Особенности автоматизации редакции ежедневной газеты

Алексей Попов ppv@e-mail.ru

Принцип работы и возможности редакционно-издательских систем

Процесс внедрения, или что делает РИС эффективным решением

SoftCare K4 Publishing System

Canto Cumulus

Index Manager

В наш век, требующий быстрого и эффективного выполнения любых задач, автоматизация рабочих процессов актуальна, как никогда. Умельцы-самоучки, группы программистов неопределенного статуса и серьезные фирмы — разработчики программного обеспечения предлагают различные решения для автоматизации процессов производства и управления этими процессами. Не обошла эта тенденция и рынок редакционно-издательских услуг.

Принцип работы и возможности редакционно-издательских систем

Как правило, значительная доля автоматизации приходится на допечатный процесс — на операции от планирования издания до его сдачи в типографию для печати. Допечатные процессы большинства изданий очень похожи, однако издание ежедневной газеты имеет существенные отличия по сравнению с другими видами издательской продукции. Они не столько качественные, сколько количественные, но количество переходит в качество. Речь идет о временн ы х ограничениях на производство издания: ежедневная газета всегда выходит в установленный час. Более того, большинство ежедневных газет выходят одновременно, а это означает, что сдача готового макета в типографию для печати тиража строго регламентирована по времени. При несоблюдении сроков сдачи макета в тиражирование срывается весь график печати типографии (а там за несколько ночных часов печатается десяток изданий!), что может привести к выплате заранее оговоренных в договоре между издательством и типографией штрафов за несоблюдение графика сдачи в печать.

Налицо жесткое условие: в 22.15 номер должен быть сверстан, проверен и подписан в печать. Но при этом существует и другое очевидное условие: для любой ежедневной газеты важно дать в номере все самые горячие новости, и это вопрос не только престижа и качества издания, но и борьбы за читателя и конкуренции на рынке. Для того чтобы в номер вошли все новости, его нужно верстать как можно позже. Из этих двух временных противоречий и возникает рваный и жесткий график работы всех редакций ежедневных изданий.

В любом работающем производстве — и издательство здесь не исключение — существует информационная система, позволяющая управлять процессом производства. Рассмотрим самые важные особенности управления изданием ежедневной газеты и программные решения, которые дают возможность эффективно управлять производством с учетом этих особенностей.

Самая главная особенность издания газеты — в максимально сжатые сроки сверстать все полосы. Журналисты по объективным причинам часто не могут сдавать материалы на верстку заранее. Поэтому верстальщику необходимо за очень короткое время получить готовый к верстке текст, разместить его на полосе вместе с заголовком и иллюстрациями, согласовать с журналистом, редактором и выпускающим редактором расположение и размер статьи. В условиях жесткого лимита времени и при необходимости одновременно обрабатывать несколько материалов только система автоматизации редакционно-издательской деятельности уровня Quark Publishing System или SoftCare K4 может служить эффективным инструментом решения этой задачи.

В этой статье рассматриваются только основные факторы, влияющие на принятие решения по вопросу автоматизации работы редакционно-издательского коллектива, но в реальности их гораздо больше. Их выделение, совокупное рассмотрение и анализ — достаточно сложный и продолжительный этап, с которого необходимо начать работу любому коллективу, ставящему перед собой задачи повышения продуктивности своей работы.

В редакционно-издательской системе (РИС) задается технологическая цепочка прохождения материала по разным стадиям подготовки — от написания текста до верстки и утверждения макета. о тдельным объектом управления может быть текст статьи или совокупность статей, колонка новостей, иллюстрация или статья вместе со всеми ее составляющими: текстом, заголовком, иллюстрациями и т.д. Для каждого объекта на каждом этапе работ может быть назначен ответственный сотрудник, работающий над материалом на этом этапе, а также определена стадия, подразделение или сотрудник, которому материал должен быть передан по завершении работы. Особенностью сложных комплексных РИС является то, что заданная технологическая цепочка стадий, (конвейер работ) может охватывать не только этапы журналистско-корректорской работы над текстом, но и этапы подготовки иллюстраций и верстки издания до его отправки в типографию. Важными свойствами информационной системы при описании стадий прохождения материала являются возможность задания сроков окончания работ этого этапа и возможность автоматического оповещения сотрудника о задержке или, например, о блокировке дальнейшей работы и о передаче материала на следующую стадию. При этом на каждой стадии возможно установление сложного комплекса прав доступа к материалу с тем, чтобы при любых неувязках ответственные менеджеры своевременно узнавали об этом.

РИС при ее постоянном использовании в качестве рабочего инструмента издательства становится не только системой управления процессом подготовки издания к печати, но и информационным хранилищем материалов, как уже вошедших в издание, так и не включенных в номер по каким-либо причинам. Изъятые из номера материалы могут быть сохранены в отдельных папках-хранилищах, и над ними также может продолжаться работа согласно утвержденному графику. Такие материалы, всегда находящиеся под рукой, систематизированные и готовые к публикации, со своими стилями, особенностями верстки и размещения, с необходимым сопровождающим материалом, являются «золотым фондом» любой редакции.

Обычно при работе с РИС материал назначается в макет на общей редакторской планерке, где каждый из руководителей отделов заявляет в издание планируемые материалы. с огласованная работа на этой стадии — с включением в макет черновиков и набросков статей, готовых материалов из запасников и со сбалансированным распределением площадей полос — является залогом минимальных изменений макета на дальнейших этапах работы. На этой стадии РИС предоставляет издателям различные инструменты, начиная с заранее утвержденных шаблонов стандартных полос и заканчивая специализированными инструментами для расчета объемов статей. Поскольку все материалы заявляются в макет централизованно, исключается возможность существования контента, не отслеживаемого системой управления изданием, что является гарантией своевременного прохождения статьями всех стадий производственного процесса.

Систематическая замена материалов на страницах издания, подгонка объемов текстов, изменение размеров иллюстраций и элементов оформления, сопровождающие ежедневную работу по созданию номера газеты, могут привести к нарушению единого стиля издания или к несогласованному изменению задуманного дизайна полосы. РИС предоставляет возможность выпускающему редактору и художнику-дизайнеру издания отслеживать состояние всего макета в режиме реального времени. Поскольку уже с первой стадии работы (заявление материала в номер) статья имеет выделенное для нее в макете окно, а текст статьи в его текущем состоянии может быть без участия автора отображен на полосе, то в любой момент времени наделенный соответствующими правами ответственный сотрудник, работающий с системой, может визуально оценить текущее состояние издания и в случае необходимости вмешаться в рабочий процесс. При этом системы, основанные на архитектуре «клиент-сервер» (например, SoftCare K4), обеспечивают удаленный доступ к изданию, например через Интернет, что делает систему управления гибкой и масштабируемой.

Также существует возможность сохранения текущего состояния макета вне системы (например, экспорт в формат PDF), а это дает возможность вовлекать в процесс управления сотрудников, не имеющих возможности удаленного подключения к системе. Задача оперативного размещения печатных материалов (например, новостей от журналистов, находящихся в командировках) при использовании редакционно-издательской системы совместно с другими техническими средствами также чрезвычайно упрощается. Если журналист, находящийся в командировке, снабжен ноутбуком с установленным стандартным набором редакционных программ и мобильной телефонной связью, то он может получить доступ к РИС редакции посредством установления связи через мобильный телефон и работать над своей статьей так, как будто он находится в офисе редакции. При этом его коллеги могут и не догадываться, что текст статьи передан в систему человеком, находящимся за тысячи километров от редакции. При таком способе работы важно правильно назначить права доступа и контрольные точки прохождения статей, чтобы избежать появления «безнадзорных» материалов, ведь автор может не находиться на связи все время, а будет использовать короткое подключение только для передачи текста.

Технологическая цепочка редакционно-издательской системы охватывает все этапы работы над изданием

Хочется обратить внимание еще на один эффект, получаемый от использования РИС в работе издательства. Сотрудники, включаясь в работу над изданием, автоматически регистрируются в учетной системе, и информация об этом может быть своевременно получена заинтересованными лицами. В настоящее время, характеризующееся развитой мобильной связью, это кажется не таким важным, но если представить, что необходимо сообщить автору важные редакторские замечания, которые он должен учесть при редактировании текста статьи, то такая возможность становится совершенно необходимой. Современные редакционно-издательские системы не только поддерживают оповещение работающих с материалом сотрудников об изменении геометрии макета статьи и размера заявленного материала, но и позволяют сопровождать прохождение материалов по конвейеру работ передачей сообщений сотрудникам в свободной или структурированной форме. При настройке РИС под нужды конкретного заказчика могут быть разработаны спецификации и правила заполнения и обработки дополнительных полей данных, сопровождающих материал в процессе работы. Заполнение этих данных может быть регламентировано согласно производственному процессу и в соответствии с пожеланиями заказчика, а в условиях лимита времени передача информации между сотрудниками редакции в строгом формализованном виде может стать очень эффективным средством сокращения непроизводственных потерь времени.

Кроме того, развитые РИС обладают средствами мгновенного обмена сообщениями между пользователями системы. Системные администраторы, заботящиеся о безопасности своих локальных сетей, по достоинству оценят этот инструмент, позволяющий пользователям удобно общаться друг с другом без соединения с Интернетом, даже не покидая рабочей области прикладного приложения.

Использование РИС в территориально распределенном издательстве или в нескольких редакциях позволяет внедрять совершенно новые приемы и технологии работы над изданием. Например, многие издания, выходящие в разных регионах страны, могут иметь отличающиеся друг от друга региональные полосы или вкладки. При использовании традиционной технологии региональные редакции получают информацию о содержании центрального номера довольно поздно, когда издание уже находится на последних этапах верстки. А окончательно увидеть макет они смогут, только получив его уже подписанным в печать, если тиражирование происходит на месте распространения. К тому же сотрудники местной редакции при создании региональной вкладки испытывают двойной лимит времени, так как кроме собственных производственных проблем на них сказываются удаленность от центральной редакции, отсутствие доступа к материалам, от которых во многом зависит их работа. В такой ситуации возможно не только дублирование материалов полос центрального номера и региональной вкладки, но и их полное противоречие, когда в центральный номер вносятся горящие правки непосредственно перед сдачей, а регионалы не успевают изменить свои материалы.

Использование распределенной РИС с предоставлением удаленного доступа к центральному хранилищу данных позволяет сколь угодно далеко расположенным редакциям быть внутри процесса создания номера издания. Ответственный менеджер может контролировать не только центральный номер, но и все его региональные издания. Конечно, этого же можно достичь и при использовании обычных технологий, если, например, ввести обязательный обмен материалами по электронной почте. Только цена административного управления такой функцией будет на порядок выше, а ее эффективность — ниже, чем при использовании РИС.

В настоящее время в периодической печати большой популярностью пользуется идея выпуска многоформатных изданий. Такие издания, как правило, выходят одновременно в двух форматах: в обычном широком газетном формате и, например, в формате таблоида или даже в карманном формате. Очевидно, что возможность приобретения одного и того же издания в разных форматах делает его более удобным и привлекательным для читателя. Использование редакционно-издательских систем, централизованных хранилищ контента, единых таблиц стилей оформления элементов верстки и других средств автоматизации работы и управления и здесь может принести редакции реальные преимущества и по времени, и по качеству работы. Например, можно так организовать работу журналиста, что он будет вносить правки в текст статьи для обеих версий издания одновременно, а после вычитки и утверждения текста материалы автоматически встанут на свои места в полосы разных форматов.

В любой момент ответственный сотрудник, работающий с системой, может визуально оценить текущее состояние издания и при необходимости вмешаться в рабочий процесс

Canto Cumulus — мощное решение для организации базы данных любой электронной информации и для каталогизации архива публикаций

Очень близок по функциональности к только что рассмотренному вопросу и вопрос размещения издания в Интернете. Но если задачу выпуска многоформатных изданий ставят перед собой немногие издания, то создание онлайн-версии — уже существующий проект практически каждой серьезной газеты. Многие газеты используют в своей работе автоматическую публикацию материалов готового номера в Интернете с конвертацией материалов в нужный формат представления. С помощью РИС можно значительно упростить и сделать более эффективным этот процесс. Как правило, на этапе верстки материалы подвергаются исключительно «косметическим» правкам или изменениям, связанным с недостатком места на печатной полосе, а фактическое содержание статьи после корректуры и редакторской правки остается неизменным. Введя в конвейер работ контрольную точку «Разрешается к публикации в Web», можно построить автоматический механизм, размещающий материалы в онлайн-версии номера задолго до окончания офлайновой верстки.

Хранение материалов издания и сопровождающей информации в едином формате и в едином хранилище дает широкие возможности для учета и анализа работы редакции по различным критериям. При правильной организации работы и четкой регистрации данных можно учитывать рекламные площади и доходы от рекламы, планировать загруженность сотрудников, анализировать проработку конкретных тем или разделов. По мере накопления материала для анализа грамотный менеджер откроет для себя кладезь информации, превращающей РИС в систему поддержки принятия решений.

Тому, кто хоть раз терял важные данные из-за неисправности компьютерного оборудования или из-за сбоев электроснабжения, не нужно объяснять необходимость резервного копирования данных и обеспечения их надежного хранения. В то же время системный администратор любой локальной сети подтвердит, что упорядочить резервное копирование рабочих станций пользователей — задача очень непростая как в техническом, так и в организационном плане. Использование единого хранилища данных, которое представляет собой РИС или любая другая единая информационная система, является качественно новым уровнем подхода к хранению данных и к их резервированию. А если принять во внимание, что во всех развитых системах для каждого файла объекта могут быть сохранены все его последовательные версии со всеми их атрибутами, такими как автор, время, этап работы, комментарии и другие структурированные признаки, то такая система позволяет легко вернуться на любой предыдущий шаг редактирования и понять причину и суть изменений. Возможность быстрого доступа к такой информации при обеспечении надежности ее хранения — одна из ключевых функций любой системы многопользовательской работы с данными.

Накопление большого количества данных в оперативной РИС, обеспечивающей бесперебойность и высокую эффективность производства работ, приводит к росту объемов данных и, как следствие, к увеличению времени отклика и снижению быстродействия системы. Эта проблема — одна из ключевых при принятии решения об использовании РИС во время дальнейшей эксплуатации. Проблема может быть решена несколькими способами, начиная от апгрейда аппаратной платформы и заканчивая кардинальным удалением данных. Наиболее сбалансированное решение заключается в разделении данных на оперативные данные и на данные длительного хранения. Для работы с оперативными данными (для газеты это создание текущего номера), работа над материалами планируемых номеров и хранение нескольких предыдущих, связанных с текущим по тематике или иным образом производится в оперативной РИС с использованием полного функционала производственной системы. Накопление данных длительного хранения можно осуществлять как в параллельной системе, подобной основной оперативной РИС, так в другой системе, специализированной для хранения больших массивов информации.

Одним из примеров программного обеспечения для продуктивного накопления, систематизации и хранения данных является система управления цифровым контентом Canto Cumulus. Она представляет собой специализированное программное обеспечение для систематизированного хранения любых типов электронных данных. Систематизация может осуществляться путем хранения данных в рубрицированном иерархическом каталоге, путем создания системы формализованного описания контента, привязанной к различным типам данных, и задания системы запросов и фильтров для поиска информации. Canto Cumulus предоставляет развитые возможности экспорта и импорта данных, поддерживает IP-протокол для доступа к данным, имеет встроенные средства автоматизации для публикации данных в Web-форматах. Она также поддерживает стандартные форматы описания данных, например формат описания изображений IPTC, и позволяет задавать собственные форматы описания данных. Canto Cumulus является мощным и масштабируемым решением для организации базы данных любой электронной информации и каталогизации архива публикаций.

Другой подобный инструмент — программное обеспечение Index Manager — серверное решение, позволяющее хранить в индексированном виде огромные массивы текстовых данных. Преимущество его заключается в предоставлении возможности быстрого полнотекстового поиска по контенту хранящихся документов.

Процесс внедрения, или что делает РИС эффективным решением

Опыт внедрения сложных систем управления рабочим процессом различными редакциями показывает, что само принятие решения о необходимости подобной системы свидетельствует о качественном изменении взгляда руководства издательства на процесс управления. Внедрение такой системы приводит к упорядочению производственных процессов, к улучшению управляемости производства, к упрощению принятия взвешенных и осознанных управленческих решений и, как следствие, к сокращению издержек производства и повышению эффективности работы редакции. Однако для получения от использования РИС заметных результатов необходима серьезная подготовка, так как в эксплуатацию системы будет вовлечено подавляющее большинство сотрудников. К сожалению, есть немало примеров, когда реального эффекта от внедрения систем управления достичь не удавалось: деньги потрачены, система закуплена и установлена, модернизированы и усилены соответствующие системы и службы, но либо система не эксплуатируется в том объеме, который ведет к реальным изменениям в управлении, либо нет реальной отдачи от эксплуатации по причине неумелого использования сотрудниками ее возможностей.

При внедрении сложных систем очень важным является осознание специалистами заказчика необходимости такого шага, принятие ими обдуманного решения о реорганизации и доведении проекта до логического завершения, несмотря на возникающие в процессе работы трудности. Редакция ежедневной газеты — сложный организм, очень часто работающий на пределе своих возможностей. Необдуманное изменение бизнес-процессов в такой ситуации может привести к срыву сроков выхода, а для ежедневного издания это недопустимо. Чаще всего управленцы среднего звена рассуждают на первый взгляд очень здраво. Они думают, что незачем что-либо менять, если и так все работает и газета сдается в срок. Конечно, такой подход возможен. Всякая система — и система управления издательским процессом, какой бы она ни была, — рождается, развивается, переходит в стадию зрелости и эксплуатируется в течение какого-то значительного времени практически без изменений. Однако если перед коллективом издательства ставятся новые задачи, если планируется увеличение объемов издания, увеличение количества изданий, расширение занимаемого сектора рынка или выход на новые рубежи, то необходимо серьезно подумать об изменении системы управления издательским процессом.

Принятие такого решения требует довольно сложного предварительного исследования. Сначала необходимо понять и описать систему бизнес-процессов, а затем, привлекая при необходимости консалтинговые организации, составить проект бизнес-процессов на будущее и наметить пути перехода от одного состояния к другому. Как уже упоминалось, в редакции ежедневного издания этот процесс должен быть очень тщательно спланирован, чтобы реализация его не привела к нарушениям в работе издательства. На этом этапе обязательно нужно рассмотреть новые возможности управления, предоставляемые избранной системой автоматизации, и изменить существующие бизнес-процессы в соответствии с идеологией новой системы. Автоматизация существующих процессов и реализация их новыми инструментами, как показывает практика не дают ощутимых результатов, и только продуманность значительных изменений в процессах производства и управления делает новую систему эффективным средством.

Залогом успеха в таком непростом деле является создание рабочей группы, в которую будут входить как сотрудники издательства, так и сотрудники консалтинговой организации — подрядчика или поставщика. При этом и для тех, и для других на время реализации проекта именно работа над внедрением системы должна являться главной производственной задачей, иначе они увязнут в текучке ежедневных дел, входящих в их штатные обязанности. Большое внимание необходимо уделить разъяснению необходимости и сути перемен всем сотрудникам редакции, а также выделить достаточно времени для обучения персонала и для тестовой эксплуатации системы. Только при таком комплексном подходе реинжиниринг бизнес-процессов и внедрение новой системы управления станут понятным и реальным проектом и обеспечат дальнейшее развитие организации.

КомпьюАрт 8'2004