Система PrintEffect: функциональность и надежность
Управление производством (планирование)
Автоматизированная система PrintEffect предназначена для оперативного учета и управления предприятиями, предлагающими услуги в области оперативной полиграфии. В эту систему заложены типовые бизнес-процессы, которые описывают технологические операции, существующие на большинстве небольших полиграфических предприятий.
Благодаря возможностям системы PrintEffect обеспечивается автоматизация всех подразделений, таких как продажи, маркетинг, предпечатная подготовка, печать, финишная обработка, доставка готовой продукции, склады материалов и готовой продукции.
Система PrintEffect позволяет производить расчет стоимости заказа и, согласно предъявляемым характеристикам и требованиям, осуществлять контроль за всеми стадиями выполнения заказа — от получения макета заказа от клиента до отгрузки уже готовой продукции, а также планировать загрузку оборудования и оценивать время выполнения каждой стадии производства.
PrintEffect дает возможность быстро и технологически верно рассчитать произвольный или типовой заказ. Для этого в программе имеются шаблоны типовых изделий, так что менеджеру остается только указать основные параметры изделия, выбрать тип бумаги — и заказ будет подготовлен.
Для ведения финансового учета PrintEffect дает пользователям возможность обмениваться данными с программой бухгалтерского учета «1С:Бухгалтерия 7.7». Кроме того, PrintEffect поддерживает совместную работу с кассовым аппаратом и фискальным регистратором (ККМ). Режим совместной работы с ККМ обеспечивает автоматическую печать чеков при регистрации операции оплаты заказа.
PrintEffect состоит из нескольких подразделов, о каждом из которых мы подробно расскажем ниже.
 |
|
Справочник клиентов
Первый подраздел — это справочник клиентов. Он позволяет добавлять, редактировать и удалять записи, такие как символьный код, полное наименование, ИНН, адрес контактного лица, допустимый размер кредита, примечания, а также имя ответственного менеджера.
Этот же подраздел обеспечивает получение такой информации по клиенту, как список заказов за определенный период, список документов по реализации продукции за период и текущее состояние взаиморасчетов.
Справочник клиентов поддерживает два уровня доступа: доступ менеджера только к «своим» клиентам и полный доступ для пользователя с правами администратора. В числе функций, которые обеспечивает справочник клиентов, — выписка отгрузочных документов (ТТН) и регистрация оплаты (банк/касса).
Справочник клиентов содержит две группы записей: «Частные лица» и «Организации». В каждой группе имеется одна фиксированная запись «Разовый клиент». При оформлении заказа пользователь должен выбрать группу клиентов, к которой относится заказчик, а затем указать конкретного клиента или запись «Разовый клиент». В случае выбора позиции «Разовый клиент» реквизиты заказчика вводятся непосредственно в бланке заказа и не сохраняются в справочнике клиентов.
|
|
Оформление заказа
Система PrintEffect обеспечивает два режима оформления и редактирования заказа. Первый — это режим менеджера, куда входит работа с мастером заказа, а также с установленными в систему или настроенными пользователем шаблонами типовых изделий. В режиме менеджера вводится целый перечень реквизитов, в числе которых — вид изделия (шаблон заказа), наименование, реквизиты заказчика (выбирается из справочника клиентов или вводится как разовый), тираж, параметры заказа (в том числе дата получения макета, окончание препресса и т.д.), отметка о применении отдельных фрагментов техпроцесса и, наконец, параметры бумаги.
Весьма удобна следующая функция: при нажатии на кнопку «Рассчитать» система сама формирует бланк заказа, выполняет расчет заказа и выводит на экран его калькуляцию. В режиме редактирования система открывает тот же мастер с заполненными значениями, а по окончании редактирования формирует бланк заказа заново и выполняет необходимые расчеты.
Второй режим — режим технолога — позволяет производить работу по оформлению произвольного заказа, требующего знаний технологических процессов. В этом режиме процесс оформления соответствует оформлению по шаблону или с нуля. Редактированию в режиме технолога могут подвергаться заказы, оформленные с помощью мастера в режиме менеджера. В результате автоматического расчета формируются результаты, отображающие потребность в бумаге с учетом технологических отходов, стоимость заказа (калькуляция в разрезе стоимости бумаги, стоимости операций) и расчет нормативного времени на каждую операцию. Режим технолога позволяет редактировать такие результаты расчета, как потребность в бумаге, цена за единицу, итоговая стоимость и скидка или наценка.
В результате оформления заказа формируется ряд различных документов. Это прежде всего счет на оплату в произвольной валюте (валюта счета должна указываться в качестве параметра заказа), а также коммерческое предложение и технологическая карта, включающая требование на бумагу.
Оформленные заказы отображаются в системе в виде таблицы, содержащей основные реквизиты заказов. Система обеспечивает простой доступ к информации о списке документов (расчетные, платежные и товарные операции), о состоянии заказа в производстве и о заказчике.
|
|
Управление производством (планирование)
Технологический процесс любого заказа считается линейным, а последовательность операций соответствует описанию технологического процесса в бланке заказа. Продолжительность операций определяется по результатам расчета заказа.
Заказы помещаются в производственный план по установке пользователем соответствующей опции. При включении в производственный план операции по заказу автоматически выстраиваются в конец соответствующих очередей. Общая картина загрузки оборудования отображается на диаграмме Гантта.
Управление очередями производится в режиме диспетчеризации, который позволяет реализовывать такие функции, как изменение порядка операции в очереди, перемещение операции с машины на машину и регистрация факта выполнения операции. В случае регистрации штатного завершения операции (безаварийного) заказ автоматически перемещается в хвост следующей по техпроцессу очереди.
Регистрация факта обеспечивает ввод информации о дате и времени начала и окончания операции, о фактической выработке и о признаке аварийного завершения с указанием причины.
Что касается операций по выдаче клиенту готовой продукции или доставки, система PrintEffect рассматривает их как технологические операции.
Типовые процессы и операции предприятия оперативной полиграфии
|
|
Складской учет
Функции подраздела о складском учете включают ведение номенклатурного справочника, ввод и редактирование начальных остатков, регистрацию прихода и расхода материалов и получение оборотной ведомости за период.
|
|
Аналитика
Система PrintEffect формирует виды аналитической отчетности по нескольким категориям. Так, можно формировать отчетность по заказчикам (активность, суммы заказов, задолженности), по менеджерам (соотношение рассчитанных заказов к реализованным, количество заказов за период), по видам продукции или по видам оборудования.
|
|
Фактическая себестоимость
Фактическая себестоимость заказа рассчитывается как сумма стоимости бумаги на заказ и фактической себестоимости времени, потраченного на производство на всех производственных единицах. Фактическая себестоимость машиночаса рассчитывается путем распределения статей фактических косвенных затрат пропорционально коэффициентам накладных расходов на производственные единицы. А фактические суммы по статьям косвенных затрат за расчетный месяц вводятся вручную.
Система сама рассчитывает показатели потребности в бумаге, плановой продолжительности операций, плановой себестоимости (cost) и стоимости (price). Потребность в бумаге рассчитывается исходя из нормативов техотходов на каждой операции и требуемого тиража изделия на выходе. Норматив техотходов на операцию задается нормой на приладку (в листах) и нормой на тираж (в процентах). Плановая продолжительность операций рассчитывается исходя из времени, необходимого на приладку, и нормативной производительности единицы оборудования. Плановая себестоимость операции рассчитывается как нормативная себестоимость часа работы, умноженная на плановое время операции, или же как себестоимость приладки и стоимость единицы работы, умноженной на тираж. Плановая себестоимость заказа рассчитывается как стоимость всех работ плюс стоимость бумаги. Плановая себестоимость машиночаса устанавливается вручную. После расчета фактической себестоимости цифра может корректироваться пользователем исходя из полученных результатов.
Стоимость всего заказа рассчитывается одним из двух способов в зависимости от вида изделия. Первый способ заключается в расчете суммы стоимости работ, умноженной на скидку или наценку, к чему прибавляется стоимость материалов, где сумма стоимости работ складывается из стоимости всех операций, для каждой из которых нормируются стоимость приладки и стоимость единицы работы. Второй способ предназначен для конкретных видов изделий. Здесь стоимость заказа определяется по прайсу, в котором указывается стоимость одного изделия в зависимости от его параметров. Вид изделия и связанные с ним параметры прайса вводятся в процессе оформления заказа.
Применение системы оперативного учета и управления PrintEffect позволяет увеличить скорость оформления заказа и при этом избежать возникновения ошибок, координировать работу различных подразделений, снижая временн ы е затраты сотрудников, управлять загрузкой оборудования, вести складской учет и управлять закупками материалов, осуществлять фактический расчет себестоимости выпускаемых изделий, а также проводить анализ деятельности всего предприятия.
|
|