Роль бумаги в интеллектуальной экономике*

Ричард Харпер, Аби Селен

Роль бумаги в интеллектуальном труде

Всюду бумага, бумага, бумага

Работа с бумагами

Обдумывание, планирование и систематизация документов

Коллективный труд

Выводы

Сегодня многие из нас так или иначе связаны с созданием, передачей, модификацей, систематизацией, распространением или потреблением информации. Именно для этого и нужны персональные органайзеры, многочисленные специальные компьютерные программы, энциклопедии и интерактивные игры на CD-ROM, видеодиски. Зачастую ценность этих вещей (яркий тому пример — CD) заключается не в их физических характеристиках, а в той информации, которую они в себе заключают. С этой точки зрения они являются продуктами интеллектуальными. Это конечно же не означает, что сегодня производится меньше материальной продукции, чем во времена наших дедушек и бабушек. Это свидетельствует о том, что современный способ производства и природа производимой продукции отличны от традиционных.

Отсюда следует масса интересных выводов, и один из них состоит в том, что образование и обучение сегодня должны строиться совершенно по-иному. Если раньше необходимо было прежде всего развивать навыки ручного труда, то сегодня больший акцент делается на развитие ментальных способностей. Стать работником умственного труда — значит стать специалистом по принятию профессиональных решений в определенной области знаний.

Резко изменился и сам способ организации интеллектуального труда. Сегодня уже нет необходимости усаживать специалистов бок о бок друг с другом. Напротив, все чаще и чаще их рабочим местом становится просто та точка в пространстве, где они могут получить информацию. Свидетельство тому — растущая популярность «работы на расстоянии» (teleworking). Выгоды такой организации труда осознали и работодатели. Для реализации некоторых поректов нанимаются целые виртуальные команды из специалистов, находящихся далеко друг от друга и, возможно, никогда лично не встречавшихся.

Именно интерес к организации умственного труда побудил корпорацию Xerox и Международный валютный фонд спонсировать всестороннее исследование природы интеллектуального труда. Компания Xerox пыталась разобраться, какую роль в процессе играют новые технологии (не только новые технологии вообще, но и конкретно информационные технологии), а МВФ хотел лучше понять собственных служащих и убедиться, что они внедряют правильные технологии, направленные на интенсификацию умственного труда.

Исследование заключалось в изучении рабочих дневников и журналов, взятых у выборки сотрудников штаб-квартиры МВФ в Вашингтоне. Это было одно из первых и наиболее полных исследований умственного труда из всех проводившихся до сего времени. Оно затронуло не только характерные для текущего момента природу и стиль интеллектуального труда, но и возможное влияние на них будущих технологий.

Роль бумаги в интеллектуальном труде

Один из наиболее неожиданных фактов, выявленных в результате данного исследования, заключается в том, насколько важную роль в деятельности современных работников умственного труда играет бумага. История МВФ свидетельствует, что с течением времени постребление бумаги в этой организации неуклонно возрастает, однако наше исследование показало, что контора эта отнюдь не погрязла в горах ненужных бумаг. Наоборот, мы обнаружили, что бумага крайне необходима в работе наравне с новыми, прогрессивными технологиями. Действительно, умственный труд и бумага идут неразделимы.

Конкретно мы выявили по крайней мере пять очень важных аспектов интеллектуального труда, в которых существенную роль играет бумага.

Во-первых, бумага участвует в творческом процессе. Несмотря на то что при подготовке документов интеллектуальные служащие активно применяют электронные технологии, бумага в этом процессе по-прежнему играет ключевую роль. Работники умственного труда могут создавать черновики будущих документов и в электронном виде, однако, как показало исследование, в подавляющем большинстве случаев первоначальные наброски, как и раньше, делаются на бумаге.

Во-вторых, работники просматривают документы, изложенные на бумаге (особенно документы, подготовленные их коллегами). Они вдумчиво изучают «твердую копию», оставляют различные пометки, вносят комментарии. И продолжают делать это именно на бумаге, хотя то же самое можно делать и с электронной версией документа.

В-третьих, в процессе планирования своей деятельности, размышлений над проектами люди также пользуются прежде всего карандашом и бумагой как простейшими инструментами организации и планирования работ.

В-четвертых, бумага служит инструментом для коллективной деятельности: люди сидят вокруг стола в конференц-зале и тщательно, пункт за пунктом просматривают «твердую копию» отчета. По ходу дискуссии они сопоставляют отдельные листы документов друг с другом, делают на них пометки.

В-пятых, бумага помогает работникам умственного труда «смазывать организационные колеса» — служит средством коммуникации. Всякий раз, когда появляется важный документ, с которым должны ознакомиться несколько человек, именно бумажные варианты, а не электронные копии рассылаются каждому работнику.

Всюду бумага, бумага, бумага

Когда мы начали расшифровывать и анализировать полученные данные, то были слегка удивлены тем, насколько активно в работе используется бумага. Так, 25 человек, вошедшие в нашу выборку, 97% своего времени проводили за работой над документами того или иного рода. Причем 86% этого времени работа была связана с документами, изложенными на бумаге. Правда, иногда бумага использовалась в сочетании с электронными документами.

Далее мы обнаружили, что показатели, полученные нами относительно работников умственного труда, не сильно отличались от тех же показателей применительно к работникам, выполняющим главным образом административные функции. Обе эти группы использовали документы практически на протяжении всей своей деятельности, хотя процент административного персонала был чуть выше. (Административные служащие 89% времени, связанного с работой над документами, тратили именно на бумажные документы. Для сравнения: у работников умственного труда этот показатель составил 81%). Показатели, относящиеся к исключительно бумажной, чисто электронной и смешанной бумажно-электронной работе, тоже оказался весьма схож у обеих этих групп.

Работа с бумагами

Мы попытались классифицировать виды деятельности, которые встречающиеся в рабочих дневниках интеллектуальных служащих, и разбить их по типам носителей информации, которые при этом используются. Очень скоро в процессе такой классификации выявились различия между указанными группами.

На рис. 1 представлена диаграмма деятельности восьми работников умственного труда. Из нее видно, что, как и ожидалось, большую часть своего времени они занимаются творчеством, работают над созданием тех или иных новых проектов или документов. График также показывает, в какой мере данный процесс связан с бумагой (эта часть выделена красным). В частности, в процессе коллективного творчества (будь то создание новых документов или коллективная переработка готовых) тоже активно используется бумага. Бумага присутствует также и при разработке проектов, набросков, черновиков, и при редактировании текстов и других данных, хотя этот вид деятельности мы привыкли связывать с онлайновыми инструментами.

Кроме того, из рис. 2 видно, что более половины неформальных бесед и большая часть официальных совещаний проводится на основании бумажных документов. Бумага также является предпочтительным носителем для чтения и распространения документов, для их систематизации, а также для процессов обдумывания и планирования будущей деятельности.

Для сравнения на рис. 2 показан аналогичный срез данных по административным работникам. И хотя их деятельность также непосредственно связана с бумагой, наиболее часто встречающимися для них являются следующие виды бумажной работы:

• обращение к бумажным документами в процессе ввода или редактирования электронных текстов;
• систематизация документов (то есть подшивка их в папки, сверка и т.д.);
• фотокопирование документов с целью их распространения или подшивки;
• сортировка и доставка почты;
• заполнение форм и бланков;
• доставка документов.

Отсюда следует такой вывод: несмотря на то что обе группы — и интеллектуальные работники, и административные служащие — в своей работе в большей степени полагаются на бумагу, причины этого явления в разных группах различные.

Работники умственного труда используют бумагу главным образом в процессе созидательного творчества, в процессе просмотра, чтения, сопоставления, рецензирования документов, а также в социальном процессе коллективного творчества.

Административные же работники больше занимаются переводом бумажных текстов в электронную форму, систематизацией и распространением информации. Как оказалось, причиной этого отчасти служит тот факт, что работники умственного труда, которые поставляют им документы, подают эти документы прежде всего именно на бумаге и предпочитают в такой же форме получать информацию обратно. Почему это происходит, мы обсудим далее в нашей статье.

Таким образом, как нам кажется, ключом к пониманию того, почему бумага так неистребима и вездесуща внутри данной организации, является выявление причин как и почему ее используют работники умственного труда.

Обдумывание, планирование и систематизация документов

Как выяснилось, бумага также играет важную роль в процессах обдумывания и планирования, а также при подготовке отчетов. В этом смысле результаты наших наблюдений оказались очень схожими с результатами тех исследований, которые проводились по другим группам работников умственного труда: в области юриспруденции, финансов, дизайна и рекламы.

Исследования показали, что интеллектуальные работники редко хранят и подшивают итоговые бумажные документы или обращаются к ним за информацией. И наоборот, для них очень важны первоначальные заметки на бумаге, которые помогают им выстраивать и организовывать мыслительный процесс. Что же касается информации, которую они действительно хранят, то она определенным образом распределена по всему офису в виде неких временных, неформализованных документов, которые служат доступным хранилищем каких-либо входных данных и идей, которые, возможно, понадобятся в текущем проекте. Этот «мусор» также может выполнять роль важного контекстного сигнала, напоминающего о том, в каком месте «пространства своих идей» человек находится в данный момент. Наше исследование убедительно показало важность бумаги как материального объекта, как осязаемого воплощения информации и идей.

Процесс изложения отчетов на бумаге помогает интеллектуальным работникам организовать и структурировать свою работу; своевременно вспомнить, что нужно сделать; поддерживать текущие проекты и идеи в доступном, удобочитаемом виде. Кроме того, работники умственного труда, принимавшие участие в исследовании, тратили некоторое количество времени на приведение в порядок и систематизацию своих отчетов для себя или для других людей, например в процессе подготовки к зарубежным поездкам. В подобных ситуациях очень важным доводом в пользу бумажных носителей является то, что их можно быстро и сравнительно просто пролистать, пробежать глазами, чтобы освежить в памяти содержимое, вспомнить наиболее важные моменты. Главное здесь — то, что бумага делает информацию не только доступной, но и как бы осязаемой, материальной.

Коллективный труд

Еще один выявленный нами аспект интеллектуального творческого процесса — коллективные действия работников умственного труда, когда они собираются вместе, чтобы обсудить и совместно поработать над созданием того или иного документа. Мы уже описали, каким образом интеллектуальные работники редактируют и просматривают собственные и чужие документы. В частности, мы обнаружили, что почти половина (44%) времени, затрачиваемого на этот вид деятельности, проводится в форме личных встреч и совещаний.

Как видно из рис. 3, процесс коллективного просмотра документов особенно сильно зависит от бумаги. Примерно 82% всего времени этот процесс сосредоточивается вокруг бумаги, а остальные 18% отводится на работу с онлайновыми инструментами, используемыми в сочетании с бумажными отчетами.

Чтобы далее проиллюстрировать особенности процесса коллективного творчества, посмотрим на него более детально и во времени. Наблюдаемые нами коллективные процессы был интерактивными, то есть состояли из нескольких совместных заседаний с вкраплениями сеансов онлайнового редактирования и последующей печати документов. И опять бумага составляла существенную часть данного вида деятельности, поскольку во время этих совещаний неизменно зачитывались один или несколько бумажных отчетов, на них делались коллективные пометки и так далее. Таким образом, бумага здесь служит опорой так называемому социальному механизму, который возникает в процессе деятельности подобного рода.

Один из аспектов, обусловивших важность бумаги в дискуссиях «лицом к лицу», является ее материальность. Поскольку бумага является физическим воплощением информации, то выполняемые над ней действия становятся в известной степени зримыми для коллег. Рецензенты, сидящие вокруг стола, всегда могут сказать, смотрит ли их коллега в отчет или мимо него, пролистал ли он его или отложил в сторону. Совсем другое дело, когда рецензенты смотрят в документ, выведенный на экран лэптопа. На что они смотрят? В какое место документа? Не читают ли они в это время свою личную почту? Знать это очень важно, поскольку только так группа может эффективно провести свою дискуссию и достичь взаимопонимания по предмету обсуждения.

Другой аспект заключается в том, что с помощью бумаги обсуждение легко можно совместить с внесением пометок и поправок, а также рассматривать параллельно отдельные части отчета. Бумажные документы можно легко размножить и раздать коллегам. Тогда они смогут манипулировать страницами по своему желанию: класть рядом сразу несколько страниц, относящихся к теме дискуссии, и работать с ними одновременно, по ходу дела вносить в документ пометки и примечания к соответствующим разделам. Эти манипуляции не отвлекают от процесса обсуждения. Наоборот, обсуждаемый документ оказывается в фокусе дискуссии и помогает ее активному течению.

В этом отношении текстовые процессоры и компьютеры, используемые в МВФ, разительно отличаются от бумаги. В подобной ситуации достижения современной цивилизации не всегда оказываются удобными. Если возникает необходимость модифицировать документ, то всем остальным, кроме хозяина компьютера, приходится ждать, пока будет выполнен соответствующий «ввод данных». Перемещение по страницам документа при помощи полосы скроллирования утомительно, причем не только для того, кто сидит непосредственно за компьютером. Когда же он отыщет нужное место в документе, то остальным придется еще некоторое время смотреть, как он «колдует» над документом. Короче говоря, такие системы удобны для ввода изменения в основной (master) документ, однако на главном процессе любого совещания — на собственно дискуссии – это отражается губительно.

Выводы

Как и многие другие организации, МВФ в течение многих лет вводил в свою работу разнообразные электронные и сетевые инструменты для работы с документами. Однако в конце концов обнаружилось, что бумага остается очень важным элементом нормальной работы. Наше исследование показало, что «живучесть» бумаги обусловлена сложным комплексом причин, наиболее существенной из которых является то, что бумага оптимально подходит для выполнения задач, которые стоят перед служащими МВФ. Эти люди на определенных этапах своей работы используют бумагу не потому, что они являются противниками прогресса и каких бы то ни было перемен, а потому, что технологии, альтернативные бумажным, не дают того, что им необходимо. В результате они по-прежнему пользуются бумагой, поскольку ее функциональные возможности оптимальны для выполнения важных аспектов их работы. Эти свойства бумаги имеют отношение как к интерактивным аспектам (тому, как пользователи обращаются с документами, которые они держат в руках или которые лежат у них на столе), так и к более широким — организационным и культурным факторам, например таким, как необходимость выказать уважение начальству и т.д.

Эти открытия показались настолько интересными, что у нас возник вопрос: верны ли наши обобщения? Несмотря на то что нам не удалось получить данные, в точности указывающие на то, в какой степени современная офисная работа связана с использованием бумаги в противоположность электронным технологиям, мы сравнили наши результаты с выводами других исследователей, которые рассматривали деятельность офисных служащих в более общем плане. Параллели между указанными исследованиями заставили нас поверить в то, что наши результаты действительно могут быть справедливыми для многих других организаций, в частности для тех, которые принято называть «интеллектуально насыщенными производствами».

В ходе проведения нашего исследования сразу было видно, кто занимается наиболее интенсивным интеллектуальным трудом: их рабочие столы были завалены бумагой. Найдите стол, каждый сантиметр которого занят стопками с отчетами, записками и другими бумажками, — и вы найдете того, кто работает над документом, планирует свою работу или занимается другой мыслительной деятельностью. Это справедливо как для «старомодных», так и для самых высокотехнологичных инфраструктур. Мы наблюдали это в МВФ. Мы наблюдали это и в так называемых безбумажных офисах.

Все это совсем не означает, что в интеллектуальном труде нет места новым технологиям. На самом деле в МВФ, как и влюбой другой конторе, подобные технологии широко распространены и очень активно задействованы в рабочем процессе. Однако это не привело к полному исчезновению обычной бумаги, которая остается неотъемлемой частью процесса создания нового и ознакомления с уже готовым материалом, как и всех других описанных нами более сложных видов деятельности.

Наше исследование показало, что бумага обладает такими функциональными свойствами, которые отсутствуют у электронных систем. Таким образом, бумага является частью любой интеллектуальной рабочей инфраструктуры. Однако это не значит, что бумага и в дальнейшем будет столь же необходима. Некоторые функции бумаги можно встроить в электронные системы документооборота, мы и сами разрабатывали подобные системы. Некоторые из них, возможно, появятся на рынке в ближайшие годы. Наше исследование показало, что некоторые из функций бумаги будет очень трудно встроить в альтернативные электронные инструменты, поэтому в обозримом будущем интеллектуальный труд и бумага будут неразрывны.

КомпьюАрт 11'2000