Переменные данные в PageMaker 7.0
Создание документа с переменными данными
Создание макета будущей публикации
Перед каждым дизайнером рано или поздно встает проблема подготовки макетов с переменными данными — это пропуска в организацию, именные пригласительные билеты, этикетки и т.п. Существует, конечно, специальное оборудование для печати номерных экземпляров, но такое оборудование есть далеко не везде, да и стоимость печати на нем может быть ощутимо выше. Кроме того, такое оборудование имеет смысл применять только при достаточно больших тиражах. А что делать, если нужно срочно напечатать, к примеру, 200 штук именных приглашений?
Решить такую задачу можно двумя способами:
- Для печати относительно небольшого количества экземпляров в одиночный макет тем или иным способом подставляются данные из подключаемого источника, а затем из одиночных макетов собирается готовый печатный лист.
- Если речь идет о более крупных тиражах, то возможен двухэтапный вариант, когда готовятся два макета: один для печати обычным способом (например, офсетом), другой — для печати переменных данных. Сначала большим тиражом печатается основной макет (заготовка), в котором уже предусмотрены позиции для размещения переменной информации, а потом в эти заготовки впечатывается второй макет на другом оборудовании, позволяющем персонализировать отпечатки.
Но какой бы вариант вы ни выбрали, обязательно нужен макет с переменными данными. Подготовить такой макет можно в 7-й версии проверенного временем труженика на издательской ниве — PageMaker.
История с семеркой
История появления на свет этого продукта может войти в учебники маркетинга как классический образец гибкой политики использования мелких улучшений одного продукта для поддержки продвижения на рынок другого продукта, испытывающего временные трудности.
Когда Adobe анонсировала выход InDesign, открыто объявив об окончательном закрытии линейки PageMaker, многие коллеги по издательскому цеху, уже давно и небезосновательно доверявшие Adobe, восприняли эту новость с немалым энтузиазмом. Однако реальность оказалась не столь радужной: первые версии InDesign были, как бы помягче выразиться, далеки от совершенства. Это оказалось настолько очевидным, что Adobe пришлось срочно что-то предпринимать, чтобы выиграть время для доработки нового продукта и компенсировать временные (так потом, к счастью, оказалось!) проблемы с InDesign. Тогда компанией был выбран ход, насколько изящный, настолько же и эффективный. В отработанный и освоенный не одним поколением верстальщиков PageMaker были добавлены некоторые новые функции — и родилась версия под номером семь. Точнее говоря, новые функции семерки тянули в лучшем случае на цифру после точки в номере основной версии: что-то вроде 6.6, поскольку последней к тому моменту была версия 6.5.2. Но то ли сочетание двух шестерок разработчиков не вдохновляло, то ли были другие соображения — появилась заветная семерка.
И это сработало: потребители вздохнули с облегчением (мол, Adobe нас не забывает), а компания получила желанную передышку для доработки InDesign до нынешнего весьма впечатляющего уровня 2-й версии (а на подходе уже и 3-я!). Однако и PageMaker 7.0 не остался невостребованным, поскольку позволял верстальщикам не изменять привычной среды верстки, а его новые функции (в частности, шаблоны, прямой импорт pdf и возможность работать с переменными данными) оказались достаточно эффективными, чтобы его было можно по-прежнему использовать в повседневной работе. Несмотря на победное шествие InDesign, нам все же кажется, что дни PageMaker еще не сочтены и что он довольно долго будет верой и правдой служить тем, что к нему привык.
 |
|
Создание документа с переменными данными
Чтобы создать документ с переменными данными с помощью PageMaker 7.0 необходимо:
- спланировать структуру и подготовить базу данных с необходимой информацией;
- сохранить из электронной таблицы или из базы данных подготовленные записи как текстовый файл с разделителями в виде запятых;
- подключить данные в публикацию PageMaker;
- создать исходный макет-заготовку;
- вставить и позиционировать в макете необходимые поля из источника данных;
- просмотреть результат подстановки и слияния переменных данных;
- создать итоговый документ, объединив данные и подготовленный макет.
Каждый из этих этапов имеет свои правила и особенности. Начнем с подготовки данных. В качестве обучающего задания сделаем удостоверения (пропуска) сотрудников для издательской компании DataPress .
|
|
Подготовка информации
Подготовить данные для документа PageMaker можно в любой электронной таблице или базе данных, например в Excel или Access. Для небольших таблиц вполне приемлемо использование Excel.
Исходя из поставленной задачи нам потребуются поля Num_char, Name, Surname, Position, Term, Photo. Эти имена полей мы внесем в первую строку таблицы. Кроме того понадобятся еще два служебных поля (Num, Photo_1) для ввода преобразуемых данных.
Можно, конечно, обойтись и без служебных полей, но тогда придется некоторые рутинные операции обработки текста выполнять вручную. Excel дает нам возможность эти операции выполнить еще на этапе подготовки данных. Речь идет прежде всего о нумерации записей в нашей базе и о подготовке ссылок для включения в объединенный документ графических файлов.
В результате операций подготовки информации для подстановки в PageMaker мы должны получить текстовый файл, который должен выглядеть так:
Num_char, Name, Surname, Position, Term, @Photo 001, Николай, Петров, Директор, 01.01.06, C:\Propusk\petrov.tif 002, Сергей, Иванов, Редактор, 01.01.05, C:\Propusk\ivanov.tif 015, Ксения, Кольцова, Бухгалтер, 01.01.05, C:\Propusk\koltsova.tif 023, Ольга, Березкина, Дизайнер, 01.01.04, C:\Propusk\berezkina.tif 125, Михаил, Удальцов, Художник, 02.01.04, C:\Propusk\udaltsov.tif 138, Илья, Погорелов, Охранник, 03.01.04, C:\Propusk\pogorelov.tif Рабочим каталогом (папкой) нашего проекта будет следующая C:\Propusk\.
|
|
Формат нумерации записей
Обратите внимание на то, что нумерация записей оформлена в едином формате с лидирующими нулями: если разрядность номера менее трех, то слева добавляется необходимое количество нулей.
Используя предлагаемый метод преобразования данных в Excel, можно задать любой необходимый формат представления номеров. В ячейки колонки Num вводятся цифровые значения номеров: 1, 2, 15, 23, 125, 138 (на рис. 1 они выделены красным шрифтом). А в ячейках колонки Num_char эти цифры преобразуются к тестовому формату с помощью формулы 1: =ПРАВСИМВ(СЦЕПИТЬ("00",ТЕКСТ(G2,"#")),3) и приобретают вид 001, 002, 015, 023, 125, 138. Сначала функция ТЕКСТ преобразует число в ячейке G2 в текст (здесь нужно проследить, чтобы ссылка была на ту же строку, в которой находится нужная ячейка; в данном случае — на вторую), затем функция СЦЕПИТЬ добавляет к этому числу слева два ноля, а под конец функция ПРАВСИМВ оставляет в строке только три символа справа, удаляя ненужные нули.
Если необходимо сформировать номера удостоверений так, чтобы каждый из них начинался с первой буквы фамилии сотрудника, добавьте к результату предыдущей формулы 1 первую литеру фамилии из ячейки D2, извлеченную функцией ЛЕВСИМВ: =СЦЕПИТЬ(ЛЕВСИМВ(D2,1),"-",<формула_1>). В результате директор Петров получит удостоверение «П-001».
Можно, конечно, задавать номера вручную, сразу указав для соответствующих ячеек текстовый формат. И если таблица не слишком большая, это вполне приемлемо. Но попробуйте пронумеровать таким образом хотя бы сотни три записей, и сразу поймете, что лучше все-таки использовать минимальную автоматизацию. Для нашего тренировочного примера с малым количеством записей это не столь важно, но при большом количестве записей такой способ подготовки номеров для пропусков, карточек или номерных этикеток просто незаменим.
|
|
Ссылки на графические файлы
Еще одно важное усовершенствование при заполнении таблицы Excel касается подготовки ссылок для отображения графических файлов. Чтобы такие файлы могли быть включены в итоговый документ PageMaker, нужно в каждой записи (строке) указать полный путь с точным именем графического файла. При этом в первой строке текстового файла (там, где определены имена полей) перед именем поля графических данных должен быть поставлен символ @ (то есть @Photo). В ячейку Excel такой символ вставить в начале строки нельзя, поскольку он является управляющим и вызывает ошибку ввода. Поэтому его нужно добавить позже, уже в текстовый файл.
В нашей таблице введите вручную в столбце Photo_1 (рис. 2а; выделено красным шрифтом) только короткое имя графического файла (например, petrov), а путь и расширение прикрепите к нему в ячейках столбца Photo формулой =СЦЕПИТЬ(Spravka!$A$2,H2,Spravka!$B$2) с помощью абсолютных ссылок на ячейки в листе таблицы Spravka (рис. 2б) Spravka!$A$2 и Spravka!$B$2.
Такой прием, во-первых, сильно ускоряет работу по вводу данных, а во-вторых, обеспечит большую надежность, поскольку будет достаточно ввести информацию о папке, где находятся графические файлы, и о типах этих файлов только единожды. Результатом этой операции станет помещение в текстовый файл полного имени графического файла типа C:\Propusk\petrov.tif.
|
|
Подготовка графических файлов
Чтобы графические файлы корректно становились в ваш будущий макет удостоверения (или другого документа), их тоже необходимо подготовить, соблюдая при этом такие требования:
- файлы должны находиться именно в той папке, на которую ссылается строка в текстовом файле, сохраненном из Excel;
- имя и расширение должны точно соответствовать тому, что указано в текстовом файле;
- пропорции всех графических файлов должны быть одинаковыми, как и пропорции графического блока в будущем документе.
Несоблюдение первых двух требований приведет к ошибке при попытке создания итогового документа, а третьего — к искажению пропорций графического объекта в готовом документе PageMaker.
Вообще говоря, крайне желательно, чтобы размеры графических объектов в точности совпадали с размерами графического блока, в который они будут вставляться. Как этого добиться, рассмотрим немного позже.
|
|
Создадим текстовый файл
К сожалению, пока PageMaker 7.0 поддерживает только один тип для подстановки переменных данных — текстовый файл, где поля разделены запятыми. Это не совсем удобно, поскольку накладывает определенные ограничения (в частности, нельзя вводить в одно поле слова, разделенные запятыми).
Чтобы создать текстовый файл из Excel, нужно сохранить подготовленную таблицу в соответствующем формате. Не забудьте перед сохранением в текстовый формат записать копию файла как обычную таблицу Excel, потому что после сохранения в текстовом формате многие важные компоненты таблицы (например, формулы и листы) будут утрачены, а они еще могут понадобиться.
После того как резервная копия таблицы создана, выберите «Сохранить как…» и укажите тип файла CSV (разделители – запятые) (рис. 3). После ряда предупреждений о потере форматирования таблицы, будет создан нужный нам текстовый файл.
Одно замечание: в некоторых случаях создаваемый текстовый файл получает в качестве разделителей полей вместо запятых какой-то иной символ (например, точку с запятой). Это происходит, когда в системных установках Windows в качестве разделителя списков указана не запятая. Решение в данном случае может быть двояким: либо изменить на запятую системную установку знака разделителя списков (Пуск ® Панель управления ® Язык и региональные стандарты ® Настройка), либо (если изменение системных настроек по какой-то причине нежелательно) открыть текстовый файл в Word и заменить выставленные знаки разделения полей на запятые.
В любом случае открывать созданный текстовый файл в текстовом редакторе придется все равно, чтобы поставить знак @ перед именем графического поля (как вы помните, напрямую сделать это в Excel невозможно). После этого текстовую подготовку можно считать законченной.
|
|
Подключение переменных данных
Запустите PageMaker, создайте новую публикацию нужного размера и сразу сохраните ее. Вызовите на экран палитру объединения данных, выбрав в меню PageMaker последовательность из меню Windows ® Plug-in Palettes ® Show Data Merge Palette.
В верхнем меню пока что пустой палитры Data Merge… (рис. 4) выберите пункт Select Data Source… (Выбрать источник данных…). В появившемся диалоговом окне выберите созданный ранее текстовый файл и загрузим его.
Если текстовый файл переменных данных подготовлен правильно, то в палитре Data Merge… появится список полей, определенных в первой строке этого файла (рис. 5).
|
|
Создание макета будущей публикации
Теперь, когда данные подключены, перейдите к созданию исходного макета. В исходной публикации желательно определить два слоя, на нижнем из которых разместить постоянные элементы макета (например, ограничивающий прямоугольник и постоянные надписи), а на верхнем — текстовые и графические блоки с переменными данными.
Не имеет значения, где именно на печатном листе разместится исходный макет — важен размер полосы набора в документе, поскольку именно с ее верхнего левого угла начнется дублирование исходного макета при создании окончательного документа.
Создайте постоянные элементы документа на нижнем слое (рис. 6), после чего публикация будет готова к вставке и позиционированию полей с переменными данными. Как уже было сказано, лучше разделить по слоям постоянные и переменные элементы макета. На рис. 7 хорошо видно, что нижний слой (синий) закрыт для изменения, а все элементы с переменными данными (пурпурного цвета) находятся на верхнем слое (красном).
Чтобы вставить поле в наш документ, достаточно создать текстовый блок, поместить в него курсор и кликнуть на имени желаемого поля в палитре Data Merge.
При вставке и позиционировании элементов c переменными данными следует учитывать, что текстовые поля можно вставлять только внутрь текстового блока, а графические — и как внутренний элемент текстового блока, и как свободный графический объект. Последнее зависит от того, какой инструмент (текстовый или графический курсор) активен в момент вставки. Кроме того, обратите внимание, что вы находитесь в режиме макета (см. рис. 7 — флажок Preview в нижней правой части палитры Data Merge неактивен).
|
|
Предварительный просмотр
После вставки всех необходимых переменных элементов можно посмотреть предварительный результат объединения данных. Для этого включите режим предварительного просмотра, активизировав флажок Preview в нижней правой части палитры Data Merge (рис. 8). При этом можно перемещаться по записям с помощью кнопок панели навигации, находящихся слева от флажка Preview.
|
|
Создание итогового документа
Проверив правильность вставки данных и корректность макета, можно приступить к завершающему этапу — созданию итогового документа. Для этого выберите команду Merge Records… (рис. 9).
В окне установок объединения данных (рис. 10) находятся несколько секций, которые определяют, как и с какими параметрами будет создан окончательный документ.
В верхней секции Record Range определите диапазон записей, которые будут помещены в итоговый документ: All records (Все записи), Current Record (Текущая запись), Ranges (Заданный диапазон).
Средняя секция Layout Options (Опции макета) задает количество записей, выводимых на одну страницу итогового документа. Здесь два варианта: One record per page (Одна запись на страницу) и Manual Layout (Ручная раскладка). Во втором случае становятся доступными опции, определяющие расстояние между макетами по горизонтали (Col. gutter) и по вертикали (Row gutter).
Если установить флажок Remove Blank Lines for Empty Fields (Удалить незаполненные строки для пустых полей), то при создании документа все пустые записи будут игнорироваться.
Кроме того, можно установить включение графических файлов в тело документа, а не только связать их по ссылке. Хотя это увеличивает размер итогового документа, но дает возможность перемещать его, не заботясь о местонахождении графических файлов.
И наконец, последняя важная опция — Start New Publication After (Начать новую публикацию после…), которая указывает на количество страниц в каждой публикации при большом количестве записей. Это необходимо, поскольку при больших по размеру документах скорость работы PageMaker сильно снижается и возрастает вероятность сбоя.
После того как все параметры указаны, можно создавать новую публикацию. В результате вы получите документ (рис. 11), состоящий из одиночный макетов, в каждом из которых подставлены переменные данные.
* * *
Мы уже отмечали, что форма данных, используемых для слияния в PageMaker, предъявляет высокие требования к качеству текстового файла и требует некоторого времени для его подготовки. Поэтому если подобные задачи приходится выполнять достаточно часто, то имеет смысл подумать над созданием набора макросов или скриптов, автоматизирующих эти процессы.