- пакет финансового анализа позволяет получать информацию в соответствии с заданными параметрами. Например, сравнение удельного веса рубрики в публикации с доходами от нее.
|
|
5.2 Модуль Publish
Модуль руководителя издательской группы содержит редактор шаблонов и типовых сокращений. Имеет возможность настройки:
- типографских параметров — число полос, размер печатного поля, размер рабочего поля, цветность, рубрикатор, характеристики шаблонов;
- наборов типов и шаблонов форматирования – разных для издания и сайта;
- возможность установки характеристик «число символов/площадь», сокращений и допусков;
- возможность построения модульной сетки и ее изменения;
- возможность изменения стилей оформления;
- возможность отката к предыдущим установкам;
- отображение в процентах заполнения секций и разделов и изменения заполнения в зависимости от произведенных действий;
- возможность тайм-контроля — процента выполнения/заполнения;
- возможность спуска по рубрикам, разделам, секциям и т.д. для осуществления параллельной верстки или обнаружения ошибок;
- возможность спуска разделов в обычный текст для вычитки c нумерацией объявлений и указанием путей и атрибутов рекламы.
|
|
5.3 Модуль Operator
Описание некоторых возможностей модуля оператора:
- возможны задание абсолютных размеров с позиционированием на полосе, учет размещения в заданной рубрике, на определенной странице;
- в календаре возможно задание диапазона публикаций с номера по номер и с даты по дату;
- возможно использование и присвоение горячих клавиш;
- доступна опция «разместить также» в определенных рубриках, выпусках;
- доступна функция расчета стоимости;
- генерация PDF для отсылки клиенту: фото-объявления, объявления в рамке, с логотипом и т.д.
Данные от клиентов могут поступать:
- через Интернет — клиент заполняет форму заказа;
- по телефону — заносятся операторами;
- на электронных носителях — заносятся операторами;
- в бумажном виде (купоны, форма от агента, материалы к оригинал-макету и пр.) — заносятся операторами; далее сообщение отсылается отделу верстки с генерацией соответствующей спецификации (карты заказа);
- в виде заказа на изготовление модуля — оператором заносится информация о заказе на изготовление модуля, выезд фотографа или курьера и т.д.
При поиске и редактировании идентификация объявления возможна по ID, номеру заказа, номеру телефона, рубрике, номеру публикации и т.д.
|
|
5.4 Модуль Ad Manager
- Размещение блочной рекламы и информации от крупных клиентов;
- резервирование места и отметка о способе подачи или изготовления макета;
- размещение на определенное место по модульной сетке;
- право решения конфликтов размещения;
- расчет стоимости и скидок;
- отсылка счета, внесение информации о получении счета клиентом и оплате;
- право установки дополнительных скидок (необходима отметка об основании);
- возможность выступить в роли оператора, дав, например, клиенту в виде бонуса размещение серии объявлений;
- возможность расчета свободной рекламной площади и установки лимитов;
- в случае возникновения конфликтов размещения возможно разрешение ситуации согласно критериям: приоритет заказчика, иерархия менеджеров, стоимость, оплаченная тем и другим заказчиком и т.д. Если нет явного решения – переговоры с коммерческим директором и системная команда на разрешение замещения от него.
- руководитель проекта и уполномоченные им лица, например бухгалтерия или старший оператор, могут устанавливать на определенный срок «черный список» телефонов, фирм и т.д.
|
|
6. Профилирование и персонализация системы
Для наиболее эффективного результата необходимо описание бизнес-процессов организации. Принятие руководством решения о внедрении системы – это только начало.
Для определения необходимых доработок и дополнений системы необходимо взаимодействие с представителем заказчика. Как правило, представителем заказчика является один из руководителей проекта, который автоматизируется. На первом этапе определения необходимых доработок системы по распоряжению руководителя проекта ответственными сотрудниками описываются процедуры (для подразделений) и рабочие процессы (для отдельных сотрудников).
Далее на их основе описывается схема процессов в проекте. Может быть рекомендован следующий порядок:
- Определение последовательности и взаимодействия процессов.
- Выделение ключевых процессов с точки зрения стратегических целей.
- Определение «владельца» каждого процесса, его полномочий и ответственности.
- Определение «потребителя» каждого процесса и описание выхода.
- Определение «поставщика» информации процессу и требования к входящей информации.
- Определение критериев эффективности процесса и выбора для них измерителей.
- Спланировать процессы измерения показателей качества.
- Описать процессы в виде схемы потоков (workflow).
- Определить и описать входные и выходные документы по стадиям (например, регламент, должностные инструкции и т.д.).
- Описать информационные потоки, требующиеся для управления процессом.
- Описать необходимые критерии анализа и оценки процессов.
- Определить порядок внесения изменений в процессы.
Внедрение издательской системы – процесс, требующий активного участия специалистов заказчика. И уже сам факт инициации внедрения системы со стороны руководства проектом, свидетельствует о достижении определенного этапа развития бизнеса.
|
|
7. Практические примеры систем автоматизации
Решения для автоматизации издательств предлагают различные разработчики, о большинстве которых, я полагаю, отечественный читатель даже и не слышал. В их числе можно назвать Atex Media Command, CoDesCo GmbH, Digital Technology International, Managing Editor Inc., Pape + Partner Media GmbH, pcsdotNet, Software Consulting Services, Seinet Group и др. Предлагаемые решения относятся к разным весовым категориям, представляют собой различные концепции, и только на ознакомление с ними может уйти масса времени и сил. Краткий обзор решений для управления рекламой и автоматизации издательской деятельности будет сделан в следующей части статьи.