Технологии workflow в издательстве и полиграфии

Термин workflow переводят на русский как поток работ или рабочий поток. В некоторых источниках можно встретить другой вариант перевода деловой процесс, или бизнеспроцесс. В действительности workflow понятие более широкое, чем поток работ или бизнеспроцесс. Согласно глоссарию Workflow Management Coalition (WfMC), международной организации по стандартам систем Workflow, бизнеспроцесс – это несколько связанных между собой процедур или операций, которые совместно реализуют определенную бизнесзадачу в рамках организационной структуры, описывающей функциональные роли и отношения.

Бизнеспроцесс обычно связан с операционными задачами и бизнесотношениями, например процесс обработки заявки рекламодателя или процесс разработки нового макета. Процесс может осуществляться в пределах одного организационного подразделения, охватывать несколько подразделений или организаций.

Потоком работ называют упорядоченные во времени задания, которые сотрудники получают и обрабатывают вручную или с помощью средств автоматизации с последовательностью и в рамках правил, определенных для данного бизнеспроцесса. Говоря упрощенно, можно провести следующую аналогию: бизнеспроцесс – это своего рода конвейер, работающий по своим правилам и технологиям, а поток заданий аналогичен потоку изделий (узлов, деталей), которые передвигает этот конвейер.

Бизнеспроцесс, по сути дела, объединяет поток работ и функции, которые должны выполняться над элементами потока, сотрудников, оборудование и ПО, которые реализуют эти функции, а также правила, управляющие последовательностью выполнения этих функций. Технологии workflow призваны автоматизировать и управление потоками работ.

Согласно определению из Глоссария WfMC, Workflow – полная или частичная автоматизация бизнеспроцесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил.

Примеры Workflowсистем хорошо известны специалистам препресс и полграфии – это препресссистемы Agfa, Сreo, Scitex и издательские системы ведущих поставщиков, такие как QPS, Prestige или BaseView. Достаточно подробно общая идеология Workflow излагается на сайте компании «ВестьМетатехнология».

Система управления Workflow, описывающая поток работ, создает его и управляет им при помощи программного обеспечения, которое способно интерпретировать описание процесса, взаимодействовать с участниками потока работ и при необходимости вызывать соответствующие программные приложения и инструментальные средства. (Читатель может сравнить эти определения с теми, что приведены в разделе «АСУ» энциклопедии кибернетики, изданной в 1976 году)

Итак, система Workflow автоматизирует процесс, а не функцию. Появление соответствующих программных средств – это реакция рынка информационных технологий на внедрение новых принципов управления предприятиями и миграцию системы управления от функциональноориентированной (придуманной Адамом Смитом еще в 1776 году) в направлении процессной ориентации.

Практически все предыдущие решения (чаще всего реализованные в технологиях СУБД) позволяли достаточно эффективно автоматизировать лишь отдельные операции и функции, а не весь процесс (например, лишь функцию продаж, которая является частью процесса обслуживания клиента). В рамках этих решений сотрудники, сидя за своими компьютерами (или терминалами), обмениваются информацией с базами данных и между собой, получают цифры, справки, документы, формируют отчеты. При этом последовательность действий сотрудников и правила их взаимодействия определены в лучшем случае инструкциями, а за правильностью их выполнения следит вышестоящее начальство, но информационной системой эта деятельность никак не поддерживается.

Процессный подход заставил менеджмент предприятий сконцентрировать внимание именно на правилах и взаимодействии участников процесса, так как эти аспекты являются основными центрами потерь в силу своей размытости и неопределенности. Необходимость в рамках автоматизации отдельных функций иметь средства для автоматического отслеживания последовательности и времени их выполнения, маршрутов документов, занятости сотрудников на различных стадиях процесса и т.д. привели к идее создания систем класса workflow.

Какие реальные преимущества и для кого дает внедрение системы Workflow на предприятии?

Преимущества для предприятия:

Workflow усиливает контроль над производительностью выполнения задач, связанных с информацией;

• повышая конфиденциальность и ужесточая контроль доступа, Workflow одновременно привносит «промышленные» методы руководства и управления процессами.

Преимущества для руководства:

Workflow позволяет принимать решения в нужный момент и представляет достаточную информацию, чтобы руководство могло эффективно влиять на рабочий процесс;

• Workflow дает возможность менеджерам действовать оперативнее, быстрее и компетентнее, обеспечивая постоянный доступ к информации о состоянии каждого заказа, а система мониторинга позволяет держать ситуацию под контролем;
• с помощью Workflow можно сделать более эффективной функцию контроля, существенно приблизив ее к промышленному аналогу.

Преимущества для сотрудников:

• каждый работающий видит перечень функций, которые он должен выполнить, и может организовать свою работу соответствующим образом;
• можно наглядно представить контекст каждой функции;
• для сотрудников Workflow означает гибкость в работе, быстроту исполнения и высокую степень комфорта.

Преимущества для клиента:

• улучшение качества обслуживания и повышение его оперативности;
• четкая информация о состоянии запроса;
• упрощение доступа к представителям компании.

Преимущества для аналитика:

• автоматизация процедур на базе Workflow предоставляет в распоряжение организационных аналитиков всю необходимую статистику для анализа рабочих нагрузок, затрат, периодов пиковой нагрузки и многих других аспектов деятельности компании;
• использование инструментальных средств в рамках Workflow дает возможность моделировать процедуры и возможные сценарии их выполнения с беспрецедентной степенью детализации и точности, а доступ к данным о выполнении процессов требует минимальных затрат.

Сектор рынка workflow ежегодно увеличивается на 30%. Этот рост объясняется развитием новых форм ведения бизнеса, которые требуют еще большей, чем прежде, ориентации на процессы и эффективную автоматизацию, причем речь идет не только о процессах внутри предприятия, но и о межорганизационных процессах типа «производитель — клиент» или «поставщик — производитель». Все наиболее известные и влиятельные эксперты и аналитики рынка ИТ, включая Garthner Group, Giga Information Group, AIIM, Delphi Consulting Group, отмечают, что система Workflow стала технологией mainstream, то есть ключевой технологией, оказывающей воздействие на развитие других технологий.